In het kort: Je gaat als junior projectleider verbeterprojecten coördineren rond het ambtelijk horen, plannen en voortgang bewaken, overleggen organiseren, informatie vastleggen en met diverse stakeholders samenwerken om processen en dienstverlening te optimaliseren.
Opdrachtomschrijving:
De Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT) is opgericht om uitvoering te geven aan de hersteloperatie van de toeslagenaffaire. Hiervoor zijn verschillende regelingen ontwikkeld om gedupeerde ouders te ondersteunen bij hun herstel. UHT is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze regelingen. Wanneer belanghebbenden bezwaar maken of beroep instellen tegen een besluit, worden deze zaken behandeld binnen het cluster Bezwaar, Beroep, Ingebrekestellingen & Werkelijke Schade (BBI&WS).
Binnen dit cluster maakt het Keten Implementatieteam (KIT) onderdeel uit van de organisatie. Het KIT ondersteunt de operatie door projecten te initiëren en te realiseren die bijdragen aan procesverbetering, versnelling van de uitvoering en verdere professionalisering van de organisatie. Omdat UHT en BBI&WS zich blijven ontwikkelen, is er voortdurend behoefte aan het verbeteren van processen, het implementeren van veranderingen en het realiseren van nieuwe initiatieven. Het KIT zorgt ervoor dat deze veranderingen gestructureerd worden uitgevoerd en aansluiten op de strategische doelstellingen van de organisatie. Door middel van een zorgvuldig geprioriteerde projectenportefeuille draagt het team bij aan een duurzame vergroting van de operationele capaciteit en een effectieve ondersteuning van de primaire processen.
De functie
Als junior projectleider maak je deel uit van het Keten Implementatieteam en werk je aan één of meerdere projecten binnen de portefeuille van het team. Deze projecten zijn gericht op het succesvol implementeren van veranderingen die bijdragen aan de realisatie van de opgave van UHT. Je werkt met een grote mate van zelfstandigheid en beweegt je daarbij door de volle breedte van de organisatie. Daarnaast werk je regelmatig samen met stakeholders buiten UHT. Als onderdeel van een projectteam vervul je een centrale rol in de coördinatie en uitvoering van projectactiviteiten. Je brengt betrokken partijen samen, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen.
Wij zijn op zoek naar een gedreven en resultaatgerichte junior projectleider die moeiteloos balanceert tussen kwaliteit, voortgang en deadlines. Je werkt zelfstandig aan een of meerdere (deel)projecten en ondersteunt senior projectleiders en programmamanagers bij de realisatie van projectdoelstellingen. Daarbij lever je een actieve bijdrage aan de voorbereiding, uitvoering en beheersing van projecten en fungeer je als betrouwbare sparringpartner binnen het projectteam.
Als junior projectleider ben je verantwoordelijk voor het coördineren, monitoren en bewaken van de voortgang van projecten. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende stakeholders en onderhoudt nauw contact met procesregisseurs, IV- en dataspecialisten, uitvoerende collega’s en andere betrokkenen. Dankzij jouw analytisch vermogen, organisatorisch inzicht en sterke communicatieve vaardigheden weet je projecten gestructureerd te organiseren en voorspelbaar tot resultaat te brengen. Binnen projecten zorg je voor structuur, overzicht en een effectieve samenwerking tussen betrokken partijen. Je bent een stabiele factor binnen het team, brengt mensen samen en zorgt ervoor dat informatie tijdig beschikbaar, actueel en toegankelijk is. Je voelt je verantwoordelijk voor het behalen van resultaten en durft stakeholders aan te spreken op gemaakte afspraken, deadlines en benodigde bijdragen. Je legt verantwoording af aan de programmamanager of senior projectleider. In nauwe afstemming bespreek je de voortgang, risico’s, knelpunten en inhoudelijke keuzes binnen het project. Daarnaast draag je actief bij aan de borging van kwaliteit, consistentie en kennisdeling binnen de organisatie.
Werkzaamheden
In deze rol houd je je onder andere bezig met:
– Opstellen van plannen van aanpak, inclusief een realistische inschatting van benodigde tijd, capaciteit, middelen en risico’s.
– Organiseren en bewaken van de projectstructuur, planning en voortgang.
– Ondersteunen bij het formuleren van projectopdrachten, doelstellingen en resultaten, inclusief het opstellen van projectplannen, impactanalyses en andere projectdeliverables.
– Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, workshops, besluitvormingssessies en andere projectbijeenkomsten.
– Bewaken van gemaakte afspraken, prioriteiten en deadlines en het stimuleren van tijdige aanlevering van benodigde informatie.
– Verzorgen en beheren van een correcte projectadministratie, waaronder rapportages, verslagen, actie- en besluitenlijsten.
– Verwerken, vastleggen en overdragen van relevante projectinformatie en kennis binnen de daarvoor bestemde systemen en archieven.
– Onderhouden van een effectieve samenwerking met de programmamanager, senior projectleider, projectteamleden en overige stakeholders.
– Zorgdragen voor actuele, volledige en toegankelijke projectinformatie voor alle betrokkenen.
– Zelfstandig uitvoeren van projectwerkzaamheden en waar mogelijk overnemen van deelverantwoordelijkheden van de senior projectleider.
– Signaleren van ontwikkelingen binnen de organisatie en deze vertalen naar kansen, risico’s en aandachtspunten voor het project.
– Informeren van de senior projectleider over relevante ontwikkelingen, voortgang, afhankelijkheden en knelpunten binnen het project.
Met jouw proactieve houding, organisatietalent en samenwerkingsgerichtheid lever je een belangrijke bijdrage aan het succesvol realiseren van projectdoelstellingen en organisatiebrede verbeteringen.
Het project Ambtelijk Horen richt zich op het verder professionaliseren en optimaliseren van het hoorproces binnen bezwaarprocedures. Doel van het project is om bezwaarmakers op een zorgvuldige, uniforme en tijdige wijze te horen, waarbij zowel de kwaliteit van de besluitvorming als de dienstverlening aan ouders wordt verbeterd.
Binnen dit project worden processen, werkwijzen en ondersteunende middelen ontwikkeld en geïmplementeerd om het hoorproces efficiënter en beter beheersbaar te maken. Daarbij wordt nauw samengewerkt met juridische specialisten, procesregisseurs, operationele teams, IV-specialisten en andere betrokken stakeholders.
Als junior projectleider draag je bij aan de coördinatie en implementatie van verbeteringen binnen het hoorproces. Je ondersteunt bij het opstellen van plannen, het bewaken van de voortgang, het organiseren van werksessies en het afstemmen met betrokken teams. Daarnaast zorg je ervoor dat afspraken worden vastgelegd, acties worden opgevolgd en projectresultaten tijdig worden gerealiseerd.
Door de inzet van het project Ambtelijk Horen wordt bijgedragen aan een meer voorspelbare, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige afhandeling van bezwaren, met oog voor zowel de belangen van ouders als de doelstellingen van de organisatie.
Achtergrond opdracht:
Toeslagen heeft de opgave om jaarlijks voor meer dan vijf miljoen huishoudens meer dan zeven miljoen toeslagen rechtmatig, tijdig en juist toe te kennen en uit te keren. De afgelopen jaren is heel helder geworden dat er grote problemen zijn ontstaan bij de toeslagen voor de kinderopvang. Hierdoor zijn veel ouders getroffen. De komende jaren staan in het teken van het herstellen van het geschonden vertrouwen en het herstellen en mogelijk compenseren van gedupeerden die getroffen zijn. Het beoordelen, herstellen en compenseren wordt uitgevoerd door de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT), die hiervoor speciaal is ingericht.
De UHT organisatie is inmiddels uitgegroeid tot een volwassen organisatie met meer dan 2000 mensen, die samen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van onder meer Eerste Herstel, Integrale Beoordeling, Kindregeling, Nabestaanden, Ex-toeslagpartners, HZK, Bezwaren en Beroepen.
We maken goede vorderingen met de uitvoering van de opdracht die UHT heeft om gedupeerden financieel herstel te bieden. Tegelijkertijd is deze hersteloperatie eindig en dienen we ons voor te bereiden op een zorgvuldige beëindiging en afronding van onze werkzaamheden.
Bijzonderheden
Op woensdag heeft dit team een vaste kantoordag en de tweede kantoordag is afhankelijk van het projectteam waarmee je samenwerkt.
