In het kort: Je gaat als hoofd Algemene Dienst de logistieke en administratieve bedrijfsvoering coördineren, leidinggeven aan meerdere teams, klantrelaties en SAP Cash Management beheren en de commandant adviseren over juridische, financiële en organisatorische vraagstukken.
Functienaam: Hoofd Algemene Dienst / Hoofd Coordinatie
Functiecategorie: Coordinatie/werkvoorbereiding
Afdeling: MBDH (Kazerneorganisatie Marine Basis Den Helder)
Standplaats: Den Helder
Mogelijkheid tot thuiswerken: nee
Beschrijving afdeling
De werkzaamheden worden verricht binnen de kazerneorganisatie Marine Basis Den Helder bij de Afdeling Maritieme Ondersteuning van de Directie Materiele Instandhouding van het Commando Zeestrijdkrachten.
Beschrijving taken afdeling
Elke kazerneorganisatie heeft twee doelstellingen; ten eerste het leveren van voorzieningen en diensten zoals catering, huisvesting, personele, administratieve, nautische en materiële dienstverlening aan personeel, eenheden, bedrijven en organisaties verbonden aan de inrichting. Ten tweede ondersteunt elke kazerne de (operationele) eenheden van de Krijgsmacht alsmede organisaties van regionaal en lokaal openbaar bestuur- en gezag, in het kader van (het beoefenen van) crisisbeheersing, rampenbestrijding, calamiteiten en maatschappelijke dienstverlening.
De commandant MBDH heeft de taak van decentraal Object Vergunning Houder (dOVH) en zorgt namens de Object Vergunninghouder (OVH), in deze de P-CZSK, voor de naleving van de algemene regels, meldingen en vergunning voor milieu en brandveiligheid. Daarnaast is de C-MBDH betreffende ARBO-wet gerelateerde zaken decentraal Werkgever (DWG).”
Functie omschrijving en taken
Werkzaamheden:
1. Vervult de klantrol voor MBDH in raltie tot PAresto en FBD op het management niveau door:
– het leveren van een bijdrage aan de totstandkoming van de LDVO aangaande de dienstverlening;
– het fungeren als aanspreekopunt op escalatieniveau;
– het controleren van de financiele afwikkeling van de ingediende aanvragen bij Paresto;
– het optreden als intermediair bij voedingaanvragen op andere CZSK locaties;
– het optreden als intermediair bij aanvragen van andere defensie eenheden;
– het opstellen van richtlijnen (o.a. prioritering, handleideingen etc.)
1. Assisteert het HLD bij de administratieve en organisatorische ondersteuning van de Marinebnasis Den Helder door:
– het gevraagd en ongevraagd adviseren van de commandant in juridische aangelegenheden;
– het toezicht houden op het tuchtrechtproces;
– het voeren van de financiele administratie en verantwoording van de autohobbyclub, houthobbyclub en O&O;
– het optreden als beheerder van het saamhorigheidsbudget van de marinebasis Den Helder;
– het adviseren en instrueren met betrekking topt doelmatigheid van de bedrijfsvoering binnen de afzondelrijke afdelingen;
– het opstellen en uitvoeren van controleplannen ter beheersing van de diverse bedrfijsprocessen.
– het (laten) samenstellen van rapportages en uitvoeren van controles;
– het deelenemen aan diverse multi- en interdisciplinaire overlegkaders;
– het geven van advies met betrekking tot de interne logistieke bedrijfsvoering;
– het volgen van (beleids)ontwikkleingen en wijzigingen in regelgeving, het in kaart brengen van consequenties hiervan voor de bedrijfsprocessen en systemen en het doen van voorstellen m.b.t. het oplossen van knelpunten en hwet verbeteren van de bedrijfsvoering;
– het voorbereiden van besluitvorming en rapportages aangaande logistieke zaken ten behoeve van de commandant;
– het zorgdragen voor de administratieve verwerking en afhandeling van de commandantenbevoegdheden zoals neergelegd bij de Commandant Marinebasis Den Helder;
1. Geeft leiding aan de chefs van bureau administratie MBDH, kleding service punt, O&O en de medewerkers van de hobbyclubs.
Speelruimte:
– Functionaris is verantwoording verschuldigd aan het HLD van de Marinebasis Den Helder voor wat betreft de kwaliteit van de realisatie van producten en diensten inzake logistieke ondersteuning van de (varende) eenheden op MBDH en bedrijfsvoering van de marinebasis;
– Beleidskaders, AMAR, voorschriften, administratieve richtlijnen, wet- en regelgeving arbeidsomstandigheden en richtlijnen, alsmede (Lokale) Dienstverleningsovereenkomsten met CDC-bedrijven, producten- en dienstencatalogi zijn van belang bij het uitvoeren van werkzaamheden;
– Functionaris neemt beslissingen over de realisatie/herschikking van de actuele behoefte aan de te leveren producten en diensten, de inhoud van zijn adviezen en het leidinggeven
Kennis inzicht Vaardigheden:
– Kennis van bedrijfsadministratieve en boekhoudkundige richtlijnen en procedures;
– Kennis van regels, voorschriften en wetgeving inzake het vakgebied;
– Kennis van de logistieke en financieel- administratieve systemen, procedures en processen;
– Kennis van de CDC bedrijven en de dienstverleningsstructuren en -processen;
– Kennis van de defensie organisatie en inzicht in de opbouw en de werking van de operationele eenheden en de logistieke processen in het bijzonder;
– Praktische en theoretische kennis van bestuurlijke, beleidsmatige uitgangspunten inzake het logistieke beleid binnen de KM;
– Vaardigheden in het uitbrengen van adviezen en rapportages;
– Vaardigheden in het inschatten van prioriteiten m.b.t. de inzet van personeel en materieel;
– Leidinggevende vaardigheden;
– Vaardigheid in een klantgerichte houding;
– Vaardigheid in het uiitvoeren van decentrale financiele beheersactiviteiten
Contacten:
– Met personeel resorterend onde rde Marinebasis Den Helder over de kwaliteit betreffende de geleverde diensten;
– Met het management van CDC bedrijven over de kwaliteit van de geleverde diensten om af te stemmen;
– Met defensiemedewerkers ten einde gevevens uit te wisselen en afstemming over behoeftes en wensen te verkrijgen;
– Met de financieel analisten omtrent financiele aangelegenheden om af te stemmen;
– Met P&O adviseurs, begeleiders SMD, personeel Defensie Gezondheidszorg Organisatie over geplaatsten in het kader van personeelszorg en begeleidiing.
