Tijdelijke Bestuurssecretaresse Burgemeester

In het kort: Je gaat de burgemeester secretarieel ondersteunen, agenda en mailbox beheren, bestuurlijke overleggen organiseren, correspondentie afhandelen en als schakel fungeren tussen bestuur, organisatie, inwoners en externe relaties. Opdrachtgever Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven. Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners. Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin. Team Je gaat als bestuurssecretaresse aan de slag bij gemeente Hengelo aan de slag bij team Services, binnen het domein Bedrijfsvoering. Onder het team Services vallen het interne Servicepunt, Facility, het bestuurssecretariaat en het managementsecretariaat. Je werk samen in een team van 6 secretaressen en werkt onder de verantwoordelijkheid van Teammanager Service. Ook neem je deel aan de reguliere werkoverleggen. Je bent fysiek aanwezig met je collega’s op maandag, dinsdag en donderdag. Opdracht Vanwege tijdelijke afwezigheid van een van onze collega’s zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse die de burgemeester van Hengelo ondersteunt. Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel tussen de burgemeester, het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en bent in staat snel te schakelen binnen een dynamische bestuurlijke omgeving. De werkzaamheden kennen een doorlopend karakter en vragen om een hoge mate van zelfstandigheid, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit. Werkzaamheden: – Beheren en bewaken van de agenda van de burgemeester – Verzorgen van mailboxbeheer en prioriteren van inkomende correspondentie – Voorbereiden, organiseren en afhandelen van bestuurlijke overleggen, afspraken en representatieve activiteiten – Bewaken van actiepunten, deadlines en bestuurlijke processen – Opstellen, verwerken en afhandelen van correspondentie en stukken – Onderhouden van contacten met bestuurders, directie, management, inwoners en externe relaties – Signaleren van knelpunten en proactief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning van de burgemeester – Samenwerken met collega’s binnen het bestuurssecretariaat en andere ondersteunende disciplines Benodigd aantal professionals 1.