In het kort: Je gaat als functioneel beheerder de schakel vormen tussen business, IT en leveranciers, bedrijfskritische applicaties beheren, gebruikers ondersteunen, wijzigingen testen en bijdragen aan vernieuwing van consulaire en visumprocessen.
Functieomschrijving:
Hands on mentaliteit, snel schakelen, de gebruiker centraal stellen. Vanuit die kwaliteiten kijken we bij de afdeling functioneel beheer van de hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) naar onze dienstverlening. In een open werksfeer dragen we bij aan de ondersteuning van diensten op het gebied van visa, reisdocumenten, consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering. Wij zijn momenteel op zoek naar een medior functioneel beheerder die ons wil helpen om de dienstverlening naar een nog hoger niveau te brengen.
In deze functie ben je dé verbinder tussen business, IT en leveranciers. Je denkt en werkt keten gericht. Als functioneel beheerder bewaak, borg en beheer je de functionaliteiten, beschikbaarheid, betrouwbaarheid en performance van de informatievoorziening. Je stelt richtlijnen, documentatie en procedures op voor (en ondersteunt in) het gebruik en beheer van bedrijf kritische applicaties. Je ondersteunt de gebruikers optimaal en je draagt kennis, vaardigheden en informatie over toepassingsmogelijkheden graag aan hen over.
Je staat continu in nauw contact met je interne klanten binnen HDCV, zodat je goed in staat bent om nieuwe of gewijzigde functionaliteiten te testen en hierna de kerngebruikers te begeleiden. Daarnaast ben je in staat om de juiste afstemming met onze ICT afdeling (IDI) te doen en sta je periodiek in nauw contact met de leveranciers van de applicaties.
Naast het functionele ketenbeheer van bestaande applicaties, word je ook betrokken bij upgrades, innovatieve projecten en implementaties van nieuwe systemen. Onlangs heeft er bijvoorbeeld een implementatie plaatsgevonden van een nieuw e-kassa systeem wereldwijd, loopt er een project voor een nieuw systeem voor consulair maatschappelijke bijstand voor Nederlanders in nood in het buitenland en staan we aan de vooravond van een impactvolle verbetering binnen het visumproces (RVIS). Allemaal uitdagende, innovatieve vernieuwingen waar ook jij bij betrokken wordt.
We werken steeds meer op een agile manier samen met al onze stakeholders. We werken kort cyclisch in 2 wekelijkse sprints. Eens per kwartaal houden we een PI event. Hier stemmen we gezamenlijk af waar we aan gaan werken het komende kwartaal. Tijdens je werk zul je daarom ook veel afstemming hebben met Product Managers, Product Owners, SME-ers (Subject Matter Experts) Business Analisten, Test- en Release managers en developpers. Jouw input is essentieel om samen te zorgen dat opgeleverde items ook als gewenst goed en tijdig functioneren.
Als persoon ben je te typeren als een echte verbinder. Je bent communicatief sterk, energievol en hebt een proactieve houding. Je zoekt je gebruikers op, bent zichtbaar voor hen en weet exact hun behoefte. Je werkt transparant: je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Je hebt een enthousiaste manier van werken en bent te typeren als een echte doorzetter die ook anderen weet te inspireren.
Achtergrond opdracht*
Team:
In deze rol zul je deel uitmaken van een team van circa achttien medewerkers belast met het functioneel beheer van een twintigtal applicaties. Het gaat om applicaties die het visum- en reisdocumentenproces ondersteunen (CSO), het proces voor consulaire bijstand aan Nederlanders in nood in het buitenland en publieksinformatie aan Nederlanders en niet-Nederlanders in het buitenland die gebruik maken van de diensten van de Nederlandse overheid (NWW), crisisbeheersing en bedrijfsvoering. Het team hanteert de BiSL systematiek.
Het team werkt nauw samen met zowel collega’s werkzaam aan de beleidsmatige kant, binnen de bedrijfsvoering (AVG, Informatiebeveiliging, business intelligence, financiën en HR) als aan de uitvoerende kant, de gebruikers van de systemen. De applicaties bevinden zich in een interne en soms externe keten. Daarom is er ook veel contact met andere ministeries en voor visa met onze Schengenpartners. Dat betekent dat van iedereen enige flexibiliteit wordt gevraagd qua werktijden. Het kan zijn dat er soms diensten gedraaid moeten worden in de avonden en weekenden.
Wil je graag betekenisvol werk doen? Werken bij HDCV is werken aan opdrachten met maatschappelijke impact!
Organisatie-omschrijving:
Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid
Organisatorische context en cultuur
Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid, kennis en competenties.
HDCV Consulaire dienstverlening is een kerntaak van het ministerie van Buitenlandse Zaken en het postennet. De Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) biedt dienstverlening aan burgers in het buitenland (reisdocumenten), informatie over andere diensten van de overheid, en 24/7 aan Nederlanders in nood. HDCV is er ook voor niet-Nederlanders die naar Nederland of het Caribisch deel van het Koninkrijk willen reizen en een visum nodig hebben.
HDCV-CB-FB
De Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken- Consulaire Bedrijfsvoering- Functioneel Beheer
Afdelingsomschrijving:
De Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) is verantwoordelijk voor het verlenen van consulaire dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland en levert een bijdrage aan de regulering van het vreemdelingenverkeer naar Nederland. HDCV doet zowel beleidsontwikkeling als beleidsuitvoering.
Onze directie valt onder de directeur-generaal Europese Samenwerking. Mede door onze inzet is het ministerie van Buitenlandse Zaken 24/7 alert. Dat vraagt om snel schakelen, adequaat inspelen op veranderingen en durven pionieren voor vernieuwing. De lijnen zijn kort en werkinhoudelijk direct. De verwachtingen van publiek, media en politiek zijn hoog en het is belangrijk dat we ons daar bewust van zijn.
Onze Hoofddirectie bestaat uit de volgende afdelingen:
– Een beleidsafdeling (dienstverlening aan vreemdelingen (visa) en aan Nederlanders en een consulaire crisisorganisatie;
– Afdeling Consulaire Bedrijfsvoering;
– Een ondersteunend stafbureau
Onder de hoofddirectie vallen twee uitvoeringsdirecties:
– De Consulaire Service Organisatie (CSO)
– Nederland Wereldwijd (NWW)
NWW heeft binnen de HDCV als doel elke dag betere dienstverlening te leveren aan mensen in en op weg naar het buitenland die iets met de Nederlandse overheid willen regelen. De CSO wil met haar consulaire dienstverlening bijdragen aan veiligheid, economische belangenbehartiging en het faciliteren van burgers om zich als Nederlander te kunnen identificeren en te kunnen reizen.
Het cluster Functioneel Beheer (FB) valt onder de afdeling Consulaire Bedrijfsvoering. Er heerst een open en informele werksfeer en alle collega’s dragen bij aan een plezierige werksfeer. Ons team telt circa achttien medewerkers en is divers, zowel qua achtergrond, gender als leeftijd.
