In het kort: Je gaat als interim transitiemanager de nieuwe afdeling Business Control opbouwen, senior businesscontrollers verbinden en een integraal bedrijfsvoerend ecosysteem ontwerpen en implementeren binnen een veranderende matrixorganisatie.
Opdrachtomschrijving interim expert Business Control
Transitiemanager Business Control: bouw de nieuwe business control-organisatie van UMC Utrecht
UMC Utrecht · diensten Financiën & operations · opdrachtomschrijving
Context
Het UMC Utrecht transformeert per 1 januari 2027 van een divisie-gestuurde organisatie naar een matrixorganisatie van Thema’s en Centra, met centraal georganiseerde Diensten. De bedrijfsvoering wordt opnieuw ingericht: directies van Thema’s, Centra en Diensten moeten integraal, datagedreven en op basis van scenario’s gaan sturen en bijsturen. Kern van het nieuwe model is een ondersteunend ecosysteem van samenwerkende rollen.
Ook de functie ‘business control’ verandert binnen het UMC Utrecht, en wordt per 1 januari deels belegd binnen de dienst Operations en deels binnen de dienst Financiën: de senior businesscontroller wordt regisseur van de integrale planning- & sturingscyclus van een centrum, thema of dienst én strategisch adviseur en tegenkracht richting de directies. Om de senior business controller heen werken de capaciteitsmanager, de tactisch planner, de businesscontroller en business supportmedewerker in één functioneel team, met medewerkers uit zowel de dienst Operations als de dienst Financiën. Die functionele regie loopt naast de hiërarchische lijn van de managers.
In de matrixorganisatie vallen de senior businesscontrollers voor thema’s en centra hiërarchisch onder de dienst Operations, afdeling Integrale Planning & Sturing. Senior businesscontrollers voor diensten vallen hiërarchisch onder de dienst Financiën, afdeling Business Control. De businesscontrollers vallen onder dienst Financiën, afdeling Business Control, en de Business Support medewerkers tenslotte vallen onder de dienst Financiën, afdeling Business Support.
De positie van manager Business Control binnen de dienst Financiën is nog vacant en wordt extern geworven. In de tussentijd is een stevige, ervaren kracht nodig die kwartier maakt én de bredere implementatie van het bedrijfsvoerend ecosysteem aanjaagt. Daarvoor zoeken wij tijdelijk een externe expert.
NB: de afdeling Business Control bestaat tot 1 januari 2027 nog niet als formele eenheid; de huidige businesscontrollers vallen tot die datum onder hun bestaande leidinggevenden.
De opdracht
De opdracht kent drie samenhangende verantwoordelijkheden.
1. Kwartiermaker afdeling Business Control (dienst Financiën)
– Fungeert, in afstemming met hun huidige leidinggevenden, als aanspreekpunt voor de businesscontrollers, en zorgt voor rust, richting en continuïteit in de aanloop naar en na 1 januari 2027.
– Begeleidt bij het opzetten van de nieuwe afdeling Business Control, zoals het vaststellen van indeling van teams naar werkgebieden, het voeren van kennismakingsbijeenkomsten en -gesprekken en ander teamvormende activiteiten, zodat medewerkers zich op 1 januari welkom voelen in hun nieuwe omgeving.
– Bereidt, vooruitlopend op het ontstaan van de afdeling per 1 januari 2027, de planning voor, werkt aan het uniformeren van werkwijzen, en geeft richting aan de prioritering en werkverdeling van de toekomstige afdeling Business Control.
– Ontwikkelt en bewaakt de demarcatie en samenwerking met andere afdelingen van de dienst Financiën (Business Support, Financiële Administratie, Projectenbureau, Zorgadministratie, Planning & Control) en met de dienst Operations.
– Bereidt een warme overdracht voor aan de vaste manager Business Control en draagt bij aan diens succesvolle start.
– Werkt hierbij nauw samen met de manager Business Support, met de Senior Business Controllers van de dienst Operations en andere stakeholders binnen het UMC Utrecht.
1. Primus inter pares voor de senior businesscontrollers
– Brengt, vooruitlopend op hun formele benoeming per 1 januari 2027, de senior businesscontrollers samen tot één groep en één vak: zowel degenen die onder de dienst Operations gaan vallen (Thema’s en Centra) als degenen onder de dienst Financiën vallen (Diensten).
– Geeft de functie senior businesscontroller inhoudelijk handen en voeten: rolopvatting, regie op de integrale cyclus, strategische advisering en het waarmaken van de tegenkracht van richting de directies.
– Organiseert een ritme van gezamenlijke sessies, intervisie en kennisdeling en zorgt voor uniforme werkwijzen zonder de nabijheid bij de lijn te verliezen.
1. Uitdenken en implementeren van het bedrijfsvoerend ecosysteem
– Werkt voor de kerntaken van business control samen met betrokkenen in het ondersteunende bedrijfsvoerend ecosysteem de rollen, taken, verantwoordelijkheden, en samenwerking verder uit — senior businesscontroller, capaciteitsmanager, tactisch planner, businesscontroller en business supportmedewerker — en brengt deze in de praktijk.
– Laat de opzet van het ecosysteem aansluiten op het ontwerp van de integrale besturingscyclus van de matrixorganisatie, waarin heldere momenten van begroten, plannen & bijsturen en verantwoorden zijn vastgelegd.
