Locatiecoördinator Oekraïne opvang

In het kort: Je gaat de dagelijkse organisatie en bedrijfsvoering van opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden coördineren, bewoners begeleiden, protocollen en beheerplannen opstellen en naleving van huisregels, veiligheid en welzijn bewaken. Organisatie De gemeente Waterland is een (relatief) kleine gemeente. Typerend voor onze organisatie is het ‘ons kent ons’ gevoel en de korte, informele lijnen. Het enige constante is verandering en dat is voor de gemeente Waterland niet anders. Opdracht Als locatiecoördinator ben je verantwoordelijk voor de gehele organisatie binnen de twee opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden in gemeente Waterland. Als locatiecoördinator werk je nauw samen met de andere (veelal parttime) medewerkers op locatie, de beleidsafdeling van de gemeente, uitvoerende organisaties en collega’s van gemeenten in de regio. Je coördineert en bewaakt de uitvoering van taken, zorgt voor naleving van afspraken en faciliteert waar nodig. De bewoners van de opvanglocatie kennen jou en jij kent hen! Verhuizing, (over)plaatsing in de regio of inzet van extra zorg; jij weet wat er speelt en wat er nodig is! Je bent alert op verbeterpunten en handelt proactief, zelfs in ad-hoc situaties en bij diverse uitdagingen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het mede bepalen van beleid op de opvanglocatie en het op een correcte manier overbrengen hiervan aan de receptionisten, bewoners en andere medewerkers. Je werkzaamheden voer je vooral uit op locatie en soms op het gemeentekantoor. Jouw taken en verantwoordelijkheden: – Je bent verantwoordelijk voor de gehele organisatie en het dagelijks goede verloop op de opvanglocaties; – Je schakelt met verschillende stakeholders op en buiten de locaties (denk aan partners voor facilitair beheer, collega’s binnen de gemeente, vrijwilligers); – Je bent aanspreekpunt voor bewoners; – Je vangt signalen op vanuit de omgeving en waar nodig acteer je daarop en draagt zo bij aan het creëren van draagvlak in de omgeving; – Je neemt deel aan het regionale operationele overleg waar je de gemeente vanuit de opvanglocaties vertegenwoordigd; – Je bent het aanspreekpunt voor de plaatsing van nieuwe bewoners; – Je hebt een signalerende functie richting de beleidsmedewerkers; – Je bent afwisselend op locatie en op kantoor; – Je bent verantwoordelijk voor het welzijn van de bewoners; – Je bent het eerste aanspreekpunt voor instanties van buitenaf, zoals politie, brandweer en BOA’s; – Je ziet toe op de naleving en toepassing van huisregels en het signaleren van bewoners die extra zorg en aandacht nodig hebben; – Je voert indien nodig (vroegtijdige) escalatiegesprekken met bewoners en je schrikt niet van conflicten of casuïstiek zonder bestaand proces of oplossing. De opdracht bestaat uit: De functie leidt concreet tot de volgende hoofdproducten: – Locatiebeheerplan – Werk- en procesafspraken opvanglocaties – Bewonersregistratie, plaatsings- en doorverwijzingsprotocol – Handhavings- en escalatieprotocol De opdracht en resultaten per hoofdproduct zijn als volgt: 1. Operationeel beheer opvanglocaties De opdracht bestaat uit het actualiseren van een beheerplan. Eindproduct: Actueel locatiebeheerplan – Opgesteld en onderhouden locatiebeheerplan voor beide opvanglocaties. – Beschrijving van processen, verantwoordelijkheden, contactpersonen en escalatieroutes. – Het ontwikkelen van een maandelijkse voortgangsrapportage voor projectleider en management over bezetting, bijzonderheden en knelpunten. 1. Coördinatie dagelijkse bedrijfsvoering Eindproduct: Actualisatie van werk- en procesafspraken opvanglocaties – Vastgelegde werkafspraken voor medewerkers, receptionisten en externe partners. – Overzicht van operationele processen en taakverdeling. – Actielijst en opvolgingssysteem voor meldingen en incidenten. Het eindproduct is compleet, onderbouwd en tijdig opgeleverd als betrokken partijen (verhuurder pand, beheerders, medewerkers etc.) een handboek hebben met daarin routes, afspraken en taakverdeling. Dit handboek moet uiterlijk 1 augustus 2027 opgeleverd worden. 1. Bewonersbeheer, welzijn en plaatsingen Eindproduct: Plaatsings- en doorverwijzingsprotocol – Actuele bewonersregistratie – Protocol voor instroom, doorstroom, verhuizing en uitstroom van bewoners. – Overzicht van beschikbare en bezette opvangplaatsen. – Procedure voor het signaleren van zorg-, veiligheids- en welzijnsvraagstukken. – Registratie van signalen en ingezette acties. – Vastgelegde samenwerkingsafspraken met zorg- en hulpverleningsinstanties. Het eindproduct is compleet, onderbouwd en tijdig opgeleverd als protocollen zijn opgesteld en afgestemd met de betrokken lokale en regionale partijen. Deze protocollen moeten aansluiten en afgestemd zijn op de werkwijze van de teams van de gemeente (Jeugd, Wmo, Publiekszaken, Participatie). Deze protocollen zijn uiterlijk 1 augustus 2027 uitgewerkt in concept. 1. Naleving huisregels en leefbaarheid Eindproduct: Handhavings- en escalatieprotocol – Actualisatie van huisregels voor bewoners – Procedure voor waarschuwingen, gesprekken en escalaties. – Registratiesysteem voor overtredingen en opvolging. Het eindproduct is een protocol. Dit is compleet, onderbouwd en tijdig opgeleverd als dit aansluit bij de gemeentelijke protocollen, en tegelijk rekening houdt met de geldende wet- en regelgeving voor opvang van Oekraïeners. De beoogde deadline voor dit protocol is 1 augustus 2027. Randvoorwaarden: – De locatiecoördinator opereert zelfstandig en voert een vooraf overeengekomen opdracht uit zonder hiërarchische aansturing of toezicht vanuit de opdrachtgever. Indien nodig stemt locatiecoördinator af met betrokkenen binnen de afdeling, projectleider of opdrachtgever, en levert eindproducten op zonder afhankelijkheid van de afdeling. – De locatiecoördinator heeft vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd. Indien deadlines of producten niet geleverd, of niet tijdig geleverd kunnen worden, wordt hier op tijd over gecommuniceerd aan opdrachtgever. – De locatiecoördinator is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op hoe de resultaten behaald moeten worden. De opdrachtnemer bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.