In het kort: Je gaat als projectleider meerdere complexe aanbestedingstrajecten in het domein natuurbeheer voorbereiden, organiseren en begeleiden, stakeholders aansturen en zorgen voor heldere aanbestedingsdocumenten, planning, kwaliteit, risico’s en besluitvorming.
Specificaties opdracht
Beschrijving, context en behoefte
Team inkoop is binnen Staatsbosbeheer verantwoordelijk voor het professioneel en rechtmatig aanbesteden van leveringen, werken en diensten die bijdragen aan het beheer en onderhoud van natuurgebieden.
Voor een aantal aanbestedingen zoeken wij hiervoor 2 ervaren projectleiders voor het succesvol doorlopen van meerdere aanbestedingstrajecten, waaronder:
– het opzetten en aanbesteden van een landelijke raamovereenkomst voor het maaien van natte graslanden (met inzet van specialistisch materieel zoals rupsmaaiers);
– het opzetten en aanbesteden van regionale raamovereenkomsten voor GWW- en Bos- en groenwerken;
– het opzetten en aanbesteden van landelijke raamovereenkomsten voor de levering van plantsoen;
– het opzetten en aanbesteden van een landelijke overeenkomst voor het monitoren van flora en fauna en het karteren van vegetatie.
De organisatie opereert in een omgeving met uiteenlopende belangen, waaronder ecologie, beheer, techniek en gebruik. Dit vraagt om zorgvuldige afstemming en duidelijke besluitvorming. De projectleider zal opereren naast een inkoopadviseur die de aanbesteding begeleidt. Er is een interne procedure die wordt gevolgd voor Europese aanbestedingen waarin taken en rollen zijn beschreven. De procedure is voorzien van de nodige sjablonen voor aanbestedingsdocumenten.
Omvang van de opdracht
De bovenstaande lijst is indicatief. Het kan zijn dat er aanleiding is om een aanbesteding in tijd te verplaatsen vanwege herprioritering, een aanbesteding te laten vervallen of een aanbesteding aan de lijst toe te voegen. Verder is het aantal uren eveneens indicatief. Een aanbestedingstraject is immers van vele factoren afhankelijk.
Verwacht wordt ongeveer 1400 uur capaciteit nodig te hebben. Dit is gebaseerd op de beschikbare historische gegevens en relevante toekomstverwachtingen. Het gaat uitdrukkelijk om een geraamde totale opdrachtwaarde die ter indicatie dient. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
Aangezien de aanbestedingen voor een deel naast elkaar zullen lopen, is het noodzakelijk dat tenminste 2 projectleiders worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht. Iedere inschrijver mag inschrijven met 1 of 2 kandidaten. Er is bij Staatsbosbeheer geen voorkeur of de in te huren kandidaten bij 1 bureau werken of bij meerdere bureaus. De beste 2 kandidaten worden ingehuurd, ongeacht door wie deze kandidaten zijn aangeboden.
Afhankelijk van de voortgang van de aanbestedingen wordt er per week meer of minder uur besteed door de in te huren kandidaten. Dit zal wekelijks worden afgestemd tussen de in te huren kandidaten en de teamleider van Team Inkoop.
Locatie opdracht
Het zwaartepunt van de opdrachten ligt in de Noordelijke provincies van Nederland (Drenthe, Overijssel, Flevoland). Het hoofdkantoor van Staatsbosbeheer staat in Amersfoort. Daarnaast heeft Staatsbosbeheer kantoorlocaties in Amsterdam, Schiedam, Tilburg, Slochteren, Wirdum (Leeuwarden) en Deventer. Verder zijn er een groot aantal werklocaties voor onze beheerteams, verspreid door heel Nederland. Team Inkoop werkt echter landelijk. De projectleiders werken meestal vanuit huis. Er wordt veel overlegd via Teams. Als zij het aanbestedingsteam, een inkoopadviseur of een interne opdrachtgever ontmoeten of een fysiek overleg hebben, dan gebruiken zij meestal 1 van de kantoorlocaties of de werklocaties van de beheerteams. De kantoorlocaties zijn – met uitzondering van Wirdum – goed bereikbaar met openbaar vervoer. De werklocaties zijn – op enkele uitzonderingen na – niet bereikbaar met openbaar vervoer.
