Tactisch adviseur resourcemanagement

In het kort: Je gaat als tactisch adviseur en kwartiermaker resourcemanagement adviezen vertalen naar scenario’s, besluitvorming voorbereiden, werkgroepen en eerste implementatiestappen organiseren en I&A helpen naar voorspelbare sturing op capaciteit en prioritering. Opdracht en functieprofiel inhuur resourcemanagement Functie Tactisch Adviseur (schaal 11, 1 jaar, 1 fte) Opdracht Nader uitwerken adviesopdracht resourcemanagement Projectmatige begeleiding werksessies en aanzet tot implementatie Doel Uitzetten opdracht IGOM voor inhuur Voor Gemeente Maastricht, afdeling Informatievoorziening & Automatisering Manager Laurens Keulen (betrokken teammanager: Marc Habets, team Realisatie) Korte opdrachtomschrijving De afdeling Informatievoorziening & Automatisering (I&A) zoekt een ervaren professional die affiniteit heeft projectleiderschap / kwartiermaker op gebied van resourcemanagement. Deze zal minimaal voor 1 jaar werkzaam zijn binnen de afdeling I&A in functietitel tactisch adviseur. – Primair zal de opdracht starten om de adviezen uit het Adviesrapport Resourcemanagement te vertalen naar concrete mogelijke scenario’s. – Hiermee kan MT I&A in staat gesteld worden keuzes te maken en zorgdraagt voor uitvoerbare vervolgstappen. – De opdracht richt zich op het verder brengen van I&A van een grotendeels ad hoc en reactieve werkwijze naar meer voorspelbare sturing op werkvraag, prioritering, capaciteit en inzet van medewerkers. Hierbij zullen diverse processen en patronen mogelijk doorbroken moeten worden. – Een deel van de opdracht zal dan ook bestaan uit het voorzitten van werkgroepen, werksessie en begeleiden van de eerste vervolgstappen. – De professional zal ook de eerste uitvoeringsactiviteiten organiseren, aanjagen en begeleiden. Dit betekent concreet het in werking zetten van implementaties inzake optimaliseren resourcemanagement en het (bij)sturen en aanjagen op het behalen van de beoogde resultaten. Doorvertaling Adviesrapport Resourcemanagement I&A De professional werkt de verschillende adviezen van het Adviesrapport Resourcemanagement I&A uit in heldere scenario’s, inclusief consequenties, randvoorwaarden, risico’s, afhankelijkheden en benodigde besluiten. Daarbij gaat het onder meer om governance, inrichting van resourcemanagement, capaciteitsplanning, prioritering, kritische resources, tijdschrijven, tooling en de samenhang met intake-, portfolio- en changemanagement. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het organiseren en voorzitten van werkgroepen. De projectleider haalt input op bij onder andere teammanagers, adviseurs, projectleiders, portfoliomanager, changemanager, procesadviseurs en andere relevante betrokkenen. De projectleider brengt belangen, knelpunten en weerstand expliciet in beeld en vertaalt deze naar realistische voorstellen voor besluitvorming. MT I&A in staat stellen concrete keuzes te maken De professional stelt het MT I&A en, waar nodig, andere gremia in staat om onderbouwde keuzes te maken. Dit vraagt om compacte besluitnotities, scenariovergelijkingen, impactanalyses en concrete adviezen. De opdracht is daarmee niet alleen procesmatig, maar ook adviserend en richtinggevend. De professional moet scherp kunnen maken welke keuzes nodig zijn, wat de gevolgen zijn van uitstel of gedeeltelijke uitvoering en welke randvoorwaarden door management moeten worden ingevuld. Daarnaast jaagt de professional de eerste inrichting van gekozen oplossingen aan. Denk hierbij mogelijk aan het voorbereiden van een Capaciteit Resource Board, het uitwerken van rollen en verantwoordelijkheden, het concretiseren van capaciteitsinzicht, het maken van afspraken over intake en prioritering, en het voorbereiden