Kwartiermaker Going Concern en Procesmatig Werken (Lean)

In het kort: Je gaat als kwartiermaker zelfstandig structuur brengen in going concern, werkvoorraden en capaciteit analyseren en met Lean concrete procesverbeteringen realiseren, zodat de organisatie efficiënter en meer voorspelbaar werkt en continu kan verbeteren. Organisatieomschrijving Het is hier echt! Hilvarenbeek is een gemeente die bestaat uit zes dorpskernen waar 15.000 inwoners wonen, werken en verblijven. Onze inwoners weten zelf het beste op welke manier zij in Hilvarenbeek willen leven. Dus werken wij samen. Samen met o.a. dorpscoöperaties, ondernemers, inwoners, overheidsinstanties en vrijwilligers. Met ook met onze samenwerkingsgemeenten Oisterwijk en Goirle. De inzet en betrokkenheid van onze inwoners is groot, zij hebben hun visie gegeven op de toekomst van onze gemeente. Dit is vastgelegd in de Toekomstvisie. De organisatie bestaat uit drie afdelingen: – Samenleving – Ruimte – Dienstverlening De organisatie bestaat uit ongeveer 130 medewerkers. Zij worden aangestuurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, een afdelingsmanager Dienstverlening, een afdelingshoofd Ruimte en een afdelingshoofd Samenleving. Werken bij de gemeente Hilvarenbeek Ons kleinschalige karakter en de grote samenlevingskracht zijn onze energiebronnen voor besluitvorming en dienstverlening. We zijn een wendbare en weerbare organisatie, een gezaghebbende overheidspartij en een zelfbewuste en betrouwbare samenwerkingspartner. We zijn hierbij een innovatieve partner die meedenkt en meedoet, een professionele dienstverlener en inspirerende werkgever. We staan voor kwaliteit en leefbaarheid. We vinden het belangrijk dat ieder zijn verantwoordelijkheid neemt. Daarbij werken we samen. Met andere gemeenten in de regio, met ondernemers en contractpartners en vooral met onze inwoners. We leveren kwaliteit in ons werk, zijn proactief en hebben korte lijnen. We weten elkaar te vinden. Als gemeente hechten we veel waarde aan een goed contact met onze inwoners en ondernemers. Om die reden hebben we servicenormen opgesteld. We zorgen voor een goede bereikbaarheid, handelen vragen binnen gestelde termijnen af en verwerken persoonsgegevens op een goede manier. Jij helpt mee vorm te geven aan onze dienstverleningsnorm. En samen maken we die beloften waar! We werken digitaal. Digitale vaardigheden spelen een steeds prominentere rol binnen het werk en ook binnen jouw functie. We verwachten dan ook dat jij daarover beschikt en dat jij jouw competenties en vaardigheden inzet om onze processen verder te verbeteren. Bij de gemeente Hilvarenbeek krijg je verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Kom jij bij ons werken? Functiebeschrijving Kwartiermaker Going Concern en Procesmatig Werken (Lean) Startdatum: in overleg Looptijd: 6 maanden Omvang: minimaal 24 uur per week/ maximaal 32 uur per week Locatie: Gemeente Hilvarenbeek Inhuurvorm: Zelfstandige opdracht (ZZP/Detachering, conform Wet DBA) Context van de opdracht De gemeente Hilvarenbeek heeft behoefte aan tijdelijke, specialistische ondersteuning om haar organisatie verder te versterken op het gebied van going concern (reguliere werkzaamheden) en procesmatig werken (Lean). Uit eerder onderzoek blijkt dat de organisatie kwetsbaar is in het duurzaam uitvoeren van kerntaken. De balans tussen werkzaamheden en beschikbare capaciteit staat onder druk. Daarnaast zijn werkprocessen beperkt gestandaardiseerd en sterk persoonsafhankelijk. De gemeente zoekt daarom een externe opdrachtnemer die zelfstandig en resultaatgericht bijdraagt aan het verbeteren van structuur, overzicht en procesinrichting. Doel van de opdracht Het doel van deze opdracht is het opleveren van concrete en toepasbare verbeteringen, zodat: – het reguliere werk (going concern) inzichtelijk en beheersbaar is – werkprocessen efficiënter en voorspelbaarder verlopen – de organisatie zelfstandig kan sturen op continu verbeteren De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het realiseren van deze resultaten, zonder hiërarchische aansturing vanuit de organisatie. Opdrachtomschrijving (resultaatgericht) De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en levert aantoonbare resultaten op in twee samenhangende onderdelen: 1. Inzicht en structuur in going concern – In kaart brengen van werkvoorraden, werkzaamheden en prioriteiten – Analyseren van capaciteitsinzet en piekbelasting – Opleveren van een overzicht van optimalisatiemogelijkheden (stoppen, vereenvoudigen, efficiënter inrichten) – Ontwikkelen van een werkbare structuur voor sturing, planning en capaciteitsmanagement 1. Verbeteren van procesmatig werken (Lean) – Analyseren en beschrijven van relevante werkprocessen – Identificeren van verspillingen (Lean) – Doorvoeren van concrete procesverbeteringen (quick wins) – Verkorten van doorlooptijden en verminderen van herwerk Op te leveren resultaten De opdracht wordt afgerond met de volgende opleveringen: – Een onderbouwd inzicht in werkvoorraad, prioriteiten en capaciteitsinzet – Concreet geïmplementeerde procesverbeteringen – Aantoonbare reductie van inefficiënties (zoals doorlooptijd en/of herwerk) – Een werkbare structuur voor sturing op going concern – Advies en praktische handvatten voor borging van continu verbeteren binnen de organisatie Afbakening van de opdracht (ZZP-proof) De opdracht wordt uitgevoerd als zelfstandige dienst, waarbij: – de opdrachtnemer eigenstandig bepaalt hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd – geen sprake is van een hiërarchische gezagsverhouding – de opdrachtnemer niet wordt ingezet op reguliere lijnwerkzaamheden – er geen sprake is van vervanging van een interne functie – de opdrachtnemer niet wordt aangestuurd als medewerker, maar aanspreekbaar is op resultaat Wanneer is de opdracht succesvol? De opdracht wordt als succesvol beschouwd wanneer: – medewerkers meer overzicht en rust ervaren – werkzaamheden beter planbaar en voorspelbaar zijn – ad hoc en reactief werken aantoonbaar is verminderd – verbeteringen in productiviteit of efficiëntie zichtbaar zijn – de organisatie zelfstandig kan voortbouwen op de gerealiseerde verbeteringen