In het kort: Je gaat als programmamanager de regie voeren over twee grote nieuwbouwprojecten, stuurt projectteams en marktpartijen aan, bewaakt planning, budget, risico’s en kwaliteit en zorgt voor tijdige besluitvorming en succesvolle oplevering.
Geachte heer, mevrouw,
Voor de afdeling Campus & Facilities zijn we op zoek naar een programma manager Nieuwbouw Regio Oost- Diergeneeskunde.
Gezien de aard en inhoud van deze opdracht is er een risico van schijnzelfstandigheid in de zin van de wet DBA. Het is daarom voor ZZP’ers niet mogelijk om zelfstandig in te schrijven op deze nadere offerteaanvraag.
Omschrijving van de opdracht
Door het vertrek van ons afdelingshoofd Regio Oost zijn we op zoek naar tijdelijke invulling van de functie van Programmamanager Nieuwbouw Regio Oost. Wij zoeken een zeer ervaren programmamanager die direct de regie pakt en beide projecten met tempo, focus en bestuurlijke scherpte verder brengt met aantoonbare ervaring in de aansturing van grote en complexe vastgoed- of nieuwbouwprojecten.
De programmamanager neemt de verantwoordelijkheid over van de vertrekkende programmamanager en zorgt voor continuïteit, voortgang en bestuurlijke grip totdat structurele invulling van de functie is gerealiseerd.
Dit is nadrukkelijk geen beheeropdracht. Beide projecten vragen om actieve sturing, besluitvaardigheid en zichtbare regie. De programmamanager moet snel overzicht creëren, prioriteiten stellen, knelpunten bespreekbaar maken en oplossen en betrokken interne en externe partijen aanspreken op gemaakte afspraken.
In Regio Oost werken we aan twee toonaangevende nieuwbouwprojecten voor de faculteit Diergeneeskunde. Projecten waarin onderwijs, onderzoek, patiëntenzorg, duurzaamheid en complexe bouwopgaven samenkomen:
– Project 1: Het Veeducatorium op De Tolakker: een kliniek/verpleegafdeling voor zieke dieren, het gebouw is bedoeld voor onderwijs, patiëntenzorg en onderzoek, waarbij studenten Diergeneeskunde leren omgaan met en behandelen van zieke runderen. Het aanwezige pluimvee wordt gehouden in het kader van wetenschappelijk onderzoek.
– Project 2: Nieuwbouw Diergeneeskunde, waar hoogstaand veterinair onderwijs, onderzoek en niet-klinische patiëntenzorg samenkomen, in een duurzaam, toekomstbestendig gebouw. Opgebouwd vanuit de circulaire ontmanteling van het Marinus G De Bruijn gebouw dat nu nog op hetzelfde perceel staat.
Projectcontext
Project 1 – Nieuwbouw Veeducatorium, realisatiefase / richting oplevering
Dit project bevindt zich in de laatste maanden richting oplevering. In deze fase is strakke sturing noodzakelijk op onder andere:
– planning en kritieke mijlpalen;
– resterende risico’s en issues;
– financiën, prognose en mogelijke meerkosten;
– kwaliteit en nakoming van contractuele afspraken;
– besluitvorming over afwijkingen;
– samenwerking met gecontracteerde partijen;
– voorbereiding van oplevering, ingebruikname en overdracht aan de gebruiker.
De opdracht is helder: het project samen met de directievoerder en projectteam beheerst en zonder verlies van tempo naar een succesvolle oplevering brengen.
Verwachte resultaten in de eerste zes maanden voor project 1
De tijdelijke programmamanager wordt in ieder geval verantwoordelijk gehouden voor de volgende resultaten voor Project 1:
– een actueel en betrouwbaar beeld van planning, financiën, risico’s en resterende werkzaamheden;
– actieve beheersing van de kritieke punten richting oplevering;
– tijdige besluitvorming over afwijkingen en knelpunten;
– strakke aansturing van projectteam en gecontracteerde partijen;
– een beheerste oplevering en overdracht aan de gebruikersorganisatie.
Project 2 – Nieuwbouw DGK, ontwerpfase
Dit omvangrijke project bevindt zich in de ontwerpfase. Het Voorlopig Ontwerp (VO) is recent afgerond na een langdurig proces met veel discussie over de verhouding tussen ambities, eisen en beschikbare financiële middelen. De komende periode moet nadrukkelijk vaart worden gemaakt met het Detail Ontwerp (DO). Daarbij is het essentieel dat de in het VO gemaakte keuzes en financiële kaders worden bewaakt en niet opnieuw ter discussie komen te staan zonder expliciete aanleiding en besluitvorming.
De programmamanager stuurt een team van projectmanagers aan die op hun beurt het interne projectteam en het gecontracteerde integrale ontwerpteam aansturen. De programmamanager stuurt strak op:
– voortgang en mijlpalen;
– scope en afgesproken uitgangspunten;
– budget en financiële haalbaarheid;
– kwaliteit van het ontwerp;
– tijdige voorbereiding en besluitvorming;
– beheersing van wijzigingen;
– risico’s, afhankelijkheden en escalaties;
– samenwerking en aanspreekbaarheid van alle betrokken disciplines.
De opgave is om na de langdurige VO-fase tempo, focus en voorspelbaarheid in het project te brengen en het DO binnen de afgesproken kaders tot stand te laten komen.
Verwachte resultaten in de eerste zes maanden voor project 2
De tijdelijke programmamanager wordt in ieder geval verantwoordelijk gehouden voor de volgende resultaten:
– een helder en gedragen planning voor de DO-fase;
– aantoonbaar tempo in de totstandkoming van het Detail Ontwerp;
– een strak aangestuurd intern projectteam en integraal ontwerpteam;
– bewaking van de bij afronding van het VO vastgestelde scope, kwaliteit en financiële kaders;
– een effectief wijzigings- en besluitvormingsproces;
– actueel inzicht in risico’s, financiële prognose en belangrijkste afhankelijkheden;
– tijdige escalatie en besluitvorming wanneer voortgang of financiële kaders onder druk komen te staan.
Overkoepelend voor beide projecten
– een eenduidige manier van rapporteren over tijd, geld, risico’s, kwaliteit en besluitvorming;
– heldere verantwoordelijkheden en escalatielijnen binnen de projecten;
– versterking van de samenwerking en aanspreekcultuur binnen de projectteams;
– een goede overdracht aan de toekomstige vaste programmamanager.
Kern van de rol
De programmamanager is integraal verantwoordelijk voor de regie op beide projecten en stuurt primair op voortgang, risico’s, financiën, kwaliteit en besluitvorming. Van de programmamanager wordt verwacht dat deze niet uitsluitend rapporteert over de stand van zaken, maar actief intervenieert wanneer projecten van koers dreigen te raken.
De programmamanager:
– creëert snel overzicht in de actuele projectstatus, belangrijkste risico’s, financiële positie, planning en besluitpunten;
– vertaalt dit naar heldere prioriteiten en concrete acties;
– stuurt projectmanager resultaatgericht aan;
– is escalatieniveau richting opdrachtnemers en weet hen strak aan te spreken op contractuele afspraken;
– bewaakt de samenhang tussen scope, kwaliteit, planning en budget;
– voorkomt dat eerder genomen besluiten zonder goede reden opnieuw ter discussie worden gesteld;
– organiseert tijdige besluitvorming en zorgt dat besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd;
– escaleert tijdig wanneer knelpunten niet binnen het project kunnen worden opgelost;
– onderhoudt een professionele en constructieve relatie met de beoogde gebruikers van de gebouwen, zonder de projectkaders uit het oog te verliezen;
– treedt op als stevige opdrachtgever richting ontwerpers, adviseurs, aannemers en overige gecontracteerde partijen;
– zorgt voor heldere, betrouwbare en compacte rapportage aan stuurgroep/opdrachtgever en bestuur/management.
Aanbod
Het betreft een opdracht die bij voorkeur zo snel mogelijk start voor de duur van 6 maanden. Tevens is er een mogelijkheid voor verlenging van 2 maal 6 maanden. Het aantal contracturen betreft 24 uur per week.
Competenties
– Regie en leiderschap: Neemt zichtbaar de leiding, creëert snel overzicht en richting.
– Besluitvaardigheid: Durft knopen door te hakken, prioriteiten te stellen en tijdig te escaleren wanneer voortgang, kwaliteit, budget of planning daarom vragen.
– Bestuurlijke sensitiviteit: Doorziet belangen, verhoudingen en bestuurlijke dynamiek en weet effectief te schakelen tussen directie, gebruikers, projectteams, adviseurs en marktpartijen.
– Resultaatgerichtheid: Houdt scherp zicht op mijlpalen, budget, scope en kwaliteit en stuurt actief bij om afgesproken resultaten binnen de gestelde kaders te realiseren.
