Bestuurssecretaresse Gemeente Alblasserdam

In het kort: Je gaat als bestuurssecretaresse wethouders ondersteunen met complex agendabeheer, correspondentie, vergaderstukken en notulen, fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en beheert diverse administratieve taken, waaronder het zaaksysteem. Bestuurssecretaresse Hou jij van organiseren en complexe agenda’s beheren? Gemeente Alblasserdam is op zoek naar een Bestuurssecretaresse, die in een hecht team werkt aan het beheren van de agenda’s van de burgemeester en wethouders. Waar kom je te werken? Een energieke en ambitieuze gemeente in de Drechtsteden. Dat is Alblasserdam. Wij zijn een organisatie in beweging die te werk gaat vanuit de kernwaarden verbindend, betrokken, verantwoordelijk, gedreven en met lef. Wij zijn een wendbare organisatie die flexibel inspeelt op de veranderende vraag en overheidsuitdagingen van deze tijd. De gemeentelijke organisatie wordt gevormd door zo’n 110 vaste medewerkers en een aantal externe medewerkers. Daarnaast zijn er collega’s die via de gemeenschappelijke regelingen taken uitvoeren met en voor de organisatie. We zijn ingedeeld in drie domeinen: het fysiek domein, het sociaal en veiligheidsdomein en het domein bedrijfsvoering. Daarnaast is er een aparte positie voor de concerncontroller en zijn breed georiënteerde controlteam. Samen geven we vorm aan de organisatie en zorgen we voor een open sfeer en cultuur waarbij positief kritisch meedenken en elkaar aanspreken de norm is, gericht op samen verbeteren. Het Domein Bedrijfsvoering bestaat uit het cluster Bestuur en Dienstverlening, en het team Bedrijfsvoering. Het onderdeel bestuur binnen het cluster ondersteunt direct het bestuur, zoals communicatieadviseurs, bestuursadviseurs en het bestuurssecretariaat inclusief kabinetszaken. Het andere onderdeel houdt zich bezig met dienstverlening aan onze inwoners. Je komt te werken bij het bestuurssecretariaat. Samen met twee collega bestuurssecretaresses werk je in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving waarin snelheid, flexibiliteit en klantgerichtheid van groot belang zijn. Wat ga je doen? Als Bestuurssecretaresse geef je invulling aan de volgende werkzaamheden: – Je bent het eerste aanspreekpunt van twee wethouders en hun interne en externe relaties. Je beoordeelt of bepaalde zaken onder de aandacht van de verantwoordelijk portefeuillehouder gebracht moeten worden. Ook ontvang je het bezoek op locatie. – Je draagt zorgt voor een goed lopende agenda-indeling en handelt telefoontjes af. Je verstrekt zowel persoonlijk, telefonisch als per email informatie aan bestuurders, collega’s, inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners. – Je bent verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van vergaderstukken en maakt indien gewenst notulen en actielijsten van overleggen van de wethouders. – Je pakt diverse administratieve taken op zoals correspondentie en het beheren van het zaaksysteem. Wat neem je mee? Je bent nauwkeurig, integer en dienstverlenend! Drie eigenschappen die essentieel zijn voor het invullen van deze functie. In een politiek werkveld heb je oog voor de bestuurlijke doelen, verhoudingen en belangen die er spelen. Met een mens- en resultaatgerichte houding, streef jij naar een goede samenwerking zowel intern als extern. Je werkt zelfstandig, toont initiatief, zoekt de verbinding maar durft ook verantwoordelijkheid te nemen. Het werk vraagt om een goede prioritering van werkzaamheden én om probleemoplossend vermogen. Daarnaast beschik jij over: – Een afgeronde secretariële opleiding op mbo 4 niveau en eventueel een opleiding voor Kabinetszaken; – Gerichte werkervaring als Bestuurssecretaresse; – Goede communicatieve vaardigheden; – Goede kennis van MS Office/Office 365, MS Teams en Ibabs; – Vind je het fijn om in een hectische omgeving te werken en bent een teamplayer.