NO inhuur Strategisch Manager Projectbeheersing en een Junior Manager Projectbeheersing Projecten Waterketen

In het kort: Je gaat als strategisch en junior manager projectbeheersing waterketenprojecten beheersen, stuurinformatie en planningen borgen, risico’s analyseren, processen verbeteren, projectteams ondersteunen en continuïteit en professionalisering van project- en procesmatig werken realiseren. Aanleiding van de opdracht WSRL is op zoek naar een Strategisch Manager Projectbeheersing Waterketen. Waterschap Rivierenland is binnen team Waterketen op zoek naar een Strategisch Manager Projectbeheersing voor het verder professionaliseren en versterken van proces- en projectbeheersing. De opdracht richt zich op het naar een hoger niveau brengen van de beheersing binnen projecten en processen, met als doel meer voorspelbaarheid, uniformiteit en sturing te realiseren binnen de uitvoering van werkzaamheden. De opdracht maakt onderdeel uit van de verdere ontwikkeling van project- en procesmatig werken binnen Waterketen en bestaat uit drie samenhangende onderdelen. Van de kandidaat wordt een proactieve, leidende en ondersteunende rol verwacht, gericht op het realiseren van concrete resultaten en duurzame verbetering binnen de organisatie. De opdracht vraagt om een kandidaat die zelfstandig opereert, eigenaarschap toont en actief bijdraagt aan het versterken van de beheersorganisatie. De kandidaat opereert niet uitsluitend vraag gestuurd, maar neemt initiatief, signaleert verbeterkansen en brengt structuur aan binnen projecten en processen. Doel van de opdracht Het doel van deze opdracht is het realiseren van een aantoonbare verbetering van de proces- en projectbeheersing binnen Waterketen, door: – het versterken van de inrichting en toepassing van projectbeheersing binnen een aantal waterketen projecten; – Het beoordelen, controleren en begeleiden van projectbeheersingswerkzaamheden die door een aannemer zijn uitgevoerd; – het borgen van actuele stuurinformatie en beheersproducten; – het ondersteunen van projectteams bij een voorspelbare en beheersbare uitvoering; – het begeleiden van teams bij het ontwikkelen en vastleggen van werkprocessen; – het creëren van draagvlak en eigenaarschap voor uniforme werkwijzen. De opdracht dient te leiden tot concrete, toepasbare en geborgde resultaten die bijdragen aan een verdere professionalisering van de organisatie. De Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de ingehuurde medewerker, in uitzonderlijke gevallen, ook in te zetten bij (een) ander(e) project(en). De ingehuurde medewerker/opdrachtnemer kan hieraan geen rechten ontlenen. Plaats van de uit te voeren werkzaamheden De uitvoering van de opdracht vindt plaats in afstemming met de aard van de werkzaamheden en de behoeften van de betreffende projecten. Werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd vanaf het hoofdkantoor van WSRL in Tiel, op projectlocaties en/of digitaal of hybride. De kandidaat bepaalt, passend bij de opdracht en de te realiseren resultaten, op welke wijze en locatie de werkzaamheden doelmatig worden uitgevoerd, waarbij aansluiting wordt gezocht bij de werkwijze en organisatie van de betreffende projecten. Werkzaamheden/taken De aangeboden kandidaat voert de volgende werkzaamheden uit: Onderdeel 1: Invulling rol Strategisch Manager Projectbeheersing van project modificaties Arnhem (Indicatieve inzet: ongeveer 14 uur p/wk) Binnen dit onderdeel levert de kandidaat expertise op het gebied van projectbeheersing ten behoeve van rioolwaterzuivering (RWZI) Arnhem-Zuid. Het project bevindt zich op dit moment aan het einde van de eerste fase van de bouwteamsamenwerking. Naar verwachting zal eind dit jaar gestart worden met de realisatiefase. De aangeboden kandidaat brengt vanuit eigen vakinhoudelijke expertise kennis en ervaring in en levert een actieve bijdrage aan de beheersing van het project. Hierbij wordt verwacht dat de kandidaat zelfstandig beheersvraagstukken analyseert, risico’s en afwijkingen signaleert en passende adviezen en oplossingsrichtingen aandraagt. Project wordt in bouwteam samenwerking uitgevoerd. Samen met de aannemer wordt er een ontwerp