In het kort: Je gaat als programmasecretaris de programmamanager ondersteunen met planning, overleggen, verslaglegging, informatiehuishouding, rapportages en risico- en stakeholdermanagement binnen het programma Zicht op Cameratoezicht ter versterking van cameratoezicht.
Functieprofiel/ Opdrachtomschrijving
Cameratoezicht is een ontwikkeling die Douane sinds 2018 structureel inzet in de haven van Rotterdam en op Schiphol. Er zijn sindsdien forse ontwikkelstappen gezet op het gebied van cameratoezicht. De Douane heeft besloten om cameratoezicht te versterken en uit te breiden naar kleinere zeehavens en op regionale airports als één van de barrières tegen ondermijnende drugscriminaliteit. De politiek/bestuurlijke druk is hoog om dit in 2027 en 2028 te realiseren in nauwe samenwerking met partners op toezichtlocaties.
Een belangrijke doelstelling van het programma ‘Zicht op cameratoezicht’ is om camera’s van partners (havenbedrijven, gemeentes, stichtingen en bedrijfsleven) te ontsluiten op een Video Management Platform (VMP) van de Douane zodat de beelden kunnen worden uitgelezen op het uitleespunt van de Douane. De aanbesteding van het VMP is dit jaar van start gegaan. Met partners in havengebieden en op regionale airports sluit de Douane convenanten om de samenwerking vorm te geven. Het uitgangspunt van de Douane daarbij is dat de partner eigenaar wordt van de camera’s en de infrastructuur en dat de Douane zorgdraagt voor het veilig ontsluiten, opslaan en uitlezen van de beelden.
Ondertussen wordt er ook gewerkt aan een visie op cameratoezicht zodat duidelijk wordt hoe de Douane het proces toekomstbestendig gaat organiseren, welke innovatieve oplossingen (slimme cameratechnieken, AI) worden gekozen en welk maatschappelijk effect de Douane wil bereiken met de inzet van cameratoezicht.
De Douane zoekt een programmasecretaris ter ondersteuning van de programmamanager van het programma “Zicht op Cameratoezicht”. Je werk bestaat uit het verzorgen van de planningscyclus en informatievoorziening van het programma enerzijds en het adviseren anderzijds.
Je taken omvatten:
– het voorbereiden, coördineren, agenderen, monitoren van alle overleggen uit de planningscyclus van het programma en de aanbesteding
– het plannen en organiseren van deze en extra overleggen, notuleren, vastleggen actiepunten, aanjagen van de opvolging van actiepunten
– het beheer van de Postbus (mailbox) van het programma, mails verwerken, opschonen, mailgroepen actueel houden
– het voorbereiden en voorzitten weekstart met het kernteam van het programma
– het onderhouden van de roadmap en het deliverable overzicht van het programma met de planning en realisatie op hoofdlijnen van alle projecten binnen het programma
– het beheer van presentatie en communicatiemateriaal over het programma en het beheer van een overzicht met de deelnemers van het programma
– het opstellen van de voortgangsrapportages van het programma. Hiervoor een uitvraag doen bij de projectleiders
– de invulling van risico- en stakeholdermanagement door o.a. het bijhouden van een overzicht met risico’s en een bestand met interne en externe stakeholders
– de informatiehuishouding (o.a. bijhouden en beschikbaar maken van documentatie, bijhouden en uitbouwen online samenwerkingsruimte, archivering en dossiervorming)
Als programmasecretaris heb je een veelzijdige rol waar veel samenkomt. Je bent tactisch sterk, in staat om mee te denken, mee te werken en je durft je uit te spreken; gericht op de resultaten en altijd met respect voor anderen. Het is belangrijk is dat je zelfstandig, proactief en resultaatgericht te werk gaat. Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, een teamgeest en bent integer. Daarnaast heb je een vlotte pen en schrijf je in duidelijke taal verslagen van overleggen, maak je tijdens overleggen bewerkingen in bestanden, en leg je actiepunten vast in ‘boards’ in de online omgeving van het programma.
Je stelt met jouw agenda’s, planningen (o.a. een Roadmap) en voortgangsrapportages de programmamanager en stuurgroep in staat om sturing te geven aan het programma en bent alert op signalen, wijzigingen en informatie die het programma raken. Je ondersteunt de programmamanager door te fungeren als klankbord en schakelt mee als er ad-hoc zaken moeten worden opgeleverd.
Voor een goede samenwerking met de programmamanager en het kernteam van het programma is het van belang om elke week gemiddeld twee dagen op kantoor te werken. Op maandag en regelmatig wordt er op donderdag gewerkt in Rotterdam op Laan op Zuid 45. Er kunnen ook overleggen plaatsvinden op andere locaties, bijvoorbeeld in Amsterdam, nabij station Sloterdijk. Flexibiliteit hierin wordt verwacht. Op de woensdag en vrijdag wordt er meestal vanuit huis gewerkt.
Bureau Operaties (BOPS) is onderdeel van de directie Operaties van de Douane en ondersteunt de uitvoering van primaire processen en douanebrede programma’s en projecten. Binnen BOPS werkt Team Programma’s en Projecten aan complexe veranderopgaven, waaronder het programma “Zicht op Cameratoezicht”, dat is gericht op het uitbreiden en professionaliseren van cameratoezicht ter bestrijding van ondermijnende criminaliteit.
– CV in Word formaat inclusief korte motivatie. Geen PDF-documenten.
– Je hebt HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een opleiding in de richting bedrijfskunde of vergelijkbaar
– Je hebt ervaring als programma- of bestuurssecretaris
– Je bent in staat organisatorische-, procesmatige- en vakinhoudelijke afhankelijkheden binnen het programma te overzien
– Je bezit goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
– Je hebt relevante ervaring met werken binnen de overheid in een ondersteunende rol
– De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met plannen en organiseren van overleggen
– De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen van planningen en voortgangsrapportages in samenwerking met collega’s
– De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen van agenda’s en het schrijven van kernachtige verslagen
– De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het coordineren van werk, het vastleggen van actiepunten en het bewaken van de voortgang
– De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het fungeren als sparringpartners voor de deelnemers van het programmateam
Competenties
– Plannen en organiseren; resultaatgerichtheid; organisatiesensitiviteit; reflecteren; omgevingsbewustzijn