van de benodigde inrichting van bijvoorbeeld IPM, TOPdesk en eventuele rapportages. De professional is niet verantwoordelijk voor alle structurele uitvoering, maar zorgt wel dat gekozen oplossingen praktisch worden vertaald, belegd en opgestart. De opdracht vraagt om een stevige, analytische en verbindende professional die pragmatisch werkt, besluitvorming organiseert en goed kan omgaan met weerstand. De kandidaat moet bestaande patronen bespreekbaar kunnen maken, waaronder informele routes, ad hoc prioritering en terugval in oude werkwijzen. Succesvol zijn betekent niet alleen draagvlak creëren, maar ook zorgen dat noodzakelijke keuzes daadwerkelijk op tafel komen en worden opgevolgd. Functie Tactisch adviseur / kwartiermaker resourcemanagement I&A 1. Functieprofiel voor IGOM Functietitel Tactisch adviseur / kwartiermaker resourcemanagement I&A (rol lijkt op een senior projectleider) Indicatie Onderdeel Invulling – Organisatieonderdeel Informatievoorziening & Automatisering, gemeente Maastricht – Niveau Indicatief schaal 11 – Omvang 1 fte – Duur Circa 12 maanden – Start Zo spoedig mogelijk – Type opdracht Onderzoeks-, advies-, verander- en implementatieopdracht – Rapportagelijn Opdrachtgever / manager I&A / MT I&A – Samenwerking met MT I&A, portfoliomanager, change manager, projectleiders, adviseurs en procesmanagement, HR, en betrokken medewerkers in de werkgroepen en uitwerking De opdracht sluit aan op de opgeleverd opdracht Adviesrapport Resourcemanagement I&A, waarin wordt geadviseerd om tijdelijk een kwartiermaker Resource- en Capaciteitsmanagement aan te stellen. 1. Context van de opdracht Binnen I&A ontbreekt momenteel een integraal en betrouwbaar beeld van werkvraag, beschikbare capaciteit, benodigde competenties en daadwerkelijke inzet. Aanvragen komen via verschillende kanalen binnen, prioritering is niet consistent en er wordt regelmatig ad hoc gestuurd op basis van urgentie of druk vanuit de organisatie. Dit leidt tot overbelasting van schaarse resources, vertraging in projecten, snijverlies en onvoldoende voorspelbaarheid. Het adviesrapport beschrijft een gewenste beweging van reactief “brandjes blussen” naar een voorspelbare en bestuurbare werkwijze waarin vraag en aanbod structureel op elkaar worden afgestemd. Daarbij zijn centrale thema’s: – Centrale coördinatie van tactische planning – Knelpuntmanagement – Drie planningsniveaus – Inrichting van een Capaciteit Resource Board – Tijdschrijven – Tooling via IPM en TOPdesk – Het sluiten van informele routes De externe functionaris krijgt de opdracht om de adviezen niet één-op-één te implementeren, maar eerst te vertalen naar concrete scenario’s, keuzes, randvoorwaarden, consequenties en besluitpunten voor MT I&A en andere cruciale gremia. Dat is belangrijk, omdat het rapport meerdere ingrepen bevat met impact op governance, rollen, gedrag, processen, tooling en sturing. 1. Doel van de functie De tactisch adviseur / kwartiermaker resourcemanagement helpt I&A om de adviezen uit het adviesrapport te vertalen naar een gedragen, realistisch en gefaseerd implementatievoorstel. De functionaris maakt inzichtelijk welke keuzes nodig zijn, welke scenario’s mogelijk zijn, welke randvoorwaarden eerst moeten worden ingevuld en welke consequenties verschillende keuzes hebben voor organisatie, processen, mensen, governance en tooling. Het uiteindelijke doel is dat MT I&A en andere besluitvormende gremia gericht kunnen besluiten over: – De gewenste inrichting van resourcemanagement binnen I&A (op basis van scenario’s) – De prioritering en fasering van de resourcemanagement adviezen – Advies over de inrichting van de governance omtrent resourcemangement binnen I&A waaronder: Capaciteit Resource Board, relatie