Officemanager Griffie

In het kort: Je gaat als officemanager het administratieve en secretariële hart van de griffie vormen, besluitvormingsprocessen ondersteunen, documenten beheren, vergaderingen organiseren en eerste aanspreekpunt zijn voor raadsleden, bestuurders en inwoners. Gemeente Rijswijk De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 700 collega’s. Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken. In onze organisatie: – Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis – Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur Officemanager Griffie Jij bent het administratieve en secretariële hart van de Griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt. Wat ga je doen? Jij: – registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling; – bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces; – zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens onze schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam; – beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs; – bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg; – ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceert de forumagenda’s na vaststelling door het presidium. Later verzorg je ook de publicatie van de raadsagenda; – biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken; – onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering; – organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten; – monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl; – kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in raadsinformatiesysteem iBabs; – voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed functionerende griffie. Jouw team Jij komt te werken in team Griffie, een bijzondere tak binnen de gemeente. Je valt niet onder het college van burgemeester en wethouders, maar rechtstreeks onder de gemeenteraad. Samen met jouw collega’s zorg je dat de raad politieke besluiten kan nemen die bijdragen aan de lokale democratie. Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden. Dit is dé plek voor wie graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt en dienstverlend is ingesteld. Het team is zelfstandig en bestaat uit de griffier, drie raadsadviseurs, een communicatieadviseur, een officemanager en een algemeen medewerker. Dit betreft een tijdelijke ingebedde opdracht i.v.m. een zwangerschapsverlof. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr Is hybride werken mogelijk: Ja, op dinsdagochtend, donderdag en vrijdag