Directiesecretaresse RNext – cluster BCO

In het kort: Je gaat als directiesecretaresse twee complexe agenda’s beheren, e-mail en vergaderingen organiseren, administratie en documentenstroom bewaken, spoedklussen oppakken en actief meedenken over efficiëntere processen binnen het directiesecretariaat. Directiesecretaresse RNext Cluster Bestuurs- en Concernondersteuning Ons aanbod Werklocatie: Wilhelminakade 179, De Rotterdam Thuiswerkbeleid: Voor deze opdracht geldt . Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer, afhankelijk van de wensen van de directeur, fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit plaatst op een gemeentelijke locatie. Jij brengt rust in de dynamiek. Je schakelt snel, houdt overzicht en maakt scherpe keuzes over wat eerst aandacht vraagt. Daarbij durf je verwachtingen te managen en geef je, waar nodig, op een prettige maar duidelijke manier aan dat iets geen prioriteit heeft. Jouw functie Voor de RNext directeuren zoeken we iemand die niet alleen kan plannen en organiseren, maar ook grenzen durft te stellen. Want eerlijk is eerlijk: dit is een pittige functie. Je werkt met twee complexe agenda’s, krijgt regelmatig spoedklussen en hebt te maken met veel verschillende stakeholders. Als Directiesecretaresse ondersteun jij de project- of programmadirecteur en vervang je waar nodig de secretaresses van de lijndirecteuren van het cluster. Je maakt deel uit van een team van zes secretaresses. Samenwerking is bij ons geen bijzaak het is de basis van ons succes. Jij vindt dit leuk, zoekt actief verbinding en brengt positieve energie mee in een team dat volop in beweging is. Het is belangrijk dat je 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig kunt zijn; gerelateerd aan/ afhankelijk van de agenda en wens van de directeur(en) (flexibiliteit hierin is vereist). Woensdag is onze samenwerk dag waar je op locatie De Rotterdam werkzaam bent samen met je directe secretaresse collega’s. Je werkzaamheden bestaan o.a. uit: – Agendabeheer: het beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda’s, waarbij jij continu afweegt wat écht prioriteit heeft. – Mailboxmanagement: structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer; stukken verwerken in iBabs; fungeren als eerste aanspreekpunt. – Vergaderingen organiseren: jij regelt, bereidt voor en borgt dat iedereen met de juiste stukken aan tafel zit. – Administratie & workflow: je creëert overzicht en zorgt voor een efficiënte, foutloze doorloop van alle documenten en dossiers. – Spoedtaken: jij weet exact wat nodig is om de week goed af te ronden en de directie te ontzorgen. – Procesverbetering: je denkt actief mee over slimmer werken, moderniseren van het secretariaat en verbetering van processen. – Systeemvaardigheid: nieuwe systemen maak jij razendsnel eigen en je denkt mee hoe we ze slimmer kunnen inzetten. Denk aan: bezoekers aanmelden, vergaderruimtes reserveren, ICT-middelen reserveren, etc. Jouw profiel Als Secretaresse RNext directeuren ben je klantgericht en streef je naar het beste resultaat. MS Office en Teams hebben voor jou geen geheimen. Je kunt makkelijk buiten de kaders denken, bent flexibel en weet goed op verschillende niveaus te schakelen, je bent creatief in denken én in doen. Je bent een echte teamspeler met een pragmatische houding die samen met collega’s naar oplossingen werkt daar waar soms hobbels op de weg zijn. Vanzelfsprekend ben je stressbestendig, resultaatgericht en een echte aanpakker. Tot slot ben je communicatief vaardig in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Eisen Je hebt minimaal een Mbo-niveau 4 opleiding afgerond; Je hebt werkervaring met de volgende applicaties: – Microsoft Office; – Microsoft Teams; – Microsoft Planner; Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar. Wensen Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners; Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding; Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar; Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem. De afdeling Je maakt deel uit van de afdeling Directiestaf binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) met Directieadviseurs, het secretariaat dat de directie(s), en afdelingshoofd ondersteunt en de Ambtelijke Ondersteuning OR. Jij levert een belangrijke bijdrage aan onze afdeling. Onze organisatie Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 665.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken. Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad. Jouw werkgebied voor deze vacature is het onderdeel Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.