met portfoliomanager en portfolioboard en MT I&A en escalatielijnen – De rolverdeling tussen portfoliomanager, resourcemanager, resourceplanner, teammanagers en projectleiders – De mate waarin tijdschrijven, IPM, TOPdesk en rapportages worden ingericht – De aanpak voor kritische resources, inhuur, kennisoverdracht en verandermanagement Deze focus past bij de intake, waarin expliciet is benoemd dat per advies minimaal een uitwerking moet plaatsvinden en dat het MT keuzes moet kunnen maken over onder meer diepgang en scope. Tevens zal de professional ook de eerste uitvoeringsactiviteiten organiseren, aanjagen en begeleiden. Dit betekent concreet het in werking zetten van implementaties inzake optimaliseren resourcemanagement. 1. Kern van de opdracht Belangrijk: De opdracht zal niet alleen bestaan uit uitwerken van het advies, maar ook op het opzetten, sturen en aanjagen van de eerste implementatiestappen. De tactisch adviseur stuurt op de uitvoering van afgesproken werkzaamheden en zorgt dat eerste maatregelen daadwerkelijk worden opgepakt, belegd en gerealiseerd. De ingehuurde functionaris voert de volgende opdracht uit: A. Vertalen van advies naar scenario’s en besluitvorming De kwartiermaker analyseert het adviesrapport en de intake en vertaalt de aanbevelingen naar hanteerbare scenario’s. Per thema wordt minimaal uitgewerkt: – Wat is het advies? – Welke scenario’s zijn mogelijk? – Wat zijn de consequenties per scenario? – Welke randvoorwaarden zijn nodig? – Welke beslissingen zijn nodig van MT I&A, portfolioboard, directie of andere gremia? – Welke risico’s ontstaan bij niet of gedeeltelijk uitvoeren? – Wat is een realistische volgorde en fasering? Belangrijke thema’s zijn onder andere centrale coördinatie van planning, knelpuntmanagement, drie planningsniveaus, CRB, tactisch portfolioboard, geprioriteerd werk, tijdschrijven, tooling, kritische resources en inhuur. B. Opstellen van een concreet plan van aanpak De ingehuurde functionaris stelt een plan van aanpak op voor de verdere implementatie van resourcemanagement. Dit plan bevat minimaal: – Scope en afbakening – Fasering in plateaus – Rollen, verantwoordelijkheden en benodigde gremia – Besluitkalender voor MT I&A en andere gremia – Product breakdown en werkpakketten – Planning, mijlpalen en afhankelijkheden – Risicoanalyse – Communicatie- en veranderaanpak – Benodigde capaciteit vanuit I&A – Benodigde inzet van werkgroepen – Voorstel voor rapportage en voortgangssturing Het adviesrapport adviseert een gefaseerde aanpak via drie plateaus: zicht krijgen, inzicht krijgen en doorzicht krijgen / anticiperen. Die fasering vormt een logisch uitgangspunt, maar moet door de kwartiermaker worden geconcretiseerd en bestuurbaar gemaakt. C. Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming De ingehuurde functionaris bereidt besluitvorming voor en zorgt dat MT I&A niet alleen inhoudelijk wordt geïnformeerd, maar ook daadwerkelijk keuzes kan maken. De functionaris levert hiervoor besluitnotities, scenario-overzichten, impactanalyses en concrete adviezen op. Voorbeelden van beslispunten: – Wordt gekozen voor volledige of gefaseerde implementatie? – Welke onderdelen worden als eerste opgepakt? – Welk mandaat krijgt de Capaciteit Resource Board? – Wordt tijdschrijven verplicht ingevoerd, op welk detailniveau en vanaf wanneer? – Welke rol krijgt IPM als single point of truth naast TOPdesk? – Hoe wordt omgegaan met “doorbraakprojecten” en verdringingsanalyses? – Welke taken blijven bij teammanagers en welke taken verschuiven naar resource- en capaciteitsmanagement? – Hoe worden kritische resources beschermd? – Hoe wordt inhuur centraal beoordeeld en kennisoverdracht geborgd? Het rapport benadrukt dat de werkelijke