Projectondersteuner/Projectsecretaris van Brienenoordbrug

Detachering
Delen

Over de opdracht

Vacature Projectondersteuner/Projectsecretaris van Brienenoordbrug

In het kort: Je gaat als projectondersteuner en projectsecretaris het projectteam ontzorgen met secretariële ondersteuning, vergaderorganisatie, notuleren, document- en informatiemanagement en het bewaken en verbeteren van de processen rond het projectsecretariaat. Omschrijving afdeling/team Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De projectsecretaris voert de secretariële taken hands-on uit. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Opdrachtomschrijving Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen acties en besluiten. Doel van de opdracht De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd. Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst. Het secretariaat is verantwoordelijk voor – Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam – Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten – (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder organisatorische processen – informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer – voortgangsrapportages voor de opdrachtgever. De Projectsecretaris heeft o.a. de volgende taken: – Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande/ project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten. – Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat – Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties. – Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica – Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en verbindende factor in het team. – Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte. – Verzorgen van (uitgaande) post, etc. – Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc. – Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online. – Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen; – Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat Over de klant: Rijkswaterstaat: Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat. Locatie: Utrecht

Eisen

– Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid – Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo niveau (bijvoorbeeld een secretarieel/economische opleiding) – Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator – De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook – Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen.

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

LET OP: Deze opdracht is alleen in te vullen via detachering (je komt tijdelijk bij ons in dienst tegen een vast maandloon)

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek). – De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail). – De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (>200 mln) Competenties – Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘best for project’ in te vullen. Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Ook ben je flexibel, omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht kan komen en je juist in deze functie ook goed moet kunnen schakelen tussen de opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Ook ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken – Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. – Ondernemend en creatief, – Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen – Je werkt gestructureerd en georganiseerd – Je werk goed zelfstandig en goed samen met een divers team – Detailgericht, accuraat – Proactief en oplossingsgericht. – Flexibel en je kan snel schakelen. – Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen. – Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 5x maximaal 12 maanden tot 12-07-2032 Gespreksdatum: Onbekend

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

  • Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
  • Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
  • Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Projectondersteuner/Projectsecretaris van Brienenoordbrug

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is detachering


Wij staan voor je klaar!

(ma - vr 09:00 - 17:00)

Vraag over de opdracht? Wij ontvangen graag je vraag per mail via [email protected]

Bureau/partner?

Je kunt dan alleen voorstellen na aanmelding en toelating als partner via onderstaande pagina.

Hulp met je stukken?

Leer hier hoe je een goede motivatiebrief schrijft (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je CV herschrijft naar de opdracht (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je competenties verwerkt in je CV, motivatiebrief en gesprek!

Veelgestelde vragen

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering . Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Gebruik de eerste pagina van je CV of een deel van je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Neem alle eisen en wensen uit de opdracht over en beschrijf steeds kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding. Je kunt hiervoor dit format gebruiken.

Relevante opdrachten

Interesse, en overtuigd van een sterke match?

Mogen wij je helpen met zoeken?

Wij helpen je graag met het vinden van een passende opdracht in het publieke domein! Interim of detachering? Neem contact met ons op dan gaan wij vrijblijvend persoonlijk voor je op zoek!