Medior Interne Auditor VIC&A

In het kort: Je gaat interne audits en themaonderzoeken uitvoeren, rechtmatigheid en interne beheersing beoordelen, VIC- en SiSa-controles doen, rapportages en adviezen opstellen en het Three Lines Model en budgethouderschap verder verankeren in de organisatie. Functietitel Medior Interne Auditor VIC&A Organisatieomschrijving Wat je misschien niet verwacht We krijgen het heus wel eens te horen: werken bij een gemeente zal wel voorspelbaar zijn. Maar niets is minder waar. Dat roepen we niet, maar laten we zien. Door de lat wat hoger te leggen dan mensen van ons verwachten. Ook onderling, als collega’s, doen we meer voor elkaar. We werken niet alleen samen, we voelen ons ook met elkaar verbonden. Dat doen we goed, want we kwamen op de shortlist van de Verkiezing tot Beste Overheidsorganisatie van het Jaar 2022. Met 57.925 inwoners en 600 collega’s biedt de gemeente Oosterhout de uitdagingen en kansen van een grote gemeente en de slagvaardigheid en geborgenheid van een kleinere gemeente. Bij Oosterhout realiseer je onze ambities voor 2030. Het is fijn wonen in Oosterhout. Dat willen we zo houden en ons duurzaam voorbereiden op de toekomst. Tegelijk trekken we bedrijven door onze gunstige ligging en zorgen we daarmee voor werkgelegenheid. En bezoekers kunnen in onze gemeente hun hart ophalen in de prachtige parken en bossen, de historische Heilige Driehoek en bij de vele evenementen. Samen met inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en buurgemeenten kleuren we onze toekomst in. Als jij bij ons komt werken, krijgen we nóg meer voor elkaar! Aanleiding, context, opdracht Gemeente Oosterhout werkt aan de verdere professionalisering van de Verbijzonderde Interne Controle & Auditing (VIC&A). Binnen het Auditplan 2026 ligt de nadruk op het versterken van de interne beheersing, het verder positioneren van VIC&A als derde lijn binnen het Three Lines Model, het uitvoeren van risicogerichte audits en het verbeteren van de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. VIC&A heeft daarnaast een belangrijke rol in de opvolging van bevindingen uit eerdere auditjaren, het versterken van procesgericht werken, het voorbereiden van teamverklaringen rechtmatigheid en het uitvoeren van specifieke auditwerkzaamheden, waaronder SiSa-controles. In de doorontwikkeling van VIC&A is behoefte aan tijdelijke versterking op medior niveau. De in te huren Medior Interne Auditor draagt bij aan de uitvoering van het Auditplan 2026 en aan de verdere verankering van de auditfunctie binnen de organisatie. De opdracht richt zich specifiek op: – uitvoeren van het themaonderzoek prestatielevering per team; – actualiseren van de Nota budgethouderschap; – voorbereiden en uitvoeren van een artikel 213a-onderzoek; – voorbereiden van teamverklaringen rechtmatigheid; – uitvoeren van VIC-werkzaamheden op SiSa-regelingen binnen het fysieke domein; – bijdragen aan de verankering van het Three Lines Model in de organisatie; – bijdragen aan rapportages, verbetervoorstellen en overdraagbare auditdossiers. In de bijlage zijn deze werkzaamheden verder uitgewerkt, evenals de fasering. De fasering dient als indicatieve planning. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de inrichting van de werkzaamheden binnen de afgesproken termijnen en resultaten. De opdracht vraagt om een auditor die zowel uitvoerend als adviserend sterk is, beschikt over kennis van interne beheersing, rechtmatigheid en auditmethodiek, en in staat is om verbinding te leggen tussen beleid, uitvoering, interne controle en management. De opdrachtnemer levert gedurende de opdrachtperiode ten minste de volgende producten op: – Plan van aanpak themaonderzoek prestatielevering inclusief scope, onderzoeksvragen, normenkader, planning en betrokken teams. – Rapportage themaonderzoek prestatielevering per team inclusief bevindingen, risicoanalyse, conclusies, aanbevelingen en voorgestelde verbetermaatregelen. – Concept geactualiseerde Nota budgethouderschap inclusief verwerking van rollen, verantwoordelijkheden, prestatieverklaring, budgetbeheer en Three Lines Model. – Onderzoeksvoorstel artikel 213a inclusief onderwerpkeuze, onderzoeksvragen, normenkader, planning en aanpak. – Rapportage artikel 213a-onderzoek voor zover het onderzoek binnen de opdrachtperiode wordt uitgevoerd. – Teamverklaringen rechtmatigheid opmaken en bespreken van de teamverklaringen inclusief borging binnen PDCA-cyclus. – Uitgevoerde VIC-dossiers SiSa fysieke domein inclusief werkprogramma’s, bevindingen, conclusies en rapportagepunten. – Bijdrage aan Verbetermonitor nieuwe of geactualiseerde verbeterpunten met eigenaar, deadline en risicoclassificatie. – Adviesnotitie verankering Three Lines Model inclusief concrete aanbevelingen voor versterking van eerste en tweede lijn en positionering van VIC&A als derde lijn. – Overdrachtsdossier einde opdracht inclusief status werkzaamheden, openstaande punten, risico’s en aanbevelingen voor vervolg. De senior auditor treedt namens de opdrachtgever op als aanspreekpunt voor afstemming over voortgang, resultaten en prioriteiten binnen de opdracht. De opdrachtnemer draagt zorg voor duidelijke vastlegging van werkzaamheden en tijdige afstemming van bevindingen met opdrachtgever, hierover vindt periodiek afstemming plaats. Uit te voeren werkzaamheden 3.1 Themaonderzoek prestatielevering per team De opdrachtnemer voert een themaonderzoek uit naar prestatielevering binnen de relevante teams. Dit onderzoek richt zich op de vraag in hoeverre binnen de organisatie aantoonbaar wordt vastgesteld dat prestaties daadwerkelijk zijn geleverd voordat facturen, subsidies, zorgkosten of andere financiële verplichtingen worden goedgekeurd en betaald. De werkzaamheden omvatten onder meer: – opstellen van een plan van aanpak voor het themaonderzoek prestatielevering; – afstemmen van scope, onderzoeksvragen en planning met opdrachtgever; – uitvoeren van interviews en dossieronderzoek bij relevante teams; – beoordelen van de opzet, het bestaan en waar mogelijk de werking van beheersmaatregelen rond prestatieverklaring; – beoordelen of bewijs van levering zichtbaar, tijdig en controleerbaar wordt vastgelegd; – toetsen of rollen en verantwoordelijkheden in de eerste en tweede lijn voldoende duidelijk zijn; – signaleren van risico’s, tekortkomingen en goede voorbeelden; – opstellen van een rapportage met bevindingen, oorzakenanalyse, risico-inschatting en concrete aanbevelingen per team; – vertalen van relevante bevindingen naar de Verbetermonitor. Bij dit onderzoek wordt aangesloten bij het Auditplan 2026 en bij eerdere bevindingen waarin bewijs van levering en prestatieverklaring als gemeentebreed aandachtspunt zijn benoemd. 3.2 Actualiseren Nota budgethouderschap De opdrachtnemer actualiseert, in samenhang met het themaonderzoek prestatielevering, de Nota budgethouderschap. De actualisatie richt zich op het verduidelijken van rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en beheersmaatregelen rondom budgetbeheer, prestatieverklaring, verplichtingenbeheer en rechtmatigheid. De werkzaamheden omvatten onder meer: – inventariseren van bestaande kaders, nota’s, mandaten en werkinstructies; – analyseren van bevindingen uit VIC, accountant en Verbetermonitor die relevant zijn voor budgethouderschap; – actualiseren van bepalingen over budgetverantwoordelijkheid, autorisatie, prestatieverklaring, factuurcontrole, verplichtingen en dossiervorming; – expliciet verwerken van de rolverdeling tussen eerste, tweede en derde lijn; – afstemmen van conceptteksten met opdrachtgever (financiën, Inkoop, Control, proceseigenaren en directie); – opleveren van een concept geactualiseerde Nota budgethouderschap inclusief implementatieadvies. 3.3 Artikel 213a-onderzoek De opdrachtnemer bereidt een artikel 213a-onderzoek voor en voert dit, afhankelijk van bestuurlijke besluitvorming over onderwerp en scope, geheel of gedeeltelijk uit. Een artikel 213a-onderzoek richt zich op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. De werkzaamheden omvatten onder meer: – adviseren over mogelijke onderzoeksonderwerpen passend bij actuele risico’s, Auditplan 2026 en bestuurlijke prioriteiten; – opstellen van een onderzoeksvoorstel inclusief doelstelling, onderzoeksvragen, afbakening, normenkader, planning en benodigde capaciteit; – uitvoeren van documentanalyse, interviews en toetsende werkzaamheden; – analyseren van bevindingen in relatie tot doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid en interne beheersing; – opstellen van een rapportage met conclusies en aanbevelingen; – afstemmen van feitelijke bevindingen met opdrachtgever; – voorbereiden van bestuurlijke bespreking, indien van toepassing. 3.4 Voorbereiden teamverklaringen rechtmatigheid De opdrachtnemer ondersteunt VIC&A bij het voorbereiden van teamverklaringen rechtmatigheid. Doel hiervan is om de verantwoordelijkheid voor rechtmatigheid nadrukkelijker in de eerste lijn te beleggen en proceseigenaren periodiek te laten verklaren over de beheersing van relevante processen. De werkzaamheden omvatten onder meer: – ontwikkelen/actualiseren van format voor teamverklaringen rechtmatigheid; – het opmaken van de teamverklaringen o.b.v. de bevindingen van de VIC; – bespreken teamverklaring met opdrachtgever (teamleiders); – beoordelen van ontvangen verklaringen op volledigheid, consistentie en onderbouwing; – adviseren over structurele borging van teamverklaringen in de PDCA-cyclus. 3.5 Uitvoeren VIC SiSa-regelingen fysieke domein De opdrachtnemer voert VIC-werkzaamheden uit op SiSa-regelingen binnen het fysieke domein. Hierbij wordt beoordeeld of de specifieke uitkeringen rechtmatig zijn besteed, juist en volledig zijn verantwoord en voldoende zijn onderbouwd in de dossiervorming. De werkzaamheden omvatten onder meer: – inventariseren van relevante SiSa-regelingen binnen het fysieke domein; – opstellen of actualiseren van werkprogramma’s per regeling; – beoordelen van subsidiabele bestedingen, voorwaarden, termijnen en onderbouwing; – toetsen van aansluiting tussen financiële administratie, onderliggende dossiers en SiSa-verantwoording; – beoordelen van de kwaliteit en volledigheid van de dossiervorming; – afstemmen van bevindingen met opdrachtgever (beleidsmedewerkers, projectleiders, P&C en Financiën); – vastleggen van werkzaamheden in het auditdossier; – rapporteren van fouten, onzekerheden, aandachtspunten en verbetermaatregelen. 3.6 Bijdragen aan verankering Three Lines Model De opdrachtnemer levert een actieve bijdrage aan de verdere verankering van het Three Lines Model binnen de organisatie. Dit betekent dat de opdrachtnemer niet alleen audits uitvoert, maar ook helpt om rollen, eigenaarschap en verantwoordelijkheden in de eerste, tweede en derde lijn concreter te maken. De werkzaamheden omvatten onder meer: – analyseren waar in processen kwetsbaarheden bestaan in de eerste en tweede lijn; – adviseren over versterking van proceseigenaarschap, beheersmaatregelen en monitoring; – bijdragen aan bewustwording bij teams over hun verantwoordelijkheid voor rechtmatigheid en interne beheersing; – ondersteunen bij het vertalen van auditbevindingen naar structurele verbetermaatregelen; – adviseren over de rol van tweede lijnsfuncties zoals Financiën, Inkoop, Kwaliteit, CISO, FG en Control; – bijdragen aan gesprekken, presentaties of werksessies over het Three Lines Model; – helpen voorkomen dat VIC&A verantwoordelijkheden overneemt die in de eerste of tweede lijn thuishoren; – versterken van de positie van VIC&A als onafhankelijke derde lijn. Fasering Fase 1 — Start en voorbereiding Periode: september 2026 – kennismaking met VIC&A, Team Control en relevante stakeholders; – bestuderen Auditplan 2026, VIC-plannen, Verbetermonitor en relevante rapportages; – opstellen detailplanning opdracht; – prioriteren van werkzaamheden met senior auditor. Fase 2 — Uitvoering eerste opdrachten Periode: oktober 2026 tot en met december 2026 – starten themaonderzoek prestatielevering; – voorbereiden actualisatie Nota budgethouderschap; – opzetten format teamverklaringen rechtmatigheid; – starten VIC SiSa fysieke domein; – voorbereiden onderzoeksvoorstel artikel 213a. Fase 3 — Rapportage en verdieping Periode: januari 2027 tot en met april 2027 – afronden rapportage themaonderzoek prestatielevering; – opleveren concept Nota budgethouderschap; – uitvoeren dan wel voorbereiden artikel 213a-onderzoek; – afronden VIC SiSa-dossiers fysieke domein; – begeleiden eerste toepassing teamverklaringen rechtmatigheid; – bijdragen aan VIC-rapportages en Verbetermonitor. Fase 4 — Afronding en overdracht Periode: mei 2027 tot en met juli 2027 – afronden resterende rapportages; – opleveren adviesnotitie Three Lines Model; – actualiseren openstaande verbeterpunten; – opstellen overdrachtsdossier; – evalueren opdracht en adviseren over vervolg. Uren en werkdagen Aantal uur per week: 24,00 Werkdagen: Maandag; Dinsdag; Woensdag; Donderdag; Vrijdag Toelichting op uur per week: Voor de uitvoering van de opdracht wordt uitgegaan van een indicatieve inzet van gemiddeld circa 24 uur per week. De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig hoe hij deze inzet organiseert om de overeengekomen resultaten op te leveren. Het aantal thuiswerkuren in overleg. Klant/opdrachtgever gegevens Klant: Gemeente Oosterhout Afdeling: Control Werklocatie: Stadhuis