– Organiseert ‘system in a room’ sessies voor de business control functie met relevante medewerkers uit het ecosysteem ter voorbereiding op de nieuwe situatie en het identificeren van processen/activiteiten die nog verduidelijking behoeven.
– Zorgt voor een systeem/klimaat waarin onduidelijkheden over rollen, taken en verantwoordelijkheden tijdig zichtbaar en bespreekbaar worden gemaakt, en proactief door de (senior) business controllers en andere spelers in het ecosysteem worden opgepakt en verduidelijkt.
– Zorgt dat functionele en hiërarchische aansturing elkaar versterken: ontwerpen van een proces met bijvoorbeeld een escalatieladder, driehoek gesprek en werkafspraken die voorkomen dat medewerkers ‘klem’ komen te zitten.
Beoogde resultaten
– Een functionerende afdeling Business Control die haar rol in de matrix waarmaakt.
– Een warme overdracht aan de vaste manager Business Control.
– Een hechte, professionele groep senior businesscontrollers met een gedeelde en herkenbare invulling van de functie.
– Vastgestelde en in de praktijk werkende rollen, verantwoordelijkheden en samenwerkingsafspraken in het bedrijfsvoerend ecosysteem. Bijdrage aan een klimaat waarin onduidelijkheden proactief en in gezamenlijkheid worden opgelost.
Profiel
Wij zoeken een senior professional die informeel leiderschap combineert met inhoudelijke diepgang — iemand die zowel een groep kan smeden als zelf aan de inhoud kan staan.
Leiderschap
– Ruime ervaring als leidinggevende of kwartiermaker van een business control-afdeling, in een ziekenhuis of UMC.
– Academisch werk- en denkniveau en bij voorkeur een afgeronde managementopleiding.
– Aantoonbaar in staat om als primus inter pares gezag te verwerven bij ervaren professionals, zonder formele hiërarchische positie.
– Verbindend en koersvast; brengt rust, structuur en tempo tegelijk.
Inhoudelijke expertise
– Diepgaande kennis van bedrijfsvoering, business control, financial control en planning & control.
– Aantoonbare expertise op operations management en performance management, inclusief de koppeling tussen capaciteit, productie, personeel en financiën.
– Ervaring met het implementeren van sturings- en verantwoordingscycli, stuurinformatie en scenario denken.
– Ervaring in een UMC of ziekenhuis is een stevige pré.
Persoonlijk
– Stevig en onafhankelijk; kan tegenspraak organiseren en zelf geven.
– Pragmatisch en resultaatgericht: van ontwerp naar werkende praktijk.
– Draagt kennis over en maakt zichzelf gaandeweg overbodig.
Mandaat en positionering
De interim expert krijgt het mandaat om de afdeling Business Control werkend te maken, de senior businesscontrollers bij elkaar te brengen en de implementatie van het ecosysteem aan te jagen: het inrichten van werkwijzen, het stellen van prioriteiten, het maken van werkafspraken en het beleggen van taken binnen de gestelde kaders. Formele personele besluiten — waaronder formatie, arbeidsvoorwaarden, benoemingen en de formele beoordelingscyclus — blijven in de lijnorganisatie van dienst Operations en dienst Financiën. De interim expert adviseert daarover en bereidt deze besluiten voor.
Praktisch
Opdrachtgever
UMC Utrecht — dienst Financiën, in nauwe samenwerking met de dienst Operations (Integrale Planning & Sturing).
Werklocatie
Overwegend op locatie in Utrecht, dicht bij de Thema’s, Centra en Diensten; deels flexibel in te vullen.
Positionering
Rapporteert aan de directeur Financiën voor onderdeel 1 (kwartiermaker Business Control). Voor de onderdelen 2 en 3 — het inbedden van senior businesscontrollers en het bedrijfsvoerend ecosysteem — opereert de expert onder gezamenlijk opdrachtgeverschap van de directeur Financiën en de directeur Operations, en werkt daarbij intensief samen met de manager Integrale Planning & Sturing en de manager Business Support.
Functiebeschrijving
Transitiemanager Business Control
Startdatum zo snel mogelijk.
Dienst Financiën & Dienst Operations
UMC Utrecht kantelt per 1 januari 2027 naar een matrixorganisatie van Thema’s, Centra en centraal georganiseerde Diensten. De functie Business Control verandert daarin mee.
Wij zoeken een stevige, ervaren interim professional die deze verandering mee vormgeeft: een nieuwe afdeling Business Control opbouwt, een nieuwe groep senior businesscontrollers smeedt en het bedrijfsvoerende fundament onder de hele matrix legt. Een positie met echte ruimte om te bouwen.
Wat ga je doen
– Je maakt als kwartiermaker de nieuwe afdeling Business Control startklaar en bereidt een warme overdracht voor aan de vaste manager.
– Je brengt, als primus inter pares, de toekomstige senior businesscontrollers van Operations en Financiën samen tot één groep met een gedeelde, herkenbare rolopvatting.
– Je ontwerpt en implementeert het bedrijfsvoerende ecosysteem eromheen: heldere rollen, verantwoordelijkheden en samenwerkingsafspraken tussen Business Control, Capaciteitsmanagement en Tactische Planning.
Wat je meebrengt
– Ruime ervaring als leidinggevende of kwartiermaker van een Business Control-afdeling, in een ziekenhuis of UMC.
– Het vermogen om, zonder formele hiërarchie, gezag te verwerven bij ervaren professionals.
– Diepgaande kennis van Business Control, Financial Control en Planning & Control, met affiniteit voor Operations en Performance Management.
