In het kort: Je gaat als transitiemanager Huisvesting de facilitaire organisatie professionaliseren, verbetertrajecten initiëren en borgen, processen optimaliseren en het team begeleiden naar een toekomstbestendige, voorspelbare en klantgerichte dienstverlening.
Veiligheidsregio Limburg-Noord staat voor de opgave om de dienstverlening van de bedrijfsvoering verder te professionaliseren en toekomstbestendig in te richten. Binnen deze ontwikkeling is ook een doorontwikkeling van het team Huisvesting noodzakelijk.
Het team Huisvesting heeft een belangrijke rol in het faciliteren van de organisatie en het ondersteunen van de primaire processen. Tegelijkertijd is er behoefte aan verdere professionalisering van de dienstverlening, werkwijzen, processen en bedrijfsvoering. Op verschillende onderdelen is behoefte aan meer structuur, duidelijkheid, eigenaarschap, voorspelbaarheid en grip.
De doorontwikkeling richt zich onder meer op:
– het vertalen van de organisatiedoelen naar een visie, doelen en een heldere koers voor team Huisvesting;
– het verbeteren van de dienstverlening aan de organisatie en interne klantgerichtheid;
– het professionaliseren en uniformeren van werkwijzen;
– het optimaliseren van processen, systemen en managementinformatie;
– het versterken van planmatig- en projectmatig werken;
– het professionaliseren van inkoop, contract en leveranciersmanagement;
– het verbeteren van financiële sturing en budgetbeheersing;
– het versterken van eigenaarschap, samenwerking en resultaatgerichtheid binnen het team;
– het creëren van een structurele verbetercyclus binnen team Huisvesting.
Om deze ontwikkeling daadwerkelijk te realiseren is tijdelijk behoefte aan een ervaren Transitiemanager Huisvesting.
Doel van de opdracht
Het doel van de opdracht is het realiseren van een professionele, toekomstbestendige en voorspelbare dienstverlening van het team Huisvesting.
Rol van de transitiemanager/ kwartiermaker
De transitiemanager zorgt ervoor dat de benodigde verbeteringen daadwerkelijk in beweging komen, samenhangend worden aangepakt en worden geborgd binnen de reguliere organisatie.
De opdracht is daarmee nadrukkelijk resultaatgericht. Het gaat niet alleen om het adviseren over verbeteringen, maar vooral om het aanjagen, organiseren, realiseren, sturen en bewaken ervan.
De transitiemanager werkt daarbij nauw samen met het afdelingshoofd, de medewerkers van Huisvesting, collega’s binnen Bedrijfsvoering en relevante interne opdrachtgