In het kort: Je gaat de contractadministratie van I&A actualiseren, structureren en controleren, eigenaarschap en financiële aansluiting inzichtelijk maken, besluitvorming voorbereiden en openstaande contractgerelateerde werkzaamheden ordenen en overdraagbaar opleveren.
Organisatiebeschrijving
Over de BUCH
Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.
Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.
Samen werken we aan morgen.
Omschrijving opdracht
Contractbeheerder
Takenpakket
Opdracht – Actualiseren en structureren contractadministratie I&A
Aanleiding
Binnen I&A is behoefte aan een actuele, betrouwbare en overdraagbare contractadministratie. De huidige registratie is niet overal volledig of actueel. Ook is het eigenaarschap van contracten niet altijd duidelijk vastgelegd en zijn er verschillen en onduidelijkheden tussen contractgegevens, financiële informatie en de bestaande werkvoorraad.
Daarnaast bereikt in Q4 2026 een groot aantal contracten de einddatum of een belangrijk beslismoment. Om tijdig te kunnen besluiten over verlenging, beëindiging, wijziging of een eventueel vervolgtraject, moeten de verantwoordelijke contracteigenaren beschikken over actuele en volledige informatie.
Doel van de opdracht
Het actualiseren, controleren en structureren van de contractadministratie van I&A, zodat:
– contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is;
– duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de betreffende contracten;
– contracteigenaren tijdig kunnen besluiten over contracten waarvoor in Q4 actie nodig is;
– financiële en contractuele informatie waar mogelijk op elkaar aansluit;
– openstaande werkzaamheden inzichtelijk en beheersbaar zijn;
– een overdraagbare basis ontstaat voor de structurele inrichting van contractbeheer.
Op te leveren resultaten
1. Actuele en betrouwbare contractregistratie
De relevante I&A-contracten zijn geïnventariseerd en gecontroleerd. Ontbrekende, onjuiste of verouderde gegevens zijn waar mogelijk aangevuld of gecorrigeerd in TOPdesk. Resterende afwijkingen en ontbrekende informatie zijn inzichtelijk gemaakt.
1. Inzicht in contracteigenaarschap
Per contract is vastgesteld of een contracteigenaar bekend en geregistreerd is. Ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap is gesignaleerd en voorgelegd aan de organisatie voor besluitvorming. Vastgesteld eigenaarschap wordt verwerkt in de contractregistratie.
1. Overzicht en voorbereiding besluitvorming Q4
Er is een overzicht van contracten waarvoor in Q4 2026 een einddatum, verlengmoment, opzegtermijn of ander relevant beslismoment geldt. Per contract is de voor besluitvorming benodigde informatie verzameld en worden de verantwoordelijke eigenaren tijdig geïnformeerd over het benodigde besluit en de relevante termijn.
1. Aansluiting contractuele en financiële informatie
Relevante contractbedragen, financiële verplichtingen en beschikbare factuurinformatie worden gebruikt om de contractregistratie te controleren. Geconstateerde afwijkingen, ontbrekende verplichtingen of andere onduidelijkheden worden inzichtelijk gemaakt en waar mogelijk opgelost.
1. Opschonen bestaande werkvoorraad
Openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken, waaronder de werkvoorraad uit de Contracten IenA-mailbox, worden geïnventariseerd, geordend en waar mogelijk afgehandeld. Niet-afgeronde werkzaamheden worden voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke.
1. Overdracht en borging
De gehanteerde werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden worden vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd. Hiermee ontstaat een basis om de structurele verantwoordelijkheden voor contractadministratie en contractbeheer vervolgens op de juiste plaats in de organisatie te beleggen.
Werkzaamheden binnen de opdracht
Om bovenstaande resultaten te realiseren kunnen onder andere de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:
– contractgegevens controleren en actualiseren;
– contracten registreren in TOPdesk;
– informatie bij interne betrokkenen en leveranciers opvragen;
– financiële en contractuele gegevens vergelijken;
– aflopende contracten signaleren;
– besluitvorming voorbereiden;
– openstaande contractzaken behandelen;
– rapportages/overzichten opstellen.
Afbakening
De opdracht is gericht op het op orde brengen, inzichtelijk maken en overdraagbaar maken van de bestaande contractadministratie en werkvoorraad. Structureel eigenaarschap van contracten, budgetverantwoordelijkheid en besluitvorming over verlengen, beëindigen, inkopen of aanbesteden blijven bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen.
Reden inhuur
Piekbelasting
Gebruik van eigen devices
De opdrachtgever stelt geen devices (laptops en mobiele telefoons) ter beschikking aan ingehuurd personeel. De kandidaat en uitlener dienen hiermee rekening te houden.
Interview
Het interview zal plaatsvinden op het gemeentehuis van Bergen, op een nader te bepalen dag en tijdstip. Houd de planning hiervoor in de gaten. Communiceer de data aangaande het interview ook met de aan te bieden kandidaten.
– HBO werk- en denkniveau
– Ervaring met contractmanagement en/of leveranciersmanagement;
– Ervaring met het analyseren en structureren van contractportefeuilles;
– Kennis van contractuele verplichtingen, looptijden, risico’s, KPI’s en SLA’s;
– Ervaring met leveranciersbeoordelingen en prestatiemanagement;
– Ervaring met procesverbetering en het opstellen van managementinformatie;
– Het vermogen om zelfstandig een opdracht van analyse tot implementatie en overdracht uit te voeren.
– Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal
– Je bent voor De BUCH beschikbaar per 1 oktober 2026
– Je moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen
– Uw kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend.
– U dient hier het CV in van uw kandidaat waarbij uw kandidaat in staat is de werkzaamheden die omschreven staan in de opdrachtomschrijving uit te voeren.
– Om het gunningsproces goed te kunnen doorlopen, hebben wij een naam en e-mail adres nodig van uw kandidaat. U neemt dit op in de CV van uw kandidaat.
– Inschrijver draagt er zorg voor dat iedere Professional die hij aan Opdrachtgever aanbiedt, persoonlijk door inschrijver is gesproken en dat de Professional akkoord is met het aanbieden van zijn/haar gegevens.
– Het CV wordt getoetst aan de ervaring die de kandidaat heeft met de gevraagde werkzaamheden. Indien de kandidaat niet voldoet aan de eisen en het gevraagde takenpakket wordt deze kandidaat uitgesloten van deze aanbesteding
– De aanbieder bevestigt dat zij:
De kandidaat persoonlijk gesproken heeft;
De opleidingen en werkervaringen van de kandidaat heeft geverifieerd;
Minimaal 2 referenties heeft getrokken bij recente opdrachtgevers/werkgevers;
Toestemming hebben van de kandidaat dat hij/zij via deze aanbieder wordt voorgesteld.
– Je moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen
– Bij toekennen van de opdracht, ontvangen wij graag een geldige VOG, niet ouder dan 6 maanden, met screeningsprofiel 11,12,13,21,22,41,53.
– Ervaring met het werken bij een vergelijke werkorganisatie en/ of gemeente
– Bekend met Topdesk
– Is in staat om proactief persoonlijke gesprekken te voeren, niet alleen digitaal.
Competenties
– Secuur
– proactief
– analytisch
– samenwerken
– communicatief sterk.
