Programmamanager project vervanging dienstverleningsplatform

In het kort: Je gaat als programmamanager de vervanging van het dienstverleningsplatform leiden, programma van eisen opstellen, oplossingen selecteren, opdrachtnemers aansturen en afstemmen met stakeholders tot succesvolle implementatie. Inleiding Hierbij verzoekt de Gemeente Delft u een Offerte uit te brengen voor de inhuur van een Programmamanager project vervanging dienstverleningsplatform. Deze aanvraag wordt, conform de leidraad d.d. 3 september 2024 en bijbehorende Nota’s van Inlichtingen, betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel, verstuurd aan alle gekwalificeerde leveranciers. In deze Offerteaanvraag wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen. Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) dienstverlener ten behoeve van de inhuur van een Programmamanager project vervanging dienstverleningsplatform. Begrippen die met een hoofdletter zijn geschreven hebben de betekenis zoals beschreven in de begrippenlijst van het Dynamisch Aankoopsysteem. De begrippenlijst is gepubliceerd op het Aanbestedingsplatform als onderdeel van het Toelatingsleidraad. LET OP ! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie-verhouding van de opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie Schijnzelfstandigheid -arbeidsovereenkomst), is het NIET mogelijk deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll-detachering-uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele opdracht rekening mee te houden. Looptijd Overeenkomst De aanvangsdatum voor de Overeenkomst is zo snel mogelijk na de gunning. Naar verwachting zullen de werkzaamheden 1 september 2026 aanvangen. De looptijd van de Overeenkomst bedraagt 6 maanden voor 16 uur per week. Daarna kan de Aanbestedende Dienst eenzijdig besluiten de Overeenkomst 5 maal te verlengen met 6 maanden. De Overeenkomst eindigt van rechtswege op 31 maart 2027 zonder dat hiervoor schriftelijke opzegging door Opdrachtgever is vereist. Indien Opdrachtgever de Overeenkomst wil verlengen, maakt zij dit uiterlijk één (1) maand voor het aflopen van de Overeenkomst kenbaar aan Opdrachtnemer. De conceptovereenkomst kunt u vinden in de bijlage van deze offerteaanvraag. Omschrijving werkzaamheden Op dit moment gebruikt de gemeente een eigen ontwikkeld dienstverleningsplatform. Dit platform ondersteunt de uitvoering van een groot aantal processen voor onder andere burgerzaken en het klantcontactsysteem. Deze digitale omgeving is aan vervanging toe en moet in de komende drie jaar opnieuw ingericht worden. Het programma omvat ook de werving van de benodigde expertise om de uitvoering van de trajecten en het beheer van het nieuwe platform te ondersteunen en te versterken. De organisatie blijft werken volgens de principes van de visie op dienstverlening en de daarbij behorende uitgangspunten, zoals één ingang voor de inwoner. In principe wordt (waar mogelijk) aangesloten bij een beschikbare Common Ground oplossing of een marktapplicatie. De programmamanager zorgt voor de opstelling van het programma van eisen voor de verschillende deelprojecten en vervolgens de selectie van de oplossing, stuurt de opdrachtnemers van de deelprojecten aan en stemt af met de stakeholder. De programmamanager overziet het volledige traject en is (samen met de opdrachtgever) eindverantwoordelijk voor het resultaat. De opdrachtnemers kunnen vanuit verschillende afdelingen vanuit het cluster Publieke Dienstverlening en het cluster Informatievoorziening wordt aangesteld. Het betreft een functie in schaal 12 van de Gemeente CAO. Voornamelijk op kantoor werken, af en toe thuiswerken is mogelijk. Geen ZZP opdracht. Beoordeling en gunning Ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure is een beoordelingsteam samengesteld. De gunning van de opdracht vindt plaats aan de inschrijver die voldoet aan deze in de offerteaanvraag gestelde eisen voor de specifieke opdracht én de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. De beoordeling wordt uitgevoerd in drie (3) stappen: Stap 1: Voldoet de Offerte aan gestelde eisen De Offerte dient volledig te voldoen aan de gestelde eisen zoals vermeld in deze Offerteaanvraag. Middels het indienen van de offerte geeft u te kennen de conceptovereenkomst en de ARVODI-2025 onvoorwaardelijk te accepteren. Het niet voldoen aan een eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling van de Offerte (knock-out). Stap 2: Beoordeling Offerte op basis van gunningcriteria De score op de onderstaande onderdelen wordt bepaald door de Aanbestedende Dienst. De weging van deze onderdelen vindt u terug in de offerteaanvraag bij de desbetreffende criteria. Stap 3: Gesprekken Onderdeel van de aanbestedingsprocedure is een gesprek met de door u voorgestelde kandidaat van ongeveer 30 à 45 minuten. Na sluitingsdatum voor het indienen Offertes zal contact worden gezocht voor het inplannen van het gesprek. Circa drie (3) Inschrijvers die na beoordeling van de kwalitatieve aspecten en de prijs het hoogst scoren zullen uitgenodigd worden voor een gesprek. De gesprekken zullen plaatsvinden op de datum zoals gemeld in de planning van deze offerteaanvraag. In het gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk/opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Mocht aan de hand van het gesprek blijken dat de toelichting niet in overeenstemming is met ingediende Offerte en er dus te veel punten zijn toegekend in de eerdere fase, kan dit leiden tot wijziging van de rangorde. Indien uit het gesprek blijkt dat aan één (1) of meer eisen niet wordt voldaan, zal dit leiden tot het alsnog uitsluiten van de betreffende inschrijver en aangeboden kandidaat. Indien er sprake is van een uitsluiting of gewijzigde rangorde door middel van het gesprek, kan ervoor worden gekozen na afloop van de gesprekken alsnog een aanvullende kandidaat uit te nodigen welke door deze wijziging behoort tot de inschrijvers die nog als economisch meest voordelige inschrijving kunnen eindigen (met een maximum van drie (3) kandidaten). Hiertoe zal Aanbestedende Dienst alleen over gaan als zij nog behoefte hebben aan aanvullende gesprek(ken). Indien bij de gevoerde gesprekken al een passende kandidaat zit, kan de aanbestedende dienst ook zonder aanvullende gesprekken aan deze kandidaat gunnen. Beoordelingsprocedure De eerste beoordeling gebeurt door de het systeem zelf. Op basis van de ingevulde gegevens wordt een ranking opgesteld. Van de top vijf (5) door het systeem gemaakte ranking worden de ingevulde gegevens inhoudelijk gecheckt (eisen) en beoordeeld (wensen, CV en motivatiebrief). Indien deze beoordeling inhoudt dat uit het CV van de kandidaat blijkt dat de aangeboden kandidaat en/of de Inschrijver niet aan de eisen voldoet, wordt de offerte terzijde gelegd. Indien uit de beoordeling blijkt dat het door het Aanbestedingsplatform aantal toebedeelde punten op de gunningcriteria naar het oordeel van de beoordelingscommissie anders behoren te zijn, worden het aantal toebedeelde punten aangepast en wordt er een nieuwe ranking gemaakt. Zodra de definitieve ranking gecheckt en dus definitief is, krijgen alle Inschrijvers bericht over hun voorlopige status: uitgenodigd voor een gesprek of niet uitgenodigd. Voor een gesprek worden circa drie (3) kandidaten uitgenodigd. Er worden in deze fase nog geen verdere mededelingen gedaan. De totaalscores op de onderdelen prijs en kwaliteit worden bij elkaar opgeteld. Deze eindscore bepaalt de rangorde van Inschrijvers. Bij gelijke score geeft de kwaliteit de doorslag, waarbij het criterium met de hoogste weging de doorslag geeft aflopend naar het criterium met de laagste weging. Als deze ook gelijk zijn wordt de inschrijver met de laagste prijs de winnaar. Indien deze ook gelijk zijn wordt de winnaar door middel van loting bepaald. De beoordeling van de uitgenodigde kandidaten op de gestelde eisen en gunningscriteria en de beoordeling van de gesprekken vindt plaats door materiedeskundigen die zitting hebben in een voor dit offertetraject geformeerde beoordelingscommissie. De beoordeling is geheel en uitsluitend naar het oordeel van de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie beschikt over de benodigde materiedeskundigheid om het voldoen aan de eisen en de punten op de gunningcriteria te kunnen toebedelen. De beoordeling van het gesprek leidt tot de rangorde die bepaalt welke Inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Deze Inschrijver komt daarmee in aanmerking voor gunning van de opdracht. N.B.: Na het bepalen van de circa drie (3) hoogst scorende Inschrijvers maakt de score op de in de tabel benoemde gunningscriteria geen onderdeel meer uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning (uitzondering hierop is als tijdens het gesprek blijkt dat in de eerdere fase onjuiste gegevens zijn verstrekt waardoor de rangorde dient te worden aangepast of de inschrijver alsnog dient te worden uitgesloten). Iedere bij de gesprekken betrokken Inschrijver begint weer bij nul en heeft in de gesprekken gelijke kansen. Uitzondering hierop is in het geval meerdere Inschrijvers in de gesprekken gelijk scoren, dan zal de laagste prijs van deze twee (2) gelijkscorende Inschrijvers doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing. Gunning Met de Inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund wordt een Overeenkomst gesloten conform het model concept inhuurovereenkomst dat bij deze Offerteaanvraag is gevoegd. De Inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, wordt tevens gevraagd de documenten zoals genoemd in hoofdstuk 2 voorafgaand aan de start van de werkzaamheden te overleggen. Aan de persoon die de opdracht feitelijk zal uitvoeren, kan te allen tijde worden gevraagd een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitsbewijs) te overleggen. Voorts kan de Aanbestedende Dienst de Inschrijver vóór gunning vragen om een actuele versie van het UEA-formulier te overleggen en door middel van bewijsstukken aan te tonen dat geen van de in het UEA-formulier genoemde uitsluitingsgronden van toepassing zijn. Tot slot kan Aanbestedende Dienst de Inschrijver verzoeken om (het) uittreksel(s) uit het handelsregister te overleggen. De Inschrijvers aan wie de opdracht niet wordt gegund, worden na het gesprek via het Aanbestedingsplatform (schriftelijk) en gemotiveerd afgewezen. We zien uw Offerte met belangstelling tegemoet. Bijlagen Bijlagen offerteaanvraag