In het kort: Je gaat als senior adviseur en projectmanager de aanbesteding en implementatie van een nieuw cloud-gebaseerd e-HRM-systeem voorbereiden, aansturen en begeleiden, inclusief implementatie- en veranderaanpak, risicobeheersing en overdracht naar beheer.
Senior Adviseur/ Projectmanager Aanbesteding en Implementatie e-HRM | 24 uur | ZZP opdracht
Achtergrond
De gemeente Enschede voert een programma uit gericht op de modernisering van de bedrijfsvoering, waaronder de vervanging van het huidige e-HRM-systeem. Het doel is te komen tot een toekomstbestendig, geïntegreerd en cloud-gebaseerd e-HRM-landschap dat aansluit bij de ambities op het gebied van aantrekkelijk werkgeverschap, digitalisering, datagedreven werken en harmonisatie van bedrijfsprocessen.
Voor deze opgave zoekt de gemeente een zelfstandig opererende senior adviseur/projectmanager die verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de aanbesteding en de inrichting van de implementatieaanpak van het nieuwe e-HRM-systeem.
Doel van de opdracht
Het doel van de opdracht is het realiseren van de benodigde project-, aanbestedings- en implementatiekaders waarmee de gemeente de selectie, contractering, implementatie en ingebruikname van een nieuw e-HRM-systeem beheerst kan uitvoeren.
Resultaatverplichting
De opdrachtnemer levert zelfstandig de volgende resultaten op:
– een geactualiseerd projectplan voor aanbesteding en implementatie;
– een gevalideerd Programma van Eisen en Wensen;
– strategische adviezen ten aanzien van aanbesteding, selectie en implementatie;
– een integraal implementatieplan;
– voortgangsrapportages en risicobeheersingsproducten;
– implementatiekaders voor testen, datamigratie, cut-over, go-live en nazorg;
– overdrachtsdocumentatie richting beheerorganisatie;
– een eindevaluatie en eindrapportage.
Zie hieronder de Mijlpalen.
Concrete oplevermomenten (mijlpalen)
Mijlpaal 1 — e-HRM programma van eisen en projectplan aanbesteding e-HRM
Oplevering: uiterlijk 10 juli 2026
Op te leveren:
– Document Programma van Eisen en Wensen, gevalideerd door de projectgroep en Hoofd P&O;
– Aanbestedingsleidraad (in draft – in samenwerking met Inkoop en Juridische Zaken);
– Projectplan aanbesteding e-HRM
– Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM en aanbestedingsoverwegingen, e-HRM marktkennis, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;
– Overzicht planning, risico’s en afhankelijkheden
Resultaat: vastgesteld Programma van Eisen en projectplan aanbesteding e-HRM.
Mijlpaal 2: Publicatie e-HRM aanbesteding
Oplevering: begin oktober 2026
Op te leveren:
– Regie op uitvoering projectplan aanbesteding e-HRM
– Regie op de oplevering van het e-HRM aanbestedingsdossier (in samenwerking met Hoofd P&O, projectteam e-HRM, Inkoop, Juridische Zaken), inclusief benodigde reviews en interne gemeentelijke goedkeuringen;
– Projectplan evaluatie, gunning en contractering e-HRM systeem;
– Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM en aanbestedingsoverwegingen, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;
Resultaat: succesvolle publicatie nieuwe e-HRM aanbesteding
Mijlpaal 3 – Gunning en contractering van het nieuwe e-HR-systeem
Op te leveren kwartaal 1 2027
Op te leveren:
– Regie op de evaluatie-, gunnings- en contracteringsprocessen voor de e-HRM aanbesteding;
– Opstellen projectkaders implementatie e-HRM, inclusief implementatiestrategie, test / data migratie / cut-over / go-live / nazorg plannen;
– Opstellen integraal implementatieplan e-HRM, inclusief mijlpalenplanning, project team opzet (intern en extern, inclusief capaciteitsplanning en bemensing), identificatie van risico’s / afhankelijkheden / issues / besluitvorming, verandermanagementplan e-HRM (in samenwerking met programma team). Dit alles binnen de programma-brede strategie, aanpak, kaders en best practices;
– Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM implementatie overwegingen, e-HRM implementatie best practices, project planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;
Resultaat: Gecontracteerd e-HRM systeem en e-HRM implementatieplan
Mijlpaal 4: Regie op de implementatie e-HRM
Op te leveren: 1 januari 2028
– Regie op de implementatie van het nieuwe e-HRM systeem, binnen de kaders van het overkoepelende programma, en in nauwe samenwerking met de P&O organisatie, e-HRM project team, externe implementatiepartij, programma management, IT, verandermanagement team;
– Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM implementatie overwegingen & best practices, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;
Resultaat: Succesvolle go-live per januari 2028.
Mijlpaal 5: Overdracht naar operatie & beheerorganisatie
Oplevering: eind kwartaal 1 2028
Op te leveren:
– Regie op de nazorgfase kwartaal 1 2028, inclusief het behalen van de criteria tot afsluiting van de nazorg fase, het voorbereiden van de overdracht naar de operatie & beheerorganisatie;
– Overdrachtsdocument e-HRM systeem naar de operatie en beheerorganisatie;
– Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM nazorg overwegingen, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;
Resultaat: Formele overdracht e-HRM naar operatie en beheerorganisatie.
Mijlpaal 6 — Strategisch advies en eindrapportage
Oplevering: maximaal 1 maand na afsluiting nazorgfase
Op te leveren:
– Eindrapportage implementatie e-HRM – inclusief bestuurlijke samenvatting;
– Evaluatierapport implementatie e-HRM;
Resultaat: afgeronde project evaluatie en beëindiging e-HRM project.
Werkzaamheden
De werkzaamheden bestaan onder meer uit:
– adviseren over de inrichting van de aanbestedingsstrategie;
– coördineren van de totstandkoming van aanbestedingsdocumentatie;
– begeleiden van evaluatie-, gunnings- en contracteringsprocessen;
– opstellen van implementatie- en veranderaanpakken;
– identificeren en beheersen van risico’s, afhankelijkheden en randvoorwaarden;
– adviseren van programmamanagement en management over besluitvorming en beheersmaatregelen;
– afstemmen met interne stakeholders en externe leveranciers.
Zelfstandigheid van de opdracht
De opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig en naar eigen inzicht uit en is verantwoordelijk voor het realiseren van de overeengekomen resultaten.
De opdrachtnemer bepaalt zelf de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd en maakt daarbij gebruik van eigen kennis, ervaring, methodieken en professionele afwegingen.
De gemeente verstrekt uitsluitend de opdrachtresultaten en kaders. Besluitvorming, lijnverantwoordelijkheid, personele aansturing en publiekrechtelijke bevoegdheden blijven nadrukkelijk bij de gemeente.
De opdracht betreft geen functie binnen de organisatie en voorziet niet in structurele werkzaamheden binnen de reguliere formatie.
Gevraagde expertise
De opdrachtnemer beschikt aantoonbaar over:
– ruime ervaring met Europese aanbestedingen van e-HRM-oplossingen;
– ervaring met implementatie van cloud-gebaseerde e-HRM-systemen;
– kennis van HR-processen en digitalisering van bedrijfsvoering;
– ervaring met project- en programmamanagement binnen overheidsorganisaties;
– ervaring met verandermanagement en adoptie van nieuwe systemen;
– aantoonbare referenties van vergelijkbare trajecten.
Opdrachtgever:
Gemeente Enschede
