Projectleider inrichting gemeenschappelijke regeling Utrecht West

In het kort: Je gaat als projectleider de nieuwe gemeenschappelijke regeling inrichten door bedrijfsvoeringsovereenkomsten, huisvesting en organisatiebeleid te realiseren, deelprojecten te sturen en samenhang, risico’s en besluitvorming met betrokken partijen te organiseren. Organisatie De gemeenten De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Stichtse Vecht en Woerden werken al een aantal jaren in de Regio Utrecht West op verschillende taken, beleidsterreinen en projecten samen in het sociaal domein. De gemeenten willen verder ontwikkelen op wat we al doen door dit te intensiveren en professionaliseren. Hiervoor is besloten om de koers voor samenwerking in het sociaal domein verder uit te werken in een gemeenschappelijke regeling die per 1 januari 2027 van start gaat. De gemeenschappelijke regeling gaat zich richten op de inkoop jeugd en Wmo voor de 5 gemeenten. Opdracht In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor het inrichten van verschillende onderdelen van de nieuwe GR. Onder regie van de kwartiermaker zijn er 3 programma’s die moeten worden ingericht. Voor 1 programma zoeken wij nog een projectleider en voor 1 programma een programmamanager. De onderlinge taakverdeling moet nog nader worden bekeken. Het programma: Inrichten van de GR bestaat uit 5 deelprojecten. Doel van dit programma is om de rechtspersoon GR helemaal goed in te richten, zodat deze als volwaardige organisatie gaat functioneren. Dit programma heeft al een programmamanager. De 5 deelprojecten: – Sluiten van een bedrijfsvoering DVO voor de functies voor HR, ICT en financiën. – Zoeken van nieuwe huisvesting. – Zorgdragen voor het stellen/laten opstellen van al het organisatiebeleid (wervingsbeleid, privacybeleid, budgethoudersregeling, financieel beleid etc). – Formatie-, plaatsings-, wervingsplan – Communicatie Jouw primaire verantwoordelijkheid ligt bij de eerste drie deelprojecten. Je draagt zorg voor de realisatie van de bijbehorende resultaten en stuurt de benodigde activiteiten aan om deze deelprojecten succesvol af te ronden. Je zorgt voor afstemming en samenhang met de deelprojecten formatie-, plaatsings- en wervingsplan en communicatie. Vanuit de eigen verantwoordelijkheid signaleert de projectleider afhankelijkheden, risico’s en raakvlakken en stemt hierover af met de kwartiermaker, programmamanager en betrokken stakeholders. Er ligt veel tijdsdruk op de realisatie van de 5 deelprojecten. Er dient in zeer kort tijdsbestek een geactualiseerde projectaanpak en planning met mijlpalen, risicomatrix en stakeholders- en besluitvormingsanalyse te worden opgesteld waarna direct aan de slag gegaan wordt met de deelprojecten. Kernopdracht 1. Realiseren DVO bedrijfsvoering Jij zorgt voor de realisatie van een bedrijfsvoeringsovereenkomst voor HR, ICT en financiële dienstverlening. Werkzaamheden omvatten onder andere: – Inventariseren van functionele en organisatorische eisen. – Verkennen en beoordelen van mogelijke samenwerkingspartners, waaronder gemeenten en marktpartijen. – Coördineren van gesprekken en onderhandelingen. – Opstellen of laten opstellen van benodigde documentatie. – Begeleiden van besluitvorming. Resultaat – Ondertekende of besluitrijpe bedrijfsvoering overeenkomsten voor HR, ICT en financiële dienstverlening. 1. Realiseren huisvesting Jij zorgt voor het organiseren en begeleiden van het huisvestingstraject en de inrichting van de huisvesting. Werkzaamheden omvatten onder andere: – Opstellen van huisvestings- en inrichtingseisen. – Verkennen en beoordelen van geschikte locaties. – Uitwerken van businesscases en besluitvormingsvoorstellen. – Begeleiden van selectie- en contracteringsprocessen. Resultaat – Geselecteerde en contractueel geborgde en ingerichte bedrijfslocatie die voldoet aan de vastgestelde eisen. 1. Ontwikkelen organisatiebeleid Jij zorgt voor de totstandkoming van de benodigde beleidsdocumenten voor de nieuwe organisatie. Onder meer betreft dit: – Wervings- en selectiebeleid; – Privacybeleid; – Budgethouders regeling; – Financieel beleid; – Overige noodzakelijke organisatie- en bedrijfsvoering regelingen. Werkzaamheden bestaan uit het zelfstandig opstellen van documenten in samenwerking met inhoudelijke specialisten. Resultaat – Vastgestelde of besluitrijpe beleidsdocumenten die noodzakelijk zijn voor de operationele inrichting van de GR. De opdracht is succesvol afgerond wanneer ten minste de volgende resultaten zijn gerealiseerd: – Gesloten of besluitrijpe bedrijfsvoering overeenkomsten voor HR, ICT en financiële dienstverlening. – Een geselecteerde en contractueel geborgde ingerichte huisvestingslocatie voor de GR. – Een complete set van vastgestelde of besluitrijpe organisatiebeleidsstukken. – Een integraal overzicht van afhankelijkheden en raakvlakken met het formatie-, plaatsings- en wervingsplan en het communicatieproject, inclusief benodigde afstemming voor een succesvolle inrichting van de GR. – Een volledig overdraagbaar projectdossier inclusief eindrapportage. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vr Is hybride werken mogelijk: Ja