VNG – 26.174 Kwartiermaker Interne beheersing / audit

In het kort: Je gaat als kwartiermaker interne beheersing de interne auditfunctie opzetten en borgen, audit- en controleprocessen structureren, rapportages en verbeteragenda’s ontwikkelen en de structurele functie Business controller Interne Beheersing voorbereiden en overdragen. Tijdelijke opdracht: Kwartiermaker Interne beheersing / audit (Opdrachtnummer; 26.174) Graag nodigen wij u uit om een offerte uit te brengen voor de opdracht van Kwartiermaker Interne beheersing / audit Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (zzp’er, via een bureau, of detachering vanuit een andere organisatie). We richten ons in deze uitnodiging tot alle potentiële aanbieders/inschrijvers en daarmee bedoelen we zowel de bureaus die een kandidaat voorstellen, als zzp’ers die zichzelf voorstellen. Over de opdrachtgever Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Over Financiën & Control Het team Financiën & Control bestaat uit de onderdelen Financiële administratie, Planning & Control en Juridische zaken. Daarnaast maken de Bedrijfseconomisch/fiscaal adviseur en de Adviseur AVG deel uit van het team. Samen zorgen zij voor betrouwbare financiële sturing, rechtmatigheid en strategisch inzicht voor de organisatie. Omschrijving van de opdracht Binnen het team Financiën & Control zoeken wij per direct een kwartiermaker Interne beheersing die de interne audit in de organisatie structureel vormgeeft en borgt. De huidige ontwikkelingen vragen om versterking van de interne audit en het structureel vormgeven van de verschillende controleprocessen als een vast onderdeel van de P&C cyclus binnen de organisatie. Ook het opvolgen van de bevindingen uit de verschillend e audits, het stimuleren van de beschikbare kennis in de organisatie en het opstarten van benodigde verander – of verbetertrajecten is hier onderdeel van. In de rol van kwartiermaker ben je inhoudelijk niet verantwoordelijk, maar wel de aanjager en regisseur. Je rapporteert vanuit je opdracht op de mate waarin de interne beheersing op orde is. De toegenomen complexiteit in de (externe) verantwoording en risico’s bij onjuiste beheersing maken een tijdelijke, resultaatgerichte inzet noodzakelijk. Doel van de opdracht Het realiseren van een professioneel en toekomstbestendig gepositioneerde regiefunctie op de interne beheersing binnen de organisatie, met heldere processen, inzichtelijke rapportages en structurele borging in beleid, rollen en verantwoordelijkheden. Werkzaamheden en verantwoordelijkheden 1. Inzicht en sturing op planning – Opstellen van een interne rapportage over de lopende ontwikkelingen als basis voor managementinzicht en beslissingen. – Formuleren van verbetermaatregelen in administratieve processen en registraties om te komen tot structurele interne audit processen. – Borging van de verschillende planningen in de integrale P&C cyclus 1. Advisering en aanbevelingen – Opstellen van concrete overzichten van verschillende bevindingen en vertalen naar heldere richtlijnen en werkafspraken binnen de organisatie om te komen tot een gedegen interne beheersing. 1. Integrale afstemming en borging van opvolging en verbetering – Monitoren van de opvolging van de verbeter- en veranderopgaven vanuit de bevindingen van audits. – Actief werken aan voorstellen om verschillende vormen van interne audit aan elkaar te verbinden, zodat de informatie en data breed gebruikt en geïnterpreteerd kan worden. 1. Structurele inrichting van de functie – Ontwerpen van een functie- en profielbeschrijving voor de structurele functie van Business controller Interne Beheersing – Opzetten en begeleiden van het wervingstraject in samenwerking met de teamleider Financiën & Control en de Coördinator Control. – Overdragen van kennis, processen en instrumenten om een duurzame borging van de functie te waarborgen. Resultaat van de opdracht Eind van de opdracht is de functie van Business controller structureel geborgd in de organisatie. Er is een vaste cyclus van overleggen opgezet en er zijn minimaal eens per kwartaal rapportages met betrekking tot de interne beheersing van de VNG. Eind 2026 is deze cyclus in een planning geplaats voor 2027, waarna in 2027 het geheel wordt doorlopen (fase 1 t/m 3 van werkzaamheden beschreven bij 1.4). Met de uitkomsten en verbeterpunten wordt uiterlijk in het 4e kwartaal 2027 gewerkt aan de aanpassingen voor de planning van 2028. In 2028 worden de verschillende audits ook aan elkaar gekoppeld in de integrale P&C cyclus. Daarbij is uiterlijk in het tweede kwartaal 2028 er een profiel voor de borging van de functie opgesteld en kan de werving plaatsvinden (fase 4 van de werkzaamheden beschreven bij 1.4). Je zorgt hierbij voor kennisborging en overdracht. Onderstaande resultaten dienen opgeleverd te worden: Fase 1 Fundament (uiterlijk 31 december 2026) – Een nulmeting interne beheersing. Dit bestaat uit een overzicht van alle bestaande audits, controles en beheersmaatregelen binnen de VNG, met een analyse van overlap, hiaten en risico’s. – Een auditjaarplan 2027, opgenomen in de P&C-kalender 2027, met per audit het doel, de planning, de opdrachtgever en de benodigde capaciteit. – Een vastgesteld rapportageformat voor de kwartaalrapportage interne beheersing, inclusief de indicatoren waarop gerapporteerd wordt. Fase 2 Werking en verbetering (1 januari tot 30 september 2027) – Minimaal drie kwartaalrapportages interne beheersing aan directie en MT (Q4 2026, Q1 2027 en Q2 2027), opgeleverd binnen vier weken na afloop van het kwartaal. – Een verbeteragenda met per bevinding de maatregel, de proceseigenaar, de deadline en de actuele status; elk kwartaal geactualiseerd en besproken in de vaste overlegcyclus. – Vastgelegde en gecommuniceerde werkafspraken en richtlijnen voor de administratieve kernprocessen (aantal en scope in overleg vast te stellen, richtinggevend: minimaal vier processen). – Een uitgewerkt voorstel voor het verbinden van de verschillende auditvormen tot één samenhangende cyclus binnen de integrale P&C-cyclus, met besluitvorming hierover vóór 1 september 2027. – Een concept functie- en profielbeschrijving voor de structurele functie Business controller Interne Beheersing, afgestemd met de teamleider Financiën & Control, de Coördinator Control en afdeling HR. – Een overdrachtsdossier met de opgeleverde instrumenten, procesbeschrijvingen, formats en lopende afspraken. Fase 3 Bij decharge en goedkeuring op resultaten fase 1 en fase 2 (1 oktober 2027 tot 30 september 2028) – Een auditjaarplan 2028 waarin de verbeterpunten uit de doorlopen cyclus 2027 zijn verwerkt, gereed in het vierde kwartaal 2027. – De gekoppelde auditcyclus is in 2028 operationeel: audits, planningen en rapportages zijn geïntegreerd in de P&C-cyclus en de informatie uit de verschillende audits wordt in samenhang geïnterpreteerd. – Vier kwartaalrapportages interne beheersing over 2028, opgeleverd volgens het vastgestelde format. – Een definitief vastgesteld functieprofiel Business controller Interne Beheersing, uiterlijk in het tweede kwartaal 2028, waarna het wervingstraject start. – Een afgerond overdrachtsdossier en een overdracht aan de Business Controller Interne Beheersing. Kortom, de opdracht is afgerond wanneer: – De kwartaalrapportage interne beheersing een vast en herkenbaar product is in de P&C – cyclus; – De overlegcyclus zonder de kwartiermaker doorloopt; – De verbeteragenda een vaste eigenaar en een vast ritme van monitoring heeft; – De functie Business controller Interne Beheersing structureel is belegd, dan wel de werving in een afrondende fase verkeert; – Alle kennis, formats en instrumenten zijn overgedragen en vindbaar zijn opgeslagen binnen de organisatie.