opgesteld. Daarna zal de realisatie/uitvoering plaatsvinden. Veel beheers aspecten worden door de aannemer opgezet, maar wel met input van en controle door de Senior project beheerser van WSRL. De opdracht richt zich op het versterken van projectbeheersing binnen Arnhem, het tijdig beschikbaar maken van betrouwbare stuurinformatie en het ontlasten van de projectmanager, zodat deze zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van het project. Gezien de impact van Arnhem zijn actuele voortgangsinformatie, bestuurlijke informatievoorziening en financiële beheersing van groot belang. Voor de inhoudelijke invulling van deze opdracht vormt de naderovereenkomst de inhoudelijke basis. Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan onder meer uit: – De regie hebben over het project informatiemanagement. Het borgen van een juiste informatie stroom en begeleiden van het documenten review proces. Hierin wordt de Sr. Project Beheerser ondersteunt door een dedicated project ondersteuner die deze taak zelfstandig uitvoert. – analyseren van projectbeheersingsvraagstukken en aandragen van oplossingsrichtingen; – signaleren van risico’s, afwijkingen en aandachtspunten binnen projectbeheersing; – zorgdragen voor tijdige, actuele en betrouwbare voortgangsrapportages voor de projectmanager naar de WSRL interne opdrachtgever volgens een gestandaardiseerde methodiek. – ondersteunen en ontlasten van de projectmanager bij beheersvraagstukken; – actueel houden en verantwoorden van financiële informatie en projectcijfers; – voorbereiden van bestuurlijke escalaties en, indien nodig, samen met de projectmanager opstellen van escalatiememo’s; – bijdragen aan zorgvuldige informatievoorziening richting opdrachtgever en bestuur; – zelfstandig invulling geven aan de uitvoering van de opdracht binnen de afgesproken resultaten. Gewenste resultaten De kandidaat realiseert aantoonbaar: – tijdig beschikbare en betrouwbare voortgangs- en stuurinformatie; – actuele en onderbouwde financiële projectinformatie; – versterkte projectbeheersing binnen Arnhem; – aantoonbare ontlasting van de projectmanager; – tijdige voorbereiding van besluitvorming en escalaties; – grotere voorspelbaarheid van projectuitvoering. Gewenste impact op de organisatie De inzet draagt bij aan een hoger volwassenheidsniveau van projectbeheersing binnen Arnhem. Hierdoor ontstaat een beter beheersbaar project, wordt de projectmanager ontlast en vindt besluitvorming plaats op basis van actuele, betrouwbare en financieel onderbouwde informatie. Onderdeel 2 – Invulling rol Strategisch Manager Projectbeheersing Nijmegen (Indicatieve inzet: ongeveer 6 uur p/wk) Binnen dit onderdeel levert de kandidaat projectbeheersingsexpertise aan het project Capaciteitsuitbreiding RWZI Nijmegen, ten behoeve van het inrichten en uitvoeren van de projectbeheersing. Het project bevindt zich in een overgangsfase van opgave naar formeel project; momenteel wordt gewerkt aan de Value Case, met daaropvolgend een projectopdracht en projectplan. Niet alle kaders, uitgangspunten en beheersstructuren zijn op dit moment uitgewerkt. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze flexibel opereert in een omgeving waarin rollen, processen en beheerskaders nog in ontwikkeling zijn, en dat hij/zij comfortabel werkt in een abstracte projectfase zonder te overvragen. De kandidaat werkt als een verbindende spil binnen het project en weet de rol te combineren met concrete, leverbare resultaten. De kandidaat is eigenaar van het beheersproces, niet de uitvoerder van alle deeltaken: risicomanagement, Systems Engineering en informatiemanagement zijn thema’s die zijn belegd bij experts op de desbetreffende gebieden. De kandidaat zorgt voor samenhang tussen deze sporen, en levert zelf in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectplanning en het opzetten van het planningsmanagement op het project, de planning wordt gezien als cruciaal en verbindend element tussen de verschillende systeemsporen (waterlijn uitbreiding en modificatie en sliblijn) en fasering op deze complexe opgave. Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan onder meer uit: – meedenken en schrijven aan projectplan – inrichting en verdere ontwikkeling van projectbeheersing binnen het project; – opstellen, structureren en actualiseren van het risicodossier; – opstellen en onderhouden van integrale projectplanning en inrichten planningsmanagement – relatief aan de projectfase; – signaleren van aandachtspunten en risico’s binnen beheersvraagstukken; – adviseren over passende beheersmaatregelen en werkwijzen; – bijdragen aan de ontwikkeling van beheersproducten en projectstructuren; denk hierbij aan financiële beheersing, informatiemanagement, systems engineering (SE), raakvlakkenbeheersing, werkpakketten, fasering etc.; – zelfstandig invulling geven aan de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden en resultaten. Gewenste resultaten De kandidaat realiseert aantoonbaar: – een actueel en bruikbaar risicodossier; – een projectplanning dienend aan de fase van het project; – een werkend planningsmanagementproces (met o.a. actualisatiefrequentie, baseline beheer, koppeling met andere beheersaspecten); – inzicht in risico’s en beheersvraagstukken in de ontwikkelfase van het project; – passende beheers producten ter ondersteuning van verdere projectontwikkeling; – een gestructureerde basis met o.a. een duidelijke scope vastlegging volgens de WSRL- standaarden. Ook kwaliteitsnormeringen zoals gebruikelijk zijn bij het starten van een project behoren bij deze scope voor verdere projectbeheersing; – bruikbare input voor het projectplan; – werkbare afspraken met SE, informatiemanagement, risicomanagement, financiële beheersing over rolverdeling, samenwerking en producten. Gewenste impact op de organisatie De inzet draagt bij aan een solide basis voor projectbeheersing in een vroege en complexe projectfase. Hierdoor ontstaat tijdig inzicht in risico’s, planning, raakvlakken en beheersvraagstukken en wordt een passende structuur ontwikkeld voor de verdere inrichting en uitvoering van het project. Onderdeel 3 – Flexibele inzet van een Strategisch Manager Projectbeheersing Indicatieve 0-4 uur per week Binnen dit onderdeel wordt van de kandidaat verwacht dat deze, als de situatie daarom vraagt, flexibel inzetbaar is ten behoeve van de continuïteit van projectbeheersing binnen Waterketen. Hierbij kan sprake zijn van tijdelijke vervanging of ondersteuning als gevolg van onvoorziene omstandigheden, zoals uitval van capaciteit door ziekte, verlof of andere vormen van afwezigheid. De kandidaat vervult hierbij een back-upfunctie voor collega Managers Projectbeheersing en neemt, indien noodzakelijk, tijdelijk werkzaamheden over om continuïteit in de uitvoering en beheersing van projecten te waarborgen. Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan onder meer uit: – tijdelijk overnemen van werkzaamheden van collega Managers Projectbeheersing; – waarborgen van continuïteit binnen lopende projecten en beheersprocessen; – snel eigen maken van projectdossiers en relevante beheersinformatie; – voortzetten van lopende beheersactiviteiten en afspraken; – signaleren van risico’s en aandachtspunten tijdens vervangingssituaties; – zorgen voor tijdige en betrouwbare informatievoorziening richting projectorganisatie en betrokken stakeholders. Gewenste resultaten De kandidaat realiseert aantoonbaar: – minimale verstoring van lopende projecten bij tijdelijke uitval van capaciteit; – continuïteit in projectbeheersing en informatievoorziening; – tijdige overdracht en overname van werkzaamheden; – behoud van kwaliteit en voortgang van beheersactiviteiten. Gewenste impact op de organisatie De inzet draagt bij aan een robuuste en minder kwetsbare organisatie, waarbij continuïteit van projectbeheersing ook tijdens onvoorziene omstandigheden wordt geborgd en projecten doorgang kunnen vinden zonder onnodige vertraging of verlies van sturing. 1. Aanleiding van de opdracht WSRL is op zoek naar een Junior Manager Projectbeheersing Waterketen. 