Bestuursassistent

In het kort: Je gaat als bestuursassistent het college ondersteunen met complex agendabeheer, e-mailafhandeling en organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij je als ogen en oren van het bestuur een soepel besluitvormingsproces faciliteert. Bestuursassistent Heb jij organisatietalent en politiek-bestuurlijke voelsprieten? Grijp dan nu je kans om als bestuursassistent het verschil te maken in het hart van onze gemeentelijke organisatie! Binnen het bestuurssecretariaat zoeken we een collega die het team komt versterken: een bestuursassistent voor 24-36 uur per week, waarbij dinsdag en vrijdag in ieder geval kantoordagen zijn. Wat ga je doen? Samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder ondersteun je jouw bestuurder over de hele breedte van de portefeuille. Je bent verantwoordelijk voor de agenda, de bijbehorende stukkenstroom en neemt hierin de regie. Je plant en organiseert aanvullend bijeenkomsten voor de burgemeester en wethouders en leidt de wekelijkse stafbijeenkomst waardoor je nauw betrokken bent bij de inhoudelijke aspecten van het werk. – Als bestuursassistent blink je uit in e-mail- en complex agendabeheer waardoor je een gestroomlijnde werkomgeving creëert; – Je beheert alle inkomende e-mails en verzoeken en beslist snel over de juiste vervolgstappen; – Je fungeert als de ‘oren en ogen’ van B&W waarbij je leest, meedenkt, participeert en adequaat reageert op ontwikkelingen; – Je stelt duidelijke agenda’s op, verzamelt en distribueert documenten en houdt actiepunten en besluiten bij; – Je zorgt voor de feilloze organisatie van vergaderingen zowel online, fysiek als hybride; – En niet te vergeten maak je planningen en speel je een cruciale rol bij het organiseren van speciale bijeenkomsten zoals evenementen, bezoeken in de stad en bezoeken van relaties. Waar kom je te werken? Je maakt deel uit van de afdeling Bestuurszaken. Alle collega’s binnen deze afdeling ondersteunen het bestuur en de directie in het dagelijks werk en bij besluitvorming. Je werkt nauw samen met de andere bestuursassistenten en collega’s van Bestuurszaken. Het cluster bestuursassistenten vormt een hecht en divers team. Binnen dit team heerst een sterke onderlinge verbondenheid. Collega’s weten elkaar te vinden, kunnen op elkaar bouwen en rekenen op elkaars ondersteuning. Je werkt minimaal twee dagen op kantoor (mag natuurlijk vaker!) in het moderne Stadhuis, daarnaast heb jij de vrijheid om thuis te werken na inwerkperiode. Wat breng je mee? Als bestuursassistent ben je integer en neem je verantwoordelijkheid. Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en hanteert een open, vriendelijke maar directe communicatiestijl. De werkzaamheden vereisen een systematische aanpak om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. In een dynamische omgeving kunnen prioriteiten snel veranderen. Jouw flexibiliteit stelt je in staat soepel te schakelen tussen verschillende taken en om te gaan met onverwachte uitdagingen. Je hebt te maken met strakke deadlines en hoge verantwoordelijkheden, maar jij weet kalm te blijven en de focus te bewaren in stressvolle situaties. Verder vragen wij: – Minimaal een afgeronde MBO-opleiding bijvoorbeeld op het gebied van (management) ondersteuning, administratieve ondersteuning of secretarieel medewerker, MBO+ werken denkniveau; – Minimaal 2 dagen fysieke aanwezigheid in overleg met je staf in het moderne Stadhuis; (let op na inwerkperiode) – Je bent bedreven in het gebruik van computers en programma’s zoals iBabs, MS Teams en Outlook (of weet je dit snel eigen te maken);