Projectondersteuner

In het kort: Je gaat het IPM-projectteam voor de vervanging van havenkades allround ondersteunen met planning, acties, documentbeheer, vergaderingen en communicatie, zodat de projectorganisatie soepel en efficiënt verloopt. Opdrachtomschrijving 1. Inleiding en achtergrond De opdrachtgever is voornemens een projectondersteuner in te huren voor het ondersteunen van het IPM-team van een majeur civieltechnisch project binnen de openbare ruimte, namelijk de vervanging van de havenkades op Urk. Het project bevindt zich in de initiatiefase en loopt door tot en met de realisatie/uitvoering. De verwachte looptijd bedraagt circa vier jaar. De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders van het Integraal Projectmanagementmodel (IPM). 1. Doel van de opdracht Het doel van de opdracht is het leveren van een allround projectondersteuner die het projectteam in alle facetten ondersteunt. Houdt overzicht over planningen, acties, documenten en afspraken, werkt nauwkeurig, zodat informatie correct en actueel is, communiceert duidelijk met de verschillende IPM-rolhouders en andere betrokkenen, is proactief door knelpunten te signaleren en zaken tijdig op te pakken en kan goed samenwerken. 1. Context van het project Het betreft een multidisciplinair civieltechnisch project met een omvang van > €30 miljoen, waarin onder andere funderingstechniek, grondkeringen en complexe omgevingsaspecten een belangrijke rol spelen. Het project kent een breed stakeholderveld, bestuurlijke gevoeligheden en een hoge mate van publieke zichtbaarheid. Fase 1, de onderzoeksfase, is inmiddels afgerond. De voorbereidingsfase bestaat met name uit het voeren van aanvullende onderzoeken, opstellen contract, de aanbesteding en communicatie met stakeholders en omgeving. Een bijkomende belangrijke rol is het ondersteunen van de omgevingsmanager in het klachten- en omgevingsmanagement. Hieronder zijn de inmiddels bekende stakeholders benoemd: – Intern – Externe overheden – Externe eigenaren – Havendienst – Beheerders – Financiële adviseurs – Rijkswaterstaat (RWS) – Provincie Flevoland – Waterschap Zuiderzeeland (ZZL) – Omgevingsdienst (OFGV) – Boothelling Balk – Boothelling Hakvoort – Externe kadegebruikers – Balk – Extern overig – Hoekman Shipbuilding – Bedrijvenkring Urk (BKU) – Aanwonenden – Ondernemers West-/Oost- en Handelskade – Gebruikers ligplaatsen – Toerisme 1. Rol binnen het IPM-team De belangrijkste rol van de projectondersteuner is het ondersteunen van het projectteam door de projectorganisatie soepel te laten verlopen. Zij of hij zorgt ervoor dat het projectteam efficiënt kan werken door de organisatorische en administratieve processen goed te ondersteunen. In het IPM-team betekent dit onder andere: – Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en de verslaglegging ervan. – Het bewaken van acties, planning en deadlines. – Het beheren van documenten en projectinformatie. – Het ondersteunen van de verschillende IPM-rolhouders bij administratieve en organisatorische werkzaamheden. – Ervoor zorgen dat informatie tijdig en correct beschikbaar is. Kandidaatomschrijving Opleiding Minimaal MBO+ of HBO opleiding communicatie- en managementassistentie en officemanagement. Ervaring – 2 tot 5 jaar ervaring als projectondersteuner, projectassistent of managementondersteuner. – Ervaring met het ondersteunen van multidisciplinaire projecten. – Ervaring met het plannen en organiseren van overleggen, het bewaken van actiepunten en het beheren van projectdocumentatie. – Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen en documentbeheersystemen (bijvoorbeeld Microsoft Teams, Microsoft SharePoint en Microsoft Office). Competenties – Nauwkeurigheid – Samenwerken – Proactief handelen – Communicatief – Flexibiliteit – Resultaatgericht