1. Functieomschrijving Waterschap Rivierenland is binnen team Waterketen op zoek naar een Junior Manager Projectbeheersing ter ondersteuning van de beheersing van projecten en processen. De junior Manager Projectbeheersing ondersteunt projectteams bij het opzetten, bijhouden en monitoren van projectbeheersingsproducten en draagt bij aan een gestructureerde uitvoering van projecten. De opdracht maakt onderdeel uit van de verdere ontwikkeling van project- en procesmatig werken binnen Waterketen. De werkzaamheden zijn voornamelijk gericht op het ondersteunen van de projectorganisatie door het verzamelen, verwerken en actualiseren van projectinformatie en het bewaken van gemaakte afspraken. De junior Manager Projectbeheersing houdt zich onder andere bezig met: – Het opstellen, bijwerken en bewaken van projectplanningen. – Het ondersteunen bij het opzetten, actualiseren en beheren van risicodossiers. – Het verzamelen, verwerken en rapporteren van projectinformatie ten behoeve van voortgangsrapportages. – Het signaleren van afwijkingen in planning, risico’s en acties en deze bespreken met de projectleider of Manager Projectbeheersing. – Het ondersteunen bij het opstellen en onderhouden van projectdocumentatie. – Het bewaken van acties, besluiten en afspraken binnen projecten. – Het bijdragen aan een uniforme werkwijze binnen projectbeheersing en het toepassen van vastgestelde processen en formats. – Het ondersteunen van projectteams bij administratieve en organisatorische werkzaamheden op het gebied van projectbeheersing. De opdracht vraagt om een kandidaat die nauwkeurig werkt, overzicht weet te behouden en gestructureerd informatie kan verwerken. De kandidaat werkt zelfstandig binnen duidelijke kaders, zoekt afstemming waar nodig en draagt bij aan een betrouwbare en actuele projectadministratie. 1. Doel van de opdracht Het doel van deze opdracht is het realiseren van een aantoonbare verbetering van de proces- en projectbeheersing binnen Waterketen, door: – het ondersteunen van de inrichting en toepassing van projectbeheersing binnen een aantal waterketen projecten; – Het beoordelen, controleren en begeleiden van projectbeheersingswerkzaamheden die door een aannemer zijn uitgevoerd; – het borgen van actuele stuurinformatie en beheersproducten; – het ondersteunen van projectteams bij een voorspelbare en beheersbare uitvoering; De Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de ingehuurde medewerker, in uitzonderlijke gevallen, ook in te zetten bij (een) ander(e) project(en). De ingehuurde medewerker/opdrachtnemer kan hieraan geen rechten ontlenen. 1. Plaats van de uit te voeren werkzaamheden De uitvoering van de opdracht vindt plaats in afstemming met de aard van de werkzaamheden en de behoeften van de betreffende projecten. Werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd vanaf het hoofdkantoor van WSRL in Tiel, op projectlocaties en/of digitaal of hybride. De kandidaat bepaalt, passend bij de opdracht en de te realiseren resultaten, op welke wijze en locatie de werkzaamheden doelmatig worden uitgevoerd, waarbij aansluiting wordt gezocht bij de werkwijze en organisatie van de betreffende projecten. 1. Werkzaamheden/taken De aangeboden kandidaat voert de volgende werkzaamheden uit: Onderdeel 1 – Ondersteuning huidige MPB’er in de rol van Junior Manager Projectbeheersing bij Project Sliedrecht (6 uur p/wk) en Project aanpassing biogasverwerking Nijmegen (6 uur p/wk) Binnen dit onderdeel levert de kandidaat ondersteuning op projectbeheersingsproducten ten behoeve van Project Sliedrecht en project aanpassing biogasverwerking Nijmegen. De opdracht heeft een uitvoerend karakter waarbij de focus ligt op het borgen van continuïteit en kwaliteit binnen projectbeheersingsactiviteiten en bijbehorende producten. Werkzaamheden – actualiseren en onderhouden van projectplanningen; – actualiseren en beheren van risicoregistraties; – bijdragen aan het actueel houden van beheersproducten; – signaleren van aandachtspunten met betrekking tot de kwaliteit en actualiteit van stuurinformatie; – zelfstandig invulling geven aan de uitvoering van de werkzaamheden binnen de afgesproken resultaten. Gewenste resultaten De kandidaat realiseert aantoonbaar: – actuele en bruikbare projectplanningen; – een actueel en volledig risicodossier; – continuïteit in projectbeheersingsproducten gedurende vervanging of overdracht; – beschikbaarheid van actuele stuurinformatie. Gewenste