In het kort: Je gaat als projectleider de besluitvormingsondersteuning binnen RO verder inrichten, staf en werkwijzen opzetten en borgen, processen implementeren en medewerkers begeleiden bij nieuwe rollen, taken en overlegstructuren.
Organisatiebeschrijving
Over de BUCH
Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.
Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.
Samen werken we aan morgen.
Omschrijving opdracht
Projectleider inrichting besluitvormingsondersteuning binnen RO
Takenpakket
De ambtelijke organisatie van BUCH werkt voor vier gemeentebesturen en kent binnen het domein Ruimtelijke Ontwikkeling een omvangrijke en bestuurlijk gevoelige opgave. In de eerste fase is gewerkt aan het versterken van de ondersteuning van bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen. De vervolgfase vraagt om het verder uitbouwen van de staf, het volledig invullen van rollen en posities en het borgen van eenduidige werkwijzen voor voorbereiding, besluitvorming, vastlegging en opvolging.
De projectleider geeft leiding aan de vervolgfase waarin de ondersteuningsstructuur voor de ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen RO wordt uitgebouwd en geborgd. De opdracht gaat verder dan analyse en ontwerp: de nadruk ligt op implementatie, inrichting van de staf, volledige rol- en taakverdeling, werkafspraken en overdraagbare werkwijzen.
Specifieke werkzaamheden:
Uitbouw en inrichting van de staf
– Uitwerken en realiseren van de benodigde staf- en ondersteuningsfuncties voor het domein RO.
– Zorgen voor volledige invulling van rollen, posities, taken, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerkingsafspraken.
– Vertalen van de gekozen inrichting naar concrete functiebeschrijvingen, werkafspraken, overlegrollen en overdrachtsdocumentatie.
– Afstemmen met domeinmanagement, beleidsafdelingen, secretariële ondersteuning en andere betrokken onderdelen over taakafbakening en eigenaarschap.
– Begeleiden van de overgang van tijdelijke ondersteuning naar een structurele, herkenbare en werkbare staforganisatie.
– Signaleren waar aanvullende capaciteit, expertise of bestuurlijke afstemming nodig is om de inrichting volledig werkend te krijgen.
– Opleveren van een geborgde rol- en verantwoordelijkheidsverdeling inclusief escalatielijnen, mandaten en afspraken over continuïteit.
Implementatie van werkwijzen voor alle relevante overleg- en besluitvormingsprocessen
– Inrichten en implementeren van uniforme werkwijzen voor PHO’s, MTRO, project- en programma-overleggen en relevante interne afstemmingsoverleggen.
– Borgen wie welk overleg voorbereidt, faciliteert, vastlegt en opvolgt.
– Inrichten van duidelijke stukkenstromen, termijnagenda’s, besluitvormingskalenders en kwaliteitsmomenten.
– Ontwikkelen en invoeren van formats, checklists, procesbeschrijvingen en afspraken over informatiekwaliteit.
– Zorgen dat besluitvorming consequent wordt vastgelegd, bewaakt en teruggekoppeld aan de juiste betrokkenen.
– Zorgen voor overdraagbaarheid en borging, zodat de werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden voortgezet.
Realisatie, begeleiding en borging in de praktijk
– Praktisch meewerken aan de ondersteuning van lopende portefeuillehoudersoverleggen en andere prioritaire overlegvormen, terwijl de structurele inrichting wordt afgerond.
– Begeleiden van medewerkers en betrokkenen bij het toepassen van de nieuwe rollen, posities en werkwijzen, inclusief overdracht, instructie en bijsturing waar nodig.
– Opleveren van een concreet implementatie- en borgingspakket met rolbeschrijvingen, procesafspraken, formats, planning en aandachtspunten voor verdere sturing.
Reden inhuur
Piekbelasting / projecten
Gebruik van eigen devices
De opdrachtgever stelt geen devices (laptops en mobiele telefoons) ter beschikking aan ingehuurd personeel. De kandidaat en uitlener dienen hiermee rekening te houden.
Interview
Het interview zal plaatsvinden via MS Teams. De datum en tijd volgt zsm. Communiceer de data aangaande het interview ook met de aan te bieden kandidaten.
– Uw kandidaat voldoet aan het uitgevraagde profiel en u gaat akkoord met de gestelde eisen en opdrachtomschrijving zoals in de toegevoegde bijlage beschreven.
– U dient hier het CV in van uw kandidaat waarbij uw kandidaat in staat is de werkzaamheden die omschreven staan in de opdrachtomschrijving uit te voeren.
– Om het gunningsproces goed te kunnen doorlopen, hebben wij een naam en e-mail adres nodig van uw kandidaat. U neemt dit op in de CV van uw kandidaat.
– Inschrijver draagt er zorg voor dat iedere Professional die hij aan Opdrachtgever aanbiedt, persoonlijk door inschrijver is gesproken en dat de Professional akkoord is met het aanbieden van zijn/haar gegevens.
– Het CV wordt getoetst aan de ervaring die de kandidaat heeft met de gevraagde werkzaamheden. Indien de kandidaat niet voldoet aan de eisen en het gevraagde takenpakket wordt deze kandidaat uitgesloten van deze aanbesteding.
– Uw kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend.
– De aanbieder bevestigt dat zij: De kandidaat persoonlijk gesproken heeft; De opleidingen en werkervaringen van de kandidaat heeft geverifieerd; Minimaal 2 referenties heeft getrokken bij recente opdrachtgevers/werkgevers; Toestemming hebben van de kandidaat dat hij/zij via deze aanbieder wordt voorgesteld.
– Aantoonbaar ruime ervaring met werken op het snijvlak van organisatie, bestuur en politiek binnen gemeenten met groot aantal bestuurders
– Ervaring met het opbouwen, inrichten en borgen van staf- of ondersteuningsfuncties in een bestuurlijke omgeving
– Ervaring met het implementeren van werkprocessen, rolverdelingen en overdraagbare werkwijzen
– Ervaring met veranderkundige begeleiding, stakeholdermanagement en het meenemen van medewerkers in nieuwe manieren van werken
– Bij toekennen van de opdracht, ontvangen wij graag een geldige VOG, niet ouder dan 6 maanden, met screeningsprofiel 11-12-13-22-41-53
– De kandidaat en uitlener dienen ermee rekening te houden dat de opdrachtgever geen devices (laptops en mobiele telefoons) ter beschikking stelt aan ingehuurd personeel.
– Zelf lijnverantwoordelijk geweest binnen een gemeente of vergelijkbare publieke organisatie
– Kennis van de BUCH-gemeenten en de ambtelijke werkorganisatie
– Kennis van bestuurlijke gremia, besluitvormingsroutes en regionale samenwerking
– Bekendheid met procesregie, bestuurlijke advisering en het werken met termijnagenda’s en stukkenstromen
Competenties
– Brengt structuur
– Goede communicatieve vaardigheden
– Het vermogen om effectief samen te werken
– Resultaatgericht
– Oplossingsgericht.
– Hands-on
