Managementassistent Locatie Essenhof en Biesboschcentrum

In het kort: Je gaat als managementassistent teamleiders en teams ondersteunen met agendabeheer, correspondentie, organiseren van bijeenkomsten, vastleggen en bewaken van acties en meedenken over het verbeteren van bedrijfsvoeringprocessen binnen de gemeentelijke organisatie. Heb jij als Managementassistent een dienstverlenende instelling en wil jij werken voor een inspirerende en levendige gemeente vol ambities? Jij bent op je best als je kunt organiseren, plannen en je hebt er plezier in om een (of meer) teamleider(s) over de volle breedte te ondersteunen! Enthousiast geworden? Dan hebben wij de vacature voor jou! Waar kom je te werken? Aan de slag bij de gemeente Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waar jij door jouw bijdrage een grote invloed hebt op het woonplezier van onze inwoners. Werken voor Dordrecht is extra leuk, omdat de stad precies de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen en tegelijkertijd is de organisatie compact genoeg om slagkracht en korte lijnen te behouden. Dordrecht is daarmee de perfecte omgeving om jouw talent voor in te zetten. Wat ga je doen? Samen met jouw collega managementassistentes vorm je een belangrijke verbinding tussen de teamleiders, teamleden én andere afdelingen. En met jouw expertise van Microsoft 365 ben je al snel onmisbaar in jouw team. Daar ga je aan de slag met de volgende taken: – Je beheert de agenda van de teamleiders en je prioriteert de dagelijkse werklast; – Je plant (complexe) afspraken in en organiseert verschillende bijeenkomsten; – Je draagt bij aan het e-mail verkeer en correspondentie; – Je legt deadlines en acties vanuit diverse overleggen vast en bewaakt deze; – Je denkt op procesmatige wijze mee en doet verbetervoorstellen voor het optimaliseren van o.a. bedrijfsvoeringprocessen; – Je werkt nauw samen met de andere managementassistentes en je vormt de verbinding tussen de teamleiders, de teamleden en overige afdelingen. Let op: Locatie waar gewerkt wordt is Essenhof en Biesboschcentrum (waarbij Biesboschcentrum het beste bereikbaar is met de auto, OV komt er niet) Goed om te weten – Iedereen die de gemeente Dordrecht komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten. Deze kosten vergoeden wij. – Het inwinnen van referenties, een assessment (psychologische- en vaardigheidstest) of een (online) screening kan onderdeel uitmaken van de procedure. – De gemeente moet goed kunnen handelen bij grote incidenten en crises. Daarom is er een crisisorganisatie. Afhankelijk van je functie en vaardigheden kun je worden gevraagd om hierin een rol te vervullen. Als dit voor jou geldt, maken we duidelijke afspraken en krijg je de juiste training en ondersteuning. De kennis en ervaring die je opdoet, helpen je ook in je dagelijkse werk.