In het kort: Je gaat als projectleider de implementatie van een nieuw personeels- en salarisadministratiesysteem aansturen, HR-processen analyseren en optimaliseren, stakeholders meenemen, communicatie en opleidingen coördineren en zorgen voor succesvolle ingebruikname en borging.
De GR IJsselgemeenten start dit najaar met de implementatie van een nieuw, integraal personeels- en salarisadministratiesysteem (met elk hun eigen, gescheiden systeemomgeving) voor vier organisaties:
– GR IJsselgemeenten zelf (ong. 200 medewerkers)
– Gemeente Capelle aan den IJssel (ong. 600 medewerkers)
– Gemeente Krimpen aan den IJssel (ong. 200 medewerkers)
– Ingenieursbureau Krimpenerwaard (ong. 20 medewerkers)
Met de implementatie wordt een belangrijke stap gezet in het verder digitaliseren en optimaliseren van de HR-dienstverlening. Voor dit implementatietraject zoeken wij een ervaren en zelfstandig projectleider die vanuit opdrachtgeverszijde verantwoordelijk is voor de aansturing en coördinatie van de implementatie.
Eén van de deelnemende organisaties bevindt zich gedurende de implementatieperiode in een organisatieontwikkelingstraject. Dit kan gevolgen hebben voor de organisatiestructuur, rollen, verantwoordelijkheden en HR-processen. De projectleider houdt rekening met deze ontwikkelingen en zorgt ervoor dat keuzes binnen de systeemimplementatie aansluiten bij de toekomstige inrichting van de organisatie, zonder de voortgang van het implementatietraject uit het oog te verliezen.
Doel van de opdracht
De projectleider is verantwoordelijk voor de voorbereiding, inrichting, begeleiding en succesvolle ingebruikname van het nieuwe personeels- en salarisadministratiesysteem. De opdracht omvat het analyseren en optimaliseren van HR-processen, het inrichten van toekomstbestendige workflows en het borgen van standaardisatie, gebruiksvriendelijkheid en zelfregie voor medewerkers.
De projectleider is de inhoudelijk en procesmatig gesprekspartner van de leverancier en vertegenwoordigt daarbij de belangen van de vier organisaties. De leverancier is verantwoordelijk voor de technische realisatie van het systeem. Momenteel is de leverancier nog niet geselecteerd. Ook zorgt de projectleider voor de interne communicatie, stakeholder management, adoptie en veranderkundige begeleiding van de implementatie. Binnen een van de vier organisaties vindt een organisatieontwikkeling plaats
Resultaten
Aan het einde van de opdracht dient het systeem goed geïmplementeerd te zijn. HR, managers en medewerkers moeten er goed mee kunnen werken. Daarnaast zijn dit subresultaten die we verwachten:
– Procesanalyse en ontwerp: procesanalyses en systeemontwerpvoorstellen van de HR-processen, opgesteld in overeenstemming met wet- en regelgeving en toegespitst op de behoeften van de organisaties en afgestemd met relevante stakeholders.
– Projectsturing, waaronder:
– een uitgewerkt implementatieplan inclusief planning, risicoanalyse en mijlpalen.
– periodieke voortgangsrapportages over planning, scope, kwaliteit en risico’s.
– actieve beheersing van planning, scope, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden.
– Verandermanagement en communicatie, waaronder:
– een plan voor een succesvolle ingebruikname van het personeels- en salarisadministratiesysteem door de verschillende stakeholders binnen de organisatie. Dit plan brengt de projectleider zelf in uitvoering, waarvan de voortgang wordt bewaakt.
– een communicatie- en adoptieplan voor medewerkers, leidinggevenden en HR.
– coördinatie van opleidings- en instructieactiviteiten.
– borging en overdracht van kennis, documentatie en beheerafspraken.
Werkzaamheden
De projectleider voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:
– het aansturen en coördineren van het implementatietraject van het personeels- en salarisadministratiesysteem vanuit opdrachtgeverszijde. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de leverancier. Ook organiseer je en zit je projectoverleggen voor.
– het afstemmen met de interne en externe projectorganisatie, in samenwerking met relevante stakeholders, waaronder: de functioneel beheer, personeelsadministratie, salarisadministratie, informatiemanagement en de leverancier, leidinggevenden en andere stakeholders.
– het uitvoeren van procesanalyses, het vertalen van HR-processen naar een passende systeeminrichting en het begeleiden van besluitvorming over de procesinrichting.
– het bewaken van de planning, scope, kwaliteit, risico’s en budget en hierover rapporteren aan de opdrachtgever.
– het creëren van draagvlak en adoptie voor het werken met het nieuwe personeels- en salarisadministratiesysteem inclusief efficiënte processen binnen de organisaties.
– het begeleiden van communicatie- en opleidingstrajecten.
– het bijdragen aan de inrichting van een toekomstbestendige beheerorganisatie.
Gevraagde expertise
De projectleider beschikt over:
– aantoonbare ervaring met implementaties van personeels- en salarisadministratiesystemen binnen een gemeentelijke of publieke organisatie.
– grondige kennis van HR-processen, procesoptimalisatie en relevante wet- en regelgeving.
– sterke analytische en communicatieve vaardigheden.
– ervaring met het begeleiden van complexe keuzes en het verbinden van verschillende stakeholders.
– een zelfstandige, resultaatgerichte en besluitvaardige werkstijl.
Randvoorwaarden
– Beschikbaarheid: 32–36 uur per week
– Startdatum: zo spoedig mogelijk, uiterlijk 1 september 2026
– Duur opdracht: tot 1 februari 2027 (één maand na livegang met optie tot verlenging)
– Locaties: Gemeentehuis Capelle aan den IJssel en gemeentehuis Krimpen aan den IJssel
Aanvullend:
Het betreft een tijdelijke opdracht
Inzetvorm: detachering en zzp
Aantal uren in de week: 32-36 uur
Inschaling CAO gemeenten: schaal 10
– aantoonbare ervaring met implementaties van personeels- en salarisadministratiesystemen binnen een gemeentelijke of publieke organisatie.
– grondige kennis van HR-processen, procesoptimalisatie en relevante wet- en regelgeving.
– sterke analytische en communicatieve vaardigheden.
– ervaring met het begeleiden van complexe keuzes en het verbinden van verschillende stakeholders.
– een zelfstandige, resultaatgerichte en besluitvaardige werkstijl.
