Projectondersteuner/ Omgevingsmanager Grondstoffenplan

In het kort: Je gaat projectcommunicatie en omgevingsmanagement rond het Grondstoffenplan organiseren, bewoners en stakeholders informeren en betrekken, communicatieactiviteiten coördineren en archiveren, en de projectleiders ondersteunen met planning, besluitvorming, documentatie en voortgangsbewaking. De gemeente Beverwijk voert het Grondstoffenplan 2025–2030 uit. Met dit plan werkt de gemeente toe naar een circulaire toekomst waarin afval zoveel mogelijk als grondstof wordt hergebruikt. Het doel is om in 2030 het restafval terug te brengen naar maximaal 100 kg per inwoner per jaar. Een belangrijk onderdeel van het Grondstoffenplan is de introductie van de Recycle-Keuze. Inwoners kunnen vrijwillig kiezen om hieraan deel te nemen. Door minder restafval aan te bieden en afval beter te scheiden, kunnen zij een korting ontvangen op de afvalstoffenheffing. In de voorbereiding hierop vindt er op dit moment een herinrichting plaats van inzamelvoorzieningen in de wijken. De invoering heeft gevolgen voor vrijwel alle inwoners van Beverwijk. Daarom vraagt de opdracht om meer dan het organiseren van communicatie. Het gaat om het begeleiden van een maatschappelijke verandering. Je zorgt ervoor dat inwoners begrijpen wat er verandert, waarom deze verandering nodig is en hoe zij eenvoudig kunnen deelnemen aan de Recycle Keuze. Onderdeel Omgevingsmanagement Het doel van deze opdracht is het effectief en efficiënt organiseren en coördineren van de projectcommunicatie rondom het project uitvoering grondstoffenplan, om in ieder geval: – Het regisseren van een implementatie- en communicatieroadmap, waarin per doelgroep, wijk en projectfase inzichtelijk is welke boodschap wordt gecommuniceerd, wanneer dit gebeurt, via welk kanaal, met welke communicatiepartner en wie hiervoor verantwoordelijk is. – De projectcommunicatie actueel te houden op de voortgang van het project en de uitvoering werkzaamheden; – Belanghebbenden tijdig, correct en begrijpelijk te informeren over het project en over werkzaamheden; – Vragen, signalen en klachten over het project gestructureerd op te pakken; – Communicatierisico’s voor het project (onder andere onrust, misverstanden, weerstand) te beheersen. Stakeholders – Inwoners en ondernemers – Bibliotheken, Scholen, Woningcorporaties Voor de communicatie en het omgevingsmanagement werk je nauw samen met de projectleider grondstoffenplan, de regisseur afval en grondstoffen, de communicatie- en beleidsadviseur, de handhavers en wijkverbinders van de gemeente en de afvalcoaches van de HVC. Gezien de omvang van het project en de impact op de Beverwijkse samenleving hecht de gemeente groot belang aan tijdige, duidelijke en consistente communicatie met alle betrokken partijen op grond van een (deels?) op te stellen implementatieplan. En je hebt t.a.v. de communicatie te allen tijde het overzicht, de coördinatie en de regie. Andere taken zijn: – Het opstellen en (laten) verzorgen van bewonersbrieven, nieuwsberichten en updates. – Het beheren en actueel houden van projectinformatie op website en/of projectpagina. – Het coördineren van communicatie rondom faseringen, afsluitingen en hinder. – Contact onderhouden met omwonenden, ondernemers en andere belanghebbenden. – Ondersteunen bij bewonersavonden, informatiebijeenkomsten of inloopmomenten. – Signaleren van knelpunten en zorgen in de omgeving en hierover adviseren. En: – Archivering van communicatieactiviteiten en berichtgeving, o.a. – Verslagen van (werk-)overleggen en actielijsten over participatie en communicatie, – Gevraagd en ongevraagd gegeven adviezen over de communicatie en participatie in de uitvoeringsfase, – Vragen en opmerkingen belanghebbenden en belangstellenden van het project, inclusief de wijze waarop deze vragen en opmerkingen procesmatig en inhoudelijk zijn afgehandeld, – Berichten (stand van zaken, bijzonderheden) over het project. Het beoogde resultaat is: – samenhangende en gedragen projectcommunicatie; – professionele, voorspelbare en beheersbare projectcommunicatie; – adequaat geïnformeerde stakeholders; – voorkomen en beperken van communicatierisico’s en de impact ervan. Onderdeel Omgevingsmanagement Als projectondersteuner werk je als rechterhand samen met de projectleiders van je team. De primaire taak van de projectleiders is gericht op het managen van de projecten. Als projectondersteuner richt je je op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat je zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Daarnaast toets je documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming, coördineer je het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en heb je overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.