Senior Medewerker Financiële Administratie/ Coördinator

In het kort: Je gaat de financiële administratie draaiende houden, coördineren en verbeteren, processen standaardiseren en automatiseren, kennis borgen, maandafsluitingen en controles uitvoeren en de overdracht van werkzaamheden tussen afdelingen structureren. Als gevolg van de verwachte langdurige afwezigheid van een collega binnen Planning & Control, de beperktere beschikbaarheid binnen de financiële administratie door ziekte en vakanties en de noodzaak om de continuïteit van de financiële processen te waarborgen, zoekt de opdrachtgever tijdelijke ondersteuning in de vorm van een zelfstandige Senior Medewerker Financiële Administratie / Coördinator voor een periode van circa drie maanden. De opdracht richt zich zowel op het borgen van de dagelijkse financiële administratie als op het doorvoeren van verbeteringen in processen, werkwijzen en kennisborging. Daarnaast dient de opdrachtnemer een belangrijke rol te vervullen bij de overdracht van werkzaamheden van Planning & Control naar de Financiële Administratie en het verder professionaliseren van de administratieve organisatie. Dit sluit aan bij meerdere openstaande verbeterpunten binnen de financiële administratie, waaronder BTW-processen, maandafsluiting, interne controles, procesbeschrijvingen, kennisborging en optimalisatie van Exact Online. Doel van de opdracht Het waarborgen van de continuïteit van de financiële administratie, het verminderen van afhankelijkheid van individuele medewerkers, het verhogen van de kwaliteit van processen en de overdracht van kennis en werkzaamheden vanuit P&C naar de Financiële Administratie op een structureel geborgde werkwijze. Daarnaast draagt de opdrachtnemer bij aan een verbeterprogramma gericht op het verder professionaliseren en vereenvoudigen van de financiële administratie. Hierbij ligt de focus op optimalisatie van Exact Online, reductie van administratieve lasten, standaardisatie en automatisering van financiële processen, verbetering van doorbelastingen en prijsstructuren, verdere implementatie en benutting van SpendCloud en het verminderen van handmatige werkzaamheden en Excel-afhankelijkheid. Hiermee wordt bijgedragen aan een efficiëntere, beter beheersbare en toekomstbestendige bedrijfsvoering Resultaatgebieden 1. Continuïteit financiële administratie – Verwerken en controleren van financiële gegevens; – Ondersteuning bij crediteuren-, debiteuren- en grootboekadministratie; – Bewaken van de voortgang van facturatie- en betalingsprocessen; – Ondersteunen van maandafsluitingen; – Bewaken van aansluitingen tussen subadministraties en grootboek; – Ondersteuning bij fiscale werkzaamheden, waaronder BTW-processen; – Ondersteuning bij interne en externe controles. 1. Coördinatie en werkverdeling – Overzicht houden op openstaande werkzaamheden; – Prioriteiten stellen; – Werkzaamheden verdelen; – De voortgang bewaken; – Afhankelijkheden en risico’s tijdig signaleren; – Optreden als aanspreekpunt voor financiële administratieve vraagstukken. 1. Verbetertrajecten en professionalisering – Optimalisatie van maandafsluitingsprocessen; – Reductie van handmatige boekingen; – Verbetering van administratieve beheersing; – Optimalisatie van inrichting en gebruik van Exact Online, waaronder MVA proces; – Verbeteren van crediteuren- en debiteurenproces; – Optimaliseren van BTW-processen; – Standaardiseren van werkwijzen; – Verminderen van Excel-afhankelijkheid; – Ondersteunen van het verbeterprogramma gericht op het verder professionaliseren en vereenvoudigen van de financiële administratie. 1. Kennisborging en documentatie – Opstellen en actualiseren van werkinstructies; – Vastleggen van procesbeschrijvingen; – Beschrijven van kritische werkzaamheden; – Ondersteunen bij overdracht van kennis aan vaste medewerkers; – Bijdragen aan de verdere ontwikkeling van een handleiding voor de financiële administratie. 1. Overdracht werkzaamheden P&C naar FA – BTW-processen; – Administratieve controles; – Maandafsluitingsactiviteiten, o.a. omzetboekingen en loonjournaalpost; – Balansdossiers, analyseren van tussenrekeningen en overlopende posten;; – Crediteurenvalidatie; – Diverse periodieke controles; – Financiële procesdocumentatie. Verwacht eindresultaat De dagelijkse werkzaamheden binnen de financiële administratie zijn stabiel georganiseerd, kritische werkzaamheden en kennis zijn geborgd, werkachterstanden zijn weggewerkt of beheersbaar gemaakt, verbeteracties zijn in uitvoering gebracht of afgerond, de overdracht van relevante werkzaamheden vanuit P&C naar FA is gerealiseerd, processen, werkinstructies en verantwoordelijkheden zijn duidelijk vastgelegd en de financiële administratie is beter voorbereid op toekomstige ontwikkelingen en verdere professionalisering.