– Het CV is opgesteld in het Nederlands en is maximaal vier A4´s.
– De voertaal tijdens de procedure als bij de uitvoering van de Overeenkomst is de Nederlandse taal. De Inschrijving dient in de Nederlandse taal gesteld zijn.
– Werk- en denkniveau: De kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over een HBO werk- en denkniveau met als richting/specialisatie Algemeen of Logistiek.
– De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring in het leidinggeven aan een middelgrote afdeling.
– De kandidaat heeft minimaal 10 jaar aantoonbare ervaring in management- en leidinggevende functies.
– De kandidaat heeft aantoonbaar zowel kennis van rechtspositie en Sociale Zekerheid als kennis van P&O processen.
– De kandidaat voldoet aan de onderstaande competenties en niveaus zoals vastgelegd in het Defensiecompetentiewoordenboek.
Kandidaat voldoet tenminste aan:
Netwerken niveau 3
Organisatiegericht niveau 2
Plannen en organisatie niveau 3
Stressbestendig niveau 2
Besluitvaardig niveau 3
Verantwoordelijk niveau 3
De competenties worden geverifieerd tijdens het verificatiegesprek en waar mogelijk op basis van het CV.
– De kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift goed
– De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 6 jaar ervaring met het ERP-sysmteem SAP en dan specifiek op het gebied van SAP Cash Management.
– Het beschikbaar aantal werkuren per week is minimaal 24 uren met uitzondering van vakantieverlof, feestdagen en dergelijke met een maximum van 8 uur per werkdag.
– De kandidaat verklaart dat hij/zij over de Nederlandse Nationaliteit beschikt.
– De kandidaat verklaart dat hij/zij aan de ondernemer toestemming heeft verleend om hem/haar als kandidaat voor te stellen.
– De kandidaat verklaart dat hij/zij na een eventueel positief resultaat van het verificatiegesprek direct een Verklaring van Geen Bezwaar gaat aanvragen.
– De kandidaat verklaart dat hij/zij medewerking verleent aan een screening door de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD).
– Bij aanvang van het gesprek dient de kandidaat de originele diploma’s te tonen van de opleiding op basis waarvan de kandidaat is geselecteerd voor het gesprek.
– De kandidaat dient een geldig identiteitsbewijs mee te nemen om zich te identificeren bij de bewaking.
– De kandidaat dient volledig op de hoogte zijn van alle gestelde eisen, wensen en gegeven antwoorden inclusief het volledige functieprofiel.
– Voor het uitvoeren van de functie is kennis en ervaring van leidinggeven binnen een Defensie organisatie benodigd. Wij wensen dat de kandidaat over minimaal 8 jaar ervaring beschikt in een leidinggevende functie binnen een Defensie organisatie.
≥ 12 jaar (25000 punten)
≥ 10 en <12 jaar (20000 punten)
≥ 8 en <10 jaar (13333 punten)
<8 jaar (0 punten)
– De kandidaat beschikt over aantoonbaar ruime ervaring binnen een functie vergelijkbaar aan het niveau van Officier binnen een Defensie organisatie.
Yes (20000 punten)
No
– De aangeboden kandidaat heeft minimaal 12 jaar ervaring binnen de P&O organisatie van een Defensie organisatie.
Yes (25000 punten)
No
– De kandidaat heeft een of meerder van onderstaande trainingen succesvol gevolgd of het ervaring met deze onderwerpen binnen een Defensie organisatie.
VAP K (5000 punten)
Financial Repositioning (5000 punten)
SAP Ariba (5000 punten)
Geen (0 punten)
– De kandidaat heeft in de afgelopen 25 jaar minimaal 10 jaar aantoonbare kennis en ervaring opgedaan binnen de organisatie van MBDH (Marine Basis Den Helder)
Yes (25000 punten)
No
– De kandidaat beschikt over meer ervaring dan de minimale eis. De kandidaat heeft aantoonbaar meer dan 7 jaar ervaring in het werken met het ERP-systeem SAP op het gebied van Cash Management.
≥ 12 jaar (15000 punten)
≥ 10 en <12 jaar (10000 punten)
≥ 8 en <9 jaar (5000 punten)
<7 jaar (0 punten)
– De kandidaat heeft aantoonbaar ruime ervaring binnen het werkgebied van Algemene Dienst of Logistieke Dienst binnen een Defensie organisatie.
Yes (20000 punten)
No