Functiebeschrijving
De projectleider aanbestedingen is verantwoordelijk voor het integraal voorbereiden, organiseren en begeleiden van aanbestedingstrajecten binnen het domein natuurbeheer / groene diensten. De projectleider fungeert als schakel tussen inhoudelijke experts, beheerders, gebruikers, techniek en inkoop, en zorgt ervoor dat wensen en eisen worden vertaald naar heldere en voor de aanbesteding geschikte documenten. Daarbij houdt de projectleider overzicht op planning, kwaliteit, risico’s en besluitvorming.
De rol vraagt om een proactieve en sturende aanpak, waarbij de projectleider in staat is om voortgang te realiseren in een omgeving met verschillende belangen en soms tegengestelde perspectieven.
Verantwoordelijkheden
Algemeen projectmanagement
– Opstellen en bewaken van projectplanning en mijlpalen
– Aansturen van het projectteam/aanbestedingsteam en coördineren van stakeholders
– Inventariseren van behoeften binnen de organisatie
– Vertalen van behoeften en wensen naar functionele en aanbestedingsgeschikte eisen
– Voorbereiden van besluitvorming
– Signaleren en beheersen van risico’s
– Bewaken van budget en voortgang
– Afstemmen met interne stakeholders (gebruikers, beheerders, techniek, etc.)
Tijdens de aanbesteding
– Verzamelen en structureren van inhoudelijke input voor het Programma van Eisen
– Organiseren en begeleiden van het aanbestedingsteam en de beoordelingscommissie
– Inhoudelijk voorbereiden van beantwoording van de Nota van Inlichtingen
– Bewaken van consistentie en kwaliteit van aanbestedingsdocumenten
– Voorbereiden van de implementatiefase na gunning
– U heeft een volledig ‘curriculum vitae’ als bijlage toegevoegd aan deze vraag. (KO)
– Uit deze referentie(s) dient te blijken dat de door u aangeboden kandidaat over de aan te tonen werkervaring en overige eisen beschikt.
– De referentie dient zodanig te zijn beschreven, dat dit Staatsbosbeheer voldoende inzicht geeft, om te kunnen beoordelen of aan de eisen is voldaan.
– Mocht uit de referentie niet blijken dat de door u aangeboden kandidaat aan de gestelde eisen voldoet, dan wordt deze knock-out verklaard en niet verder meegenomen in de beoordelingsprocedure.
– Voeg bij deze vraag de referentie(s) toe. (KO)
– Upload hier uw motivatie waarom u zichzelf of deze kandidaat vindt passen bij Staatsbosbeheer, wat de termijn van beschikbaarheid is en op welke wijze u continuïteit van de inzet kan garanderen. Vul deze aan met de gevraagde kwaliteitswensen in de offerteaanvraag. (KO)
– Aantoonbare ervaring met het leiden van aanbestedingsprojecten bij een publieke aanbestedende dienst binnen het domein natuurbeheer of een vergelijkbare groene beheeromgeving
– Ruime ervaring met het als projectleider begeleiden van Europese aanbestedingen en kennis van relevante wet- en regelgeving en jurisprudentie
– Ervaring met het zelfstandig leiden van aanbestedingstrajecten
– Ervaring met complexe stakeholderomgevingen
– HBO/WO werk- en denkniveau
– Kennis van inkoopmethodieken en contractvormen
– Kan middels CV en de Toelichting duidelijk maken of aan de gevraagde werkzaamheden voldaan kan worden.
– Aantoonbare ervaring met projecten binnen het domein natuurbeheer of een vergelijkbare groene beheeromgeving (K1, maximaal 10 punten)
– Aantoonbare ervaring met zelfstandig leiden van Europese aanbestedingen (K2, maximaal 15 punten)
– Aantoonbare ervaring met complexe stakeholderomgevingen (K3, maximaal 10 punten)
– Aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe vraagstukken naar heldere en werkbare (aanbestedings)documenten (K4, maximaal 10 punten)
– Duurzaamheid en/of SROI (K5, maximaal 5 punten)
Competenties
– Aanjagerschap: weet beweging te creëren en voortgang te realiseren
– Overtuigingskracht: krijgt stakeholders mee, ook bij weerstand
– Stakeholdermanagement: kan effectief schakelen tussen verschillende belangen en niveaus
– Analytisch en pragmatisch vermogen: kan complexe vraagstukken vertalen naar heldere en werkbare oplossingen (“platslaan”)
– Verbindend vermogen: brengt uiteenlopende belangen samen tot gedragen keuzes
– Besluitvaardigheid: durft keuzes te maken en prioriteiten te stellen (“kill your darlings”)
– Communicatief sterk: helder en doelgericht in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie
