In het kort: Je gaat projectmanagers en projectteams ondersteunen met planning, agendabeheer, notuleren, voortgangsbewaking en organisatie van vergaderingen en teamactiviteiten, zodat projecten binnen Stadsontwikkeling soepel en efficiënt verlopen.
Als projectmedewerker binnen het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling ben je de steunpilaar voor projectmanagers en teamleden. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van administratieve taken, agendabeheer, notuleren van vergaderingen, en het bewaken van de voortgang van projecten. Je ondersteunt de projectmanager door de nodige operationele en administratieve ondersteuning te bieden, zodat projecten efficiënt en effectief verlopen.
Jouw functie
Als projectmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitaire zaken. Je biedt zelfstandige ondersteuning aan de projectmanager(s) en fungeert als “ontzorger”. Jij bent de spin in het web, flexibel en in staat snel te schakelen. Je verzorgt o.a. agendabeheer, het inplannen van afspraken, notuleren en bewaakt de voortgang van acties. Daarnaast pak je ad-hoc taken op en ondersteun je bij de organisatie van teamactiviteiten en bijeenkomsten.
Het werken in projecten is hectisch en veelzijdig. Rotterdam is altijd in beweging en jouw werk ook. Je hebt een brede rol, maar je bent in ieder geval bezig met de volgende werkzaamheden:
– Projectcoördinatie en planning: Je organiseert, plant en bewaakt de voortgang van acties, zorgt voor de uitvoering van projectactiviteiten en maakt efficiënte planning mogelijk.
– Ad-hoc ondersteuning: Van het beheren van complex agenda’s tot het organiseren van vergaderingen en teamactiviteiten, je pakt spoedzaken op en zorgt voor naadloze ondersteuning.
– Procesbewaking: Je voert controles uit op de voortgang van projectactiviteiten, signaleert knelpunten en helpt bij het herstructureren van processen indien nodig.
– Omgevingsbewust en proactief: Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en hebt altijd oog voor de context en impact van jouw werk binnen het project en de bredere organisatie.
– Communicatie en rapportage: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor administratieve zaken, met als doel een goede communicatie- en informatiehuishouding binnen het projectteam te waarborgen.
De afdeling
PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma’s in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.
Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel. Wil je meer weten over het PMB? Kijk dan ook eens op https://www.werkenvoorrotterdam.nl/project-management-bureau
Onze organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft – samen met private en publieke partners – vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.
Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.
Ons aanbod
Werklocatie:
Wilhelminakade 179
Thuiswerkbeleid:
Er wordt verwacht dat je minimaal 2 dagen op kantoor werkt. In het kader van Anders werken wordt er op kantoor, op locatie en thuis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Thuiswerkdagen zijn in overleg met jouw leidinggevende.
– De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
– maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
– Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4-niveau;
– Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden (zoals het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van projectoverleggen, het ondersteunen van projectteams bij de opvolging van acties, het plannen van afspraken, het gestructureerd bijhouden van digitale projectdossiers) of een secretariële achtergrond, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, of in een soortgelijke functie;
– Je hebt werkervaring met notuleren in een projectteam;
– Je hebt werkervaring met agendabeheer;
– Je hebt werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.
– Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.
– Werkervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een significant verschil hebt gemaakt voor het team. Deze ervaring wordt onderbouwd met een concreet voorbeeld in je CV. (20 punten)
– Werkervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen hebt ondersteund in een projectomgeving. (20 punten)
– Werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen. (15 punten)
– Werkervaring met het samenwerken met een projectmanager, waarbij je wekelijks overleg hebt en afstemt over de acties en taken. (15 punten)
– Werkervaring opgedaan als projectmedewerker bij een overheidsorganisatie. (10 punten)
Competenties
– Als resultaatgerichte projectmedewerker haal je energie en plezier uit het optimaal ontzorgen en ondersteunen van je team, in zowel een faciliterende als een actieve rol.
– Je bent initiatiefrijk, komt uit jezelf met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig.
– Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden.
– Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat.
– Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten.
– Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van jouw taken.
– Je levert tijdig het afgesproken resultaat.
– Als projectmedewerker is het belangrijk dat je stressbestendig bent.
– Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig, vriendelijk en open.
– Bij (tijds)druk stel je prioriteiten, en koppelt op tijd terug als dit niet lukt.
– Je staat open voor constructieve feedback, en blijft je ontwikkelen in je rol.
– Uiteraard staat integriteit bij jou hoog in het vaandeel en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
– Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken.
– Tot slot ben je communicatief en adviesvaardig en beheers je de Nederlandse taal uitstekend zowel in woord als geschrift.