impact op de organisatie Door de continuïteit van projectbeheersingsactiviteiten te ondersteunen blijft de kwaliteit van projectsturing behouden en wordt de afhankelijkheid van individuele capaciteit verminderd. Onderdeel 2 – Procesbegeleiding Team Waterketen. (Indicatieve inzet 8 uur p/wk) Binnen dit onderdeel levert de kandidaat expertise ten behoeve van de verdere ontwikkeling en verbetering van processen binnen team Waterketen. De kandidaat vervult hierbij de rol van kartrekker van een procesverbeteringsgroep en draagt bij aan het realiseren van structurele verbeteringen binnen de afdeling. De procesverbeteringsgroep bestaat uit verschillende disciplines binnen Waterketen, waaronder een Senior Projectleider, Senior Manager Projectbeheersing, Junior Manager Projectbeheersing en Contractmanager. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze structuur aanbrengt, samenwerking stimuleert en ervoor zorgt dat verbeterinitiatieven gezamenlijk worden opgepakt en verder gebracht. Naast de coördinerende rol binnen de procesverbeteringsgroep levert de kandidaat vanuit eigen expertise ook een inhoudelijke bijdrage aan het verbeteren en verder professionaliseren van processen en werkwijzen binnen de afdeling. Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan onder meer uit: – optreden als kartrekker van de procesverbeteringsgroep; – organiseren, voorbereiden en faciliteren van bijeenkomsten van het verbeterteam; – verbinden van verschillende disciplines en stimuleren van samenwerking; – bewaken van voortgang en opvolging van verbeteracties; – ondersteunen bij het beschrijven, structureren en verbeteren van processen; – verwerken van uitkomsten naar concrete procesproducten en procesplaten in Visio; – adviseren over borging, toepasbaarheid en uniformiteit van processen; – vanuit beschikbare capaciteit inhoudelijk bijdragen aan verbeterinitiatieven binnen de afdeling. Gewenste resultaten De kandidaat realiseert aantoonbaar: – een actief en goed functionerend procesverbeteringsteam; – concrete en opgevolgde verbeterinitiatieven; – beschreven en toepasbare procesproducten en procesplaten; – meer samenhang en afstemming tussen disciplines; – meer uniformiteit en structuur binnen processen en werkwijzen. Gewenste impact op de organisatie De inzet draagt bij aan een structurele verbetering van processen en samenwerking binnen Waterketen. Hierdoor ontstaat meer eigenaarschap, uniformiteit en continuïteit in werkwijzen en wordt een verdere professionalisering van de afdeling ondersteund. Onderdeel 3 – Flexibele inzet en continuïteit Junior Manager Projectbeheersing (Indicatieve inzet 0-4 uur per week) Binnen dit onderdeel wordt van de kandidaat verwacht dat deze, als de situatie daarom vraagt, flexibel inzetbaar is ten behoeve van de continuïteit van projectbeheersing binnen Waterketen. Hierbij kan sprake zijn van tijdelijke vervanging of ondersteuning als gevolg van onvoorziene omstandigheden, zoals uitval van capaciteit door ziekte, verlof of andere vormen van afwezigheid. De kandidaat vervult hierbij een back-upfunctie voor collega Managers Projectbeheersing en neemt, indien noodzakelijk, tijdelijk kortstondig werkzaamheden over om continuïteit in de uitvoering en beheersing van projecten te waarborgen. Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan onder meer uit: – tijdelijk overnemen van werkzaamheden van collega Junior Managers Projectbeheersing; – waarborgen van continuïteit binnen lopende projecten en beheersprocessen; – snel eigen maken van projectdossiers en relevante beheersinformatie. Gewenste resultaten De kandidaat realiseert aantoonbaar: – minimale verstoring van lopende projecten bij tijdelijke uitval van capaciteit; – continuïteit in projectbeheersing en informatievoorziening; – tijdige overdracht en overname van werkzaamheden; – behoud van kwaliteit en voortgang van beheersactiviteiten. Gewenste impact op de organisatie De inzet draagt bij aan een robuuste en minder kwetsbare organisatie, waarbij continuïteit van projectbeheersing ook tijdens onvoorziene omstandigheden wordt geborgd en projecten doorgang kunnen vinden zonder onnodige vertraging of verlies van sturing.