uitdaging niet primair technisch is, maar ligt in governance, gedrag, mandaat en procesdiscipline. D. Inrichten en begeleiden van werkgroepen De kwartiermaker richt, in overleg met opdrachtgever en MT I&A, tijdelijke werkgroepen in rond thema’s zoals: – Governance en besluitvorming – Intake, portfolio en prioritering – Capaciteitsinzicht en rollen – Kritische resources – Tijdschrijven – Gebruik en inrichting tooling zoals IPM / TOPdesk – Verandercommunicatie De functionaris zit deze werkgroepen voor of begeleidt ze inhoudelijk. De opdracht vraagt expliciet om iemand die werkgroepen kan voorzitten en kan omgaan met weerstand, omdat onderdelen zoals transparantie, tijdregistratie, prioritering en het sluiten van informele routes mogelijk gevoelig liggen. E. Begeleiden van eerste implementatiestappen Hoewel de opdracht niet moet starten als “big bang implementatie”, moet de ingehuurde functionaris wel in staat zijn om eerste pragmatische stappen te begeleiden. Denk aan: – In kaart brengen van bestaande werkvoorraad – Voorstel voor één centrale voordeur voor nieuwe aanvragen – Eerste overzicht van capaciteit per team en rol – Eerste definitie van kritische resources – Eerste opzet van CRB en overlegstructuur – Eerste scenario’s voor capaciteitsverdeling Run, Change, intake en onvoorzien – Eerste inrichtingseisen voor IPM en TOPdesk – Voorstel voor minimale tijdregistratie Een gefaseerde implementatie is wenselijk, omdat de huidige basis onvoldoende is voor een big bang en omdat kleine, afgebakende stappen leren en bijsturen mogelijk maken. F. Buiten scope, tenzij expliciet besloten – Volledige technische inrichting van IPM en TOPdesk – Structureel uitvoeren van de rol resourcemanager na de kwartiermakersfase – Volledige reorganisatie of formele functiewaardering – Volledige implementatie van alle plateaus binnen één jaar – Oplossen van alle bredere portfolio-, HR- en financiële governancevraagstukken Die afbakening is belangrijk. Zonder deze begrenzing wordt de opdracht te groot en ontstaat het risico dat de ingehuurde functionaris verantwoordelijk wordt gemaakt voor structurele organisatieproblemen die alleen door MT en directie kunnen worden opgelost. 1. Beoogde resultaten en producten De functionaris levert minimaal (niet limitatief) de volgende producten op: 1. Analyse en aanscherping opdracht – Beknopte analyse van adviesrapport, intake en huidige vraagstukken – Aanscherping van scope, doelen en beslisroute 1. Scenario-uitwerking per advieslijn – Scenario’s per hoofdthema – Impact op governance, proces, rollen, capaciteit, tooling en gedrag – Voor- en nadelen per scenario – Adviesvariant met motivering 1. Besluitvormingsdocumenten voor MT I&A – Beslisnotities per thema – Overzicht van noodzakelijke MT-besluiten – Escalatiepunten richting directie of portfolioboard 1. Plan van aanpak implementatie resourcemanagement – Fasering, werkpakketten, mijlpalen, afhankelijkheden en planning – Product breakdown structure – Governance en werkgroepstructuur – Risico- en beheersmaatregelen 1. Governancevoorstel – Inrichting CRB – Relatie met portfolioboard, CAB, aanmeld- en intakeproces, teammanagers en projectleiders – Mandaten, escalatielijnen en besluitprocesvoorstel 1. Voorstel rollen en verantwoordelijkheden – Kwartiermaker, resourcemanager, resourceplanner – Portfoliomanager – Teammanagers – Projectleiders – Change manager – HR en Inkoop 1. Voorstel voor tooling en data – Benodigde inrichting IPM – Relatie met TOPdesk – Minimale datasets – Rapportagebehoefte – Datakwaliteit en beheer 1. Voorstel veranderaanpak – Stakeholderanalyse – Communicatieaanpak – Aanpak weerstand – Interventies voor MT, teammanagers en medewerkers 1. Taken en verantwoordelijkheden De ingehuurde functionaris in rol tactisch adviseur / kwartiermaker voert volgende taken en verantwoordelijkheden: – Analyseert het adviesrapport en de huidige werkwijzen binnen I&A als basis (dit betreffen onder andere het aanmeld- en intakeproces, porfolioproces en changeproces). – Vertaalt de adviezen uit het Adviesrapport Resourcemanagement I&A naar concrete scenario’s, keuzes en consequenties. – Stelt een gedragen plan van aanpak op voor gefaseerde implementatie. – Bereidt besluitvorming voor MT I&A en andere gremia voor. – Richt werkgroepen in en zit deze voor. – Brengt afhankelijkheden in beeld met intake, portfoliomanagement, changemanagement, KNVI, IPM en TOPdesk. – Adviseert over governance, mandaat, rollen en verantwoordelijkheden. – Helpt bij het definiëren van kritische resources en knelpunten. – Adviseert over tijdschrijven en datagedreven sturing. – Helpt bestaande patronen, olifantenpaadjes en informele achterdeuren bespreekbaar te maken. – Bewaakt samenhang, voortgang, besluitvorming en deelresultaten. – Signaleert risico’s en escaleert wanneer randvoorwaarden ontbreken. – Zorgt voor overdracht en borging richting interne rollen. Profielinformatie Functiebeschrijving: Tactisch Adviseur / Kwartiermaker Resourcemanagement I&A Ben jij een gedreven en analytisch sterke professional met ruime ervaring in capaciteits- en resourcemanagement? Wil jij de afdeling Informatievoorziening & Automatisering (I&A) van de Gemeente Maastricht helpen transformeren van een reactieve werkwijze naar een voorspelbare en gestructureerde sturing op capaciteit en prioritering? Dan zijn wij op zoek naar jou! Inzet, Contractvorm & Context Opdrachtgever: Gemeente Maastricht, afdeling Informatievoorziening & Automatisering Wat ga je doen? Binnen de afdeling I&A ontbreekt momenteel een integraal en betrouwbaar beeld van de werkvraag, beschikbare capaciteit, benodigde competenties en daadwerkelijke inzet. Als Tactisch Adviseur / Kwartiermaker Resourcemanagement is het jouw primaire taak om de adviezen uit het Adviesrapport Resourcemanagement I&A te vertalen naar concrete, haalbare scenario’s en een gedragen implementatieplan. Je adviseert het MT I&A en stelt hen in staat om onderbouwde keuzes te maken over governance, prioritering, capaciteitsplanning en tooling (zoals IPM en TOPdesk). Daarnaast stuur je op de eerste concrete implementatiestappen en jaag je de eerste uitvoeringsactiviteiten aan. Jouw kerntaken en verantwoordelijkheden: – Vertalen van advies naar scenario’s: Analyseer het adviesrapport en vertaal aanbevelingen naar heldere scenario’s inclusief consequenties, randvoorwaarden, risico’s en besluitpunten voor MT I&A. – Plan van Aanpak opstellen: Structureer de verdere gefaseerde implementatie van resourcemanagement (inclusief fasering, mijlpalen, besluitkalender en risicoanalyse). – Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming: Lever compacte besluitnotities en impactanalyses op voor het MT I&A. – Voorzitten van werkgroepen: Richt tijdelijke werkgroepen in rond thema’s als governance, intake, capaciteitsinzicht en tooling, en begeleid deze inhoudelijk. – Begeleiden van eerste implementatiestappen: Zorg voor pragmatische eerste resultaten, zoals het in kaart brengen van de werkvoorraad, het voorbereiden van een Capaciteit Resource Board (CRB) en het definiëren van kritische resources. – Doorbreken van patronen: Maak informele routes, ad-hoc prioritering en weerstand bespreekbaar en buig deze om naar werkbare afspraken. Wie zoeken wij? Wij zoeken een stevige, analytische en verbindende professional met bestuurlijke sensitiviteit en ruime senioriteit. Je werkt pragmatisch, bent veranderkundig sterk en weet draagvlak te creëren zonder de nodige scherpte te verliezen.