Secretarieel Ondersteuner IPLG

In het kort: Je gaat het programmamanagementteam secretarieel en organisatorisch ondersteunen met complex agendabeheer, vergaderorganisatie, afstemming met diverse commissies en provincies, en het bewaken van acties, processen en prioriteiten binnen het programma landelijk gebied. Functieomschrijving Het Interprovinciaal Overleg (IPO) en BIJ12 vormen samen de Vereniging IPO. Dit is de plek waar provincies samenwerken aan grote landelijke thema’s. Denk aan natuur, faunabeheer, stikstof, landbouw, klimaat, bereikbaarheid en de energietransitie. Dat doen we met verstand van zaken, gevoel voor politiek en jawel, liefde voor de inhoud. Het programma Het Interprovinciaal Programma Landelijk Gebied (IPLG) is het programma dat de provincies ondersteunt bij de aanpak van de opgaven in het landelijk gebied. Als programmaondersteuner ondersteun je samen met een collega-programmaondersteuner het programmamanagementteam (PMT) van ons programma landelijk gebied. Het PMT bestaat uit één programmadirecteur, drie programmamanagers en één programmasecretaris. Onder leiding van het PMT worden de hoofdactiviteiten van IPLG uitgevoerd door 6 teams. In deze rol werk je niet alleen nauw samen binnen het PMT, maar heb je ook veel contact met externe partijen. Je schakelt regelmatig met de secretarissen van de ambtelijke adviescommissie (AAC) en de bestuurlijke adviescommissie (BAC), en ondersteunt samen met hen het besluitvormingsproces van de 12 provincies. Wat ga je doen In deze functie combineer je secretariële werkzaamheden met projectmanagementondersteuning. Jij zorgt ervoor dat het programmamanagementteam soepel draait door onder andere: – Verzorgen van het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam en bewaken van gemaakte afspraken. – Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten: van het reserveren van vergaderzalen tot het regelen van de juiste opstelling en eventuele catering of lunch/diner. – Schakelen en onderhouden met secretariaten van provincies en ministeries. – Ondersteunen van opgavemanagers bij het inplannen van bestuurlijke afspraken. – Bewaken van acties en processen, signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen. – Continu afstemmen met de collega-programmaondersteuner om prioriteiten te bepalen en werkzaamheden af te stemmen. – Contact onderhouden met het PMT en regelmatig inchecken om te controleren of alles volgens planning verloopt. – Afstemmen met de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en met de opgavemanager.