Management Assistent -Operations

In het kort: Je gaat twee Senior Managers binnen Operations volledig ontzorgen met complex agendabeheer, vergaderorganisatie, coördinatie van interne en externe contacten en het organiseren van diverse facilitaire en teamactiviteiten in een dynamische omgeving. Voor Schiphol zijn we op zoek naar een hands-on Management Assistent voor de Operations-afdeling: Nice to know (you) – In deze rol van management assistant ben je de rechterhand van 2 Senior Managers van de afdeling Operations. – Je werkt nauw samen met de andere management assistants binnen Operations om zo met elkaar bij te dragen aan het soepele verloop van de dagelijkse operatie. – Met ruim 4200 trotse collega’s werken we aan onze missie: het creëren van een thuishaven voor wereldreizigers. De afdeling Schiphol Operations De afdeling van Schiphol Operations houdt Schiphol 24/7 in beweging. Elke dag rekenen miljoenen reizigers en honderden luchtvaartmaatschappijen op een soepel en veilig proces. Van bagageafhandeling en passagiersstromen tot de-icing en airside coördinatie: samen maken we elke dag dé dag van onze reizigers. Op de werkvloer, in de regieruimtes of binnen de havendienst: overal werk je in een wereld die nooit stilstaat. Dankzij data, techniek en teamwork blijft Schiphol continu draaien. Connecting your world Als Management Assistant ben je onderdeel van het team Management Assistants binnen Operations, maar heb je wel je eigen scope en ondersteun je twee Senior Managers, in de breedste zin van het woord. Jij bent hen steeds een stap voor. Hoe jij dit precies realiseert? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij zorgt voor de juiste balans. Dit lukt je ook als de situatie hectisch of stressvol is. Jij zet jouw talenten in bij het: – Organiseren en prioriteren van de complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken, het bewaken van deadlines en fungeren als oren en ogen richting het team. – Voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen, inclusief het controleren van stukken, beheren van agenda en genodigden en tijdig anticiperen op wijzigingen. – Agendebeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond. – Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief het zelfstandig oppakken en opvolgen van verzoeken en het coördineren van bezoek. – Nauw samenwerken met assistants en secretariaten binnen Schiphol Group. – Organiseren en coördineren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events. Gezien de aard van de werkzaamheden ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je bent proactief, zelfstandig en signaleert tijdig urgente zaken, zodat je manager zich kan focussen op zijn kerntaken. Ook ben je bent altijd op zoek naar manieren om efficiënter te organiseren en sterk met data, systemen en nieuwe technologieën (zoals de inzet van AI).