Secretaresse NPRZ – Directie Bestuurszaken

In het kort: Je gaat als secretaresse het programmabureau ondersteunen met agendabeheer, correspondentie, ontvangst van gasten, organisatie van vergaderingen en werkbezoeken, relatiebeheer en het soepel laten verlopen van dagelijkse secretariële en facilitaire processen. Secretaresse Nationaal Programma Rotterdam Zuid Directie Bestuurszaken Ons aanbod Werklocatie: Mijnsherenlaan 6, Rotterdam Thuiswerkbeleid: De werkzaamheden vinden voornamelijk plaatst op locatie. Bij uitzondering is thuiswerken mogelijk. Als secretaresse voor ons kleine, hechte team werk je aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd en krijg je energie om in een dynamische omgeving te functioneren. Je bewaakt overzicht in een omgeving vol grote stedelijke vraagstukken en zorgt dat processen blijven lopen, ook wanneer het tempo omhoog gaat. Met jouw zorgvuldigheid en organisatietalent leg je een stevige basis onder projecten, ontmoetingen en samenwerkingen. Jouw functie Als secretaresse: – Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau; – Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de gasten; – Beheer je de telefoon van het programmabureau; – Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten; – Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam; – Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen; – Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau; – Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties; – Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie. Jouw profiel Als secretaresse ben je ons een klant- en servicegerichte collega die weet van aanpakken en die structuur en overzicht weet te bewaken, ook in drukke agenda’s. Met jouw organisatietalent behaal je zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Daarbij ben je je goed bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt en een stevige basis legt voor het succes van projecten en samenwerkingen. Onze organisatie In het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), werken gemeente, rijk, corporaties, onderwijs, zorginstellingen, veiligheidspartners en bedrijfsleven aan een nieuw perspectief voor Rotterdam-Zuid. De partners in het programma werken aan de pijlers School, Werk en Wonen, Veilig, Thuisbasis op Orde. Samen zorgen ze er voor dat meer jongeren de school verlaten met een diploma, meer bewoners aan het werk gaan en dat er meer aantrekkelijke woningen bij komen op Zuid. Het gaat om een grote hoeveelheid aan activiteiten, projecten en programma’s, waarvan de uitvoering wordt gedaan door de partners. Het programma duurt twintig jaar en richt zich op alle 16 wijken van Charlois, Feijenoord en IJsselmonde. Met haar ca. 215.000 inwoners is Rotterdam Zuid qua grootte te vergelijken met een stad als Eindhoven. De coördinatie van de plannen en uitvoering van de NPRZ-activiteiten is in handen van een klein programmabureau. Het programmabureau NPRZ ondersteunt alle partijen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het NPRZ. Het bureau bestaat uit de programmadirecteur van het NPRZ, een klein team van 10 adviseurs en twee medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse (project) en secretariële ondersteuning. Op het programmabureau is een tijdelijke vacature ontstaan voor een secretaresse/management assistent. Voor deze functie zijn wij op zoek naar een representatieve en servicegerichte tijdelijke collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit, die plezier heeft in het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat en bijdraagt aan een prettige werksfeer. Kortom we bieden een fijne werksfeer in een klein, hecht en dynamisch team dat werkt aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd met een voorbeeldfunctie voor de rest van het land.