– Aanspreekvaardigheid: Spreekt interne en externe partijen duidelijk en professioneel aan op verantwoordelijkheden, prestaties en gemaakte afspraken.
– Standvastigheid en koersvastheid: Bewaakt gemaakte keuzes en afgesproken kaders, voorkomt onnodige herhaling van discussies en houdt koers bij tegengestelde belangen of druk vanuit de omgeving.
– upload hier het C.V. van de kandidaat (KO)
– De kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde opleiding op HBO/WO niveau in de richting bouwkunde of vergelijkbaar.
– De kandidaat beschikt over minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring met zowel de ontwerp- als realisatiefase van bouwprojecten met aansturing van multidisciplinaire interne projectteams én externe ontwerp-, advies- en uitvoerende partijen.
– De kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk programmamanager, projectdirecteur of senior projectmanager van omvangrijke vastgoedprojecten, bestaande uit een combinatie van kantoor- en labomgevingen.
– De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met sturing op planning, financiën, risico’s, scope en kwaliteit en het succesvol van VO naar daadwerkelijke oplevering brengen van een complex kantoor/lab-gebouw.
– De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met een project met een investeringsomvang van €50 miljoen of meer.
– De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het aansturen van complexe bouwprojecten onder verschillende contract- en samenwerkingsvormen, waaronder zowel traditionele contractvormen als bouwteamconstructies. De kandidaat heeft daarbij vanuit opdrachtgeverszijde ervaring met de contractuele verhoudingen, verantwoordelijkheden en samenwerking met ontwerpende, adviserende en uitvoerende partijen.
– De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met bestuurlijke en organisatorische besluitvorming rondom omvangrijke investeringsprojecten binnen een publieke organisatie.
– De kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren, opdrachtperiode en eventuele verlengingen).
– De kandidaat bezit de competenties benoemd in de opdrachtomschrijving. Hiertoe dient de kandidaat tijdens verificatie gedurende het gesprek concrete voorbeelden te kunnen benoemen waaruit blijkt dat aan deze competenties wordt voldaan.
– De kandidaat dient zelf te beschikken over de volgende voor uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen:
mobiele telefoon
Deze elektronische hulpmiddelen worden niet ter beschikking gesteld door de opdrachtgever.
– De kandidaat dient de Nederlandse taal uitstekend te beheersen in woord en geschrift.
– 2.1 Naast uw cv vragen wij u inzicht te geven in uw handelen aan de hand van een tweetal praktijkcasussen. Uw beschrijving gebruiken wij om kandidaten op een transparante en vergelijkbare wijze te beoordelen en te bepalen welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het betreft de volgende casus: Beschrijf in maximaal 1 A4 enkelzijdig beschreven per casus een situatie waarin u de verantwoordelijkheid had of overnam voor een project, waarin de voortgang onvoldoende was of de beheersing moest worden verbeterd. Maak duidelijk hoe u vaststelde waar ingrijpen noodzakelijk was, welke interventies u persoonlijk heeft gepleegd en welk effect dit had op de voortgang en beheersing van het project. Beschrijf in ieder geval: Context – projectomvang, projectfase, uw rol en het concrete probleem/dilemma; Actie – welke interventie(s) en/of besluiten u persoonlijk heeft genomen en waarom; Resultaat – het concrete en waar mogelijk meetbare resultaat van uw handelen. (70 punten)
Competenties
– Regie en leiderschap: Neemt zichtbaar de leiding, creëert snel overzicht en richting.
– Besluitvaardigheid: Durft knopen door te hakken, prioriteiten te stellen en tijdig te escaleren wanneer voortgang, kwaliteit, budget of planning daarom vragen.
– Bestuurlijke sensitiviteit: Doorziet belangen, verhoudingen en bestuurlijke dynamiek en weet effectief te schakelen tussen directie, gebruikers, projectteams, adviseurs en marktpartijen.
– Resultaatgerichtheid: Houdt scherp zicht op mijlpalen, budget, scope en kwaliteit en stuurt actief bij om afgesproken resultaten binnen de gestelde kaders te realiseren.
– Aanspreekvaardigheid: Spreekt interne en externe partijen duidelijk en professioneel aan op verantwoordelijkheden, prestaties en gemaakte afspraken.
– Standvastigheid en koersvastheid: Bewaakt gemaakte keuzes en afgesproken kaders, voorkomt onnodige herhaling van discussies en houdt koers bij tegengestelde belangen of druk vanuit de omgeving.
