In het kort: Je gaat managers ondersteunen met agendabeheer, correspondentie, vergaderorganisatie, patiëntenadministratie, HR- en facilitaire taken, inkoop via SAP, interne communicatie, declaraties, dienstreizen en het organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten.
Ondersteunen van diverse managers binnen het centrum IDS
Werkzaamheden/Taken
Jouw hoofdtaak? Je beheert agenda’s, post en mail van de managers. Hierbij hoort ook het plannen van complexe afspraken en het aanmelden en ontvangen van bezoekers.
Je assisteert bij organisatie van bijeenkomsten/evenementen.
Voor een aantal vergaderingen ben jij verantwoordelijk voor het notuleren, de planning, de bijbehorende vergaderdocumenten en de rapportage.
Je assisteert bij de patiëntenadministratie, waarbij je patiëntgegevens invoert in ons laboratoriuminformatiesysteem.
Jij bent de eerste die onze nieuwe collega’s kent, omdat je assisteert bij sollicitaties en indiensttreding van medewerkers.
Je behandelt diverse HR-zaken (ziek- en herstelmeldingen, wijzigingen arbeidscontracten).
Je regelt facilitaire- en ICT-gerelateerde zaken, zoals overzichten en bestellingen.
Je regelt de inkoop van centrum-brede materialen en externe inhuur door het opstellen van purchase orders in SAP.
Je assisteert bij interne communicatie, afhandelen van declaraties en dienstreizen.
Je regelt bloemetjes en kaartjes voor langdurig zieke medewerkers of voor een jubileum.
Je neemt deel aan de uitjes-commissie.
Organisatie/Afdeling
RIVM Centrom IDS; afdeling IBR
Standplaats
Bilthoven / Utrecht
Binnen het RIVM geldt een kader voor hybride werken:
Leidinggevenden bepalen in overleg met de medewerkers in hun team wanneer ze naar kantoor komen.
Het werk wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen en werkinstructies van Opdrachtgever.
– Upload het CV van de kandidaat, waarin ingegaan wordt op opleiding en ervaring (vraag 2.2).
– Vormvereiste: Inschrijver dient het CV en motivatiebrief van de aangeboden kandidaat toe te voegen bij de betreffende vraag op Mercell Source-to-Contract.
– VOG: De aangeboden kandidaat beschikt uiterlijk 10 dagen na de start van een opdracht over een geldige VOG.
– Geheimhouding en integriteit: De aangeboden kandidaat verstrekt direct na gunning een rechtsgeldig ondertekende integriteitsverklaring.
– Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week vanaf 1 oktober of indien mogelijk eerder.
– Kennis en expertise: Uit het CV en de motivatiebrief (en indien uitgenodigd het verificatiegesprek) blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten) beschikt over: Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal; B2 of hoger of moedertaal.
– Minimaal gevraagde Opleiding / Werk- & denkniveau (kies één van de opties): MBO
– Minimaal gevraagde Opleiding / Werk- & denkniveau (kies één van de opties): HBO
– Minimaal gevraagde Opleiding / Werk- & denkniveau (kies één van de opties): Master
– Minimaal gevraagde Opleiding / Werk- & denkniveau (kies één van de opties): Gepromoveerd
– De kandidaat heeft, naast de in de offerteaanvraag gestelde opleidingseisen, afgeronde relevante opleiding(en) op het gebied van: MBO/HBO werk en denkniveau. (105 punten)
– De kandidaat heeft, naast de in de offerteaanvraag gestelde opleidingseisen, afgeronde relevante opleiding(en) op het gebied van: Secretariële opleiding. (105 punten)
– De kandidaat heeft, naast de in de offerteaanvraag gestelde ervaringseisen, ervaring op het gebied van: Management ondersteuning. (245 punten)
– De kandidaat heeft, naast de in de offerteaanvraag gestelde ervaringseisen, ervaring op het gebied van: Procesverbetering op secretariaat. (245 punten)
– Upload de motivatiebrief van de kandidaat, waarin tevens ingegaan wordt op de bij vraag 2.3 gevraagde competenties. (300 punten)
Competenties
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je werkt graag op kantoor (maandag en vrijdag zijn verplicht). (150 punten)
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je hebt ervaring met notuleren van vergaderingen en maken van verslagen, of bent bereid dit op korte termijn te leren. (150 punten)
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je hebt ervaring met het werken als managementondersteuner, of een andere ondersteunende rol. (150 punten)
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je hebt (bij voorkeur) ervaring met of de ambitie om het team te leiden en het werk binnen het team te organiseren. Je durft verantwoordelijkheid te nemen. (150 punten)
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je werkt nauwkeurig en klantgericht. (150 punten)
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Het beheersen van Engels is een pré. (150 punten)
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je hebt (enige) kennis en affiniteit met het maatschappelijk speelveld van het RIVM. (150 punten)
– De kandidaat beschikt, naast de in de offerteaanvraag geëiste competenties, over één of meerdere van de volgende competenties: Je bent vertrouwd met diverse Officepakketten zoals Word, Excel, Outlook, MS Teams. (150 punten)
Optie tot verlenging: Ja, maximaal 3 x 3 maanden
Gespreksdatum: Onbekend
