In het kort: Je gaat als project control regisseur de programmabeheersing, governance, subsidieverantwoording en stakeholderafstemming van het internationale EuropAI-programma coördineren en het programmamanagement en de stuurgroep strategisch adviseren binnen Europese kaders.
Context
Voor het Europese subsidieprogramma EuropAI wordt een medewerker Project Control Regie ingehuurd. Het programma richt zich op de ontwikkeling en opschaling van generatieve AI-toepassingen binnen Europese overheden en wordt uitgevoerd in samenwerking met België, Luxemburg en Denemarken.
Nederland vervult een coördinerende rol binnen het programma. Het Ministerie van BZK verzorgt de Nederlandse projectorganisatie en coördineert tevens de internationale programmaverantwoording richting de Europese Unie. ICTU ondersteunt het Ministerie van BzK door de levering van tijdelijke professionals specifiek ter uitvoering van de taken zoals omschreven in het projectvoorstel.
Onder verantwoordelijkheid van de project control regisseur valt de ondersteuning van het programma team ter borging van de uitvoering van het programma binnen de Europese context. De rol vraagt om inzage in strategisch programmamanagement in een internationale bestuurlijke context, waarbij samenwerking plaatsvindt met ministeries, provincies, gemeenten, Europese partners, uitvoeringsorganisaties en marktpartijen.
De project control regisseur stemt af met de programma manager EuropAI van ICTU over de voortgang van het programma. De programmamanager is overall verantwoordelijk voor de coördinatie van het AI portfolio in de relatie met opdrachtgever.
Rol van de project control regisseur
De Project Control Regisseur ondersteunt het programmamanagementteam bij de integrale aansturing van het EuropAI-programma en draagt bij aan de realisatie van de programmadoelstellingen binnen de afgesproken kaders van tijd, budget, kwaliteit en scope.
De Project Control Regisseur is verantwoordelijk voor het bewaken van de samenhang tussen de verschillende werkpakketten, projecten en programmadoelstellingen en ondersteunt de inrichting en uitvoering van de governance van het programma. In nauwe afstemming met het programmateam coördineert hij de samenwerking tussen stakeholders, consortiumpartners en externe adviseurs en draagt hij zorg voor effectieve rapportagestructuren, subsidieverantwoording, risicobeheersing en bestuurlijke ondersteuning.
Daarnaast adviseert de Project Control Regisseur de opdrachtgever, programmamanager en stuurgroep over de gevolgen van strategische keuzes binnen het Europese contractuele en subsidiekader en over de impact daarvan op de uitvoering van het programma.
De rol wordt uitgevoerd binnen een complexe internationale. Kenmerkend voor deze functie is het strategische karakter, waarbij het Europese perspectief leidend is en voortdurend verbinding wordt gelegd tussen Europese programmavereisten, nationale beleidskaders en de operationele realisatie van projectdoelstellingen.
De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:
– Deelnemen aan overlegorganen die zich bezighouden met en/of verbonden zijn met de aansturing van het project EuropAI
– Het bijdragen aan de werkzaamheden van het project management team.
– Afstemming met subsidiemanagement bureau en bewaking van deadlines voor rapportages, deliverables en milestones
– Afstemming met projectsecretaris ICTU voor urenverantwoording
– Feedback vanuit het consortium overbrengen naar het programma team
– Interne afstemming binnen ministerie BzK en ICTU over noodzakelijke bedrijfsvoering in kader van EuropAI (procurement)
– Inhoudelijk bijdragen aan de ontwikkeling van instrumenten voor de relatie met de buitenwereld (workshops, road shows, webinars, ondersteuningsproducten en andere middelen, etc) in afstemming met team communicatie en team ondersteuning.
– Rapporteren over de doelen, activiteiten, etc
– De professional werkt zelfstandig en deelt zijn werk zelfstandig in op basis van de afgestemde resultaten
– Inzetbaarheid ter ondersteuning WP 4 (outreach en samenwerking met de twee andere CSA’s)
Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:
De Project Control Regisseur ondersteunt het programmamanagementteam van EuropAI bij de beheersing, coördinatie en verantwoording van het programma. De professional levert de volgende concrete resultaten op:
1. Programmabeheersing en governance
– Inrichting en onderhoud van een integraal overzicht van programmamijlpalen, deliverables, afhankelijkheden en risico’s.
– Periodieke actualisatie van de programmasturing en voortgangsinformatie ten behoeve van programmamanagement, stuurgroep en opdrachtgever.
– Tijdige signalering van afwijkingen ten aanzien van planning, scope, kwaliteit, budget en Europese verplichtingen, inclusief advies over mogelijke beheersmaatregelen.
1. Subsidie- en programmaverantwoording
– Coördinatie van de voorbereiding van voortgangsrapportages, deliverables en overige verantwoordingsproducten richting de Europese programmaorganisatie.
– Bewaking van deadlines, rapportageverplichtingen, milestones en contractuele afspraken binnen het consortium.
– Ondersteuning van het programmateam bij audits, reviews en andere verantwoordingsmomenten.
1. Stakeholder- en consortiummanagement
– Organisatie en ondersteuning van afstemming tussen consortiumleden, nationale projectorganisaties en andere relevante stakeholders.
– Vastlegging en opvolging van acties, besluiten en afhankelijkheden die voortkomen uit internationale en nationale overlegstructuren.
– Bevordering van effectieve samenwerking tussen de deelnemende landen en betrokken organisaties.
1. Bestuurlijke ondersteuning
– Voorbereiding van besluitvormingsdocumenten, voortgangsrapportages, risicoanalyses en managementinformatie voor opdrachtgever, programmamanager en stuurgroep.
– Advisering over de impact van strategische, organisatorische en operationele keuzes op de uitvoering van het programma binnen de kaders van de Europese subsidie.
1. Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:
De opdracht wordt als succesvol uitgevoerd beschouwd wanneer:
– de afgesproken governance-, rapportage- en beheersingsprocessen aantoonbaar zijn ingericht en uitgevoerd;
– programmarapportages, deliverables en verantwoordingsproducten tijdig en conform de Europese richtlijnen zijn opgeleverd;
– risico’s, afhankelijkheden en voortgang structureel zijn gemonitord en gerapporteerd;
– relevante documentatie, beheersinformatie en overdrachtsproducten beschikbaar zijn gesteld aan opdrachtgever en beheerorganisatie.
Beoordeling van voortgang en resultaten
De aanpak, voortgang en deelresultaten van het programma EuropAI worden periodiek beoordeeld door de opdrachtgever BZK, in afstemming met het ICTU portfolio management AI, de betrokken projectorganisaties en de Europese programmaorganisatie.
De beoordeling vindt plaats op basis van de voortgang van de werkpakketten, de gerealiseerde programmadeliverables en de kwaliteit van de rapportages en samenwerking binnen het programma.
Periodieke voortgangsbewaking
De voortgang van het programma wordt op verschillende niveaus gemonitord en besproken:
– De aanpak, voortgang en deelresultaten worden gerapporteerd aan de Europese programmaorganisatie en besproken in verschillende overleggen met vertegenwoordigers van de Europese Unie.
– De voortgang van de projectrealisatie wordt tweewekelijks besproken in een internationaal overleg met de Single Points of Contact (SPOCs) van elk deelnemend land. Dit overleg wordt voorgezeten door de programmamanager.
– De voortgang van de Nederlandse projecten wordt besproken in overleg met de betrokken projectdeelnemers. De frequentie van dit overleg wordt in overleg met de betrokken partijen vastgesteld.
– Elk deelnemend land organiseert daarnaast eigen overleggen met de nationale projectorganisaties om de voortgang van de nationale projecten te monitoren.
Beoordelingsmomenten
De resultaten van de opdracht worden beoordeeld op de volgende momenten
– Periodiek tijdens de uitvoering van het programma op basis van de voortgangsrapportages en programmamijlpalen.
– Bij de afronding van belangrijke werkpakketten of programmadeliverables.
– Tijdens de rapportagemomenten richting de Europese programmaorganisatie.
– Bij afronding van de opdracht, waarbij wordt beoordeeld of de afgesproken programmadeliverables zijn gerealiseerd en overdraagbaar zijn aan de beheerorganisatie.
Beoordelingscriteria
De beoordeling vindt plaats op basis van:
– Tijdige en kwalitatieve oplevering van de afgesproken governance-, rapportage- en verantwoordingsproducten.
– Tijdige en kwalitatieve oplevering van resultaten binnen de kaders van tijd, budget en scope.
– Effectieve samenwerking tussen internationale partners, nationale projecten en marktpartijen.
– Kwaliteit van programmasturing, rapportages en governance.
– Naleving van relevante wet- en regelgeving en programmavereisten.
Er bestaat een kans dat de verwachte duur wordt overschreden. De Europese deadlines kunnen verschuiven in de tijd waardoor ook de mijlpalen voor het programma verschuiven in de tijd.
Specifieke kennis en expertise van de professional
Voor de uitvoering van het programma EuropAI is specifieke kennis en ervaring nodig die binnen ICTU beperkt aanwezig is. Deproject control regisseur heeft aantoonbare expertise op het gebied van aanvragen van, uitvoering geven aan, en rapportage verplichtingen binnen Europese projecten (waaronder internationale digitale programma’s) en consortium en stakeholder management (publiek en privaat).
De professional beschikt over specialistische kennis en ervaring op de volgende gebieden:
– Governance, project control en programmabeheersing binnen complexe Europese programma’s en samenwerkingsverbanden, waarbij meerdere overheden, kennisinstellingen, uitvoeringsorganisaties en marktpartijen betrokken zijn.
– Europese subsidieprogramma’s en internationale consortia, inclusief governance-structuren, rapportageverplichtingen, deliverables, milestonebewaking, compliance en subsidieverantwoording richting Europese programmaorganisaties.
– Het inrichten en faciliteren van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waaronder de voorbereiding en ondersteuning van stuurgroepen, programmaboards en andere governance-organen.
– Stakeholder- en consortiummanagement in internationale en bestuurlijke omgevingen met uiteenlopende belangen, besluitvormingsstructuren en verantwoordingslijnen.
– Het bewaken van samenhang en afhankelijkheden tussen werkpakketten, projecten, stakeholders en externe partners ter ondersteuning van een effectieve programmauitvoering.
– Het identificeren, analyseren en beheersen van risico’s, inclusief het adviseren over mitigerende maatregelen en de impact van strategische keuzes op programmadoelstellingen, planning, budget en kwaliteit.
– Kennis van Generatieve AI, AI-platformen en digitale ecosystemen en inzicht in de toepassing daarvan binnen de publieke sector.
– Kennis van relevante Europese wet- en regelgeving op het gebied van AI en data, waaronder de AI Act, (Cloud and) Data Act en AVG, en het vertalen van deze kaders naar praktische toepassing binnen programma’s en projecten.
– Ervaring met het realiseren, opschalen en implementeren van innovatieve digitale oplossingen en pilotprojecten binnen complexe samenwerkingsverbanden.
De professional heeft ervaring mee met het participeren in programma’s waarin marktpartijen actief bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van oplossingen, zoals in het EuropAI-programma waarin AI-oplossingen via een procurement call samen met marktpartijen worden ontwikkeld.
De hierboven genoemde kennis en ervaring zijn essentieel voor de uitvoering van de opdracht en dienen daarom ook aanwezig te zijn bij een eventuele vervanger van de professional.
We zoeken een collega met:
– WO werk- en denkniveau.
– Aantoonbare ervaring over in EU projectvoering – of programma coördinatie op coördinator, werkpakket en taakniveau
– Ruime ervaring in het werken in een internationale project omgeving, waarbij gezamenlijk resultaten worden gerealiseerd.
– Aantoonbare ervaring met Europese subsidieprogramma’s of EU-projecten, inclusief de bijbehorende gouvernance, rapportageverplichtingen en internationale samenwerking.
– Ervaring met projecten of programma’s in een Europese of internationale context, bij voorkeur met samenwerking tussen meerdere overheden.
– Ervaring in projecten waarin innovatieve digitale oplossingen worden ontwikkeld, waaronder binnen het AI- of data-domein.
– Het vermogen om effectief te opereren in een complexe bestuurlijke en internationale omgeving met verschillende stakeholders en belangen.
– Per direct beschikbaar.
– Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Locatie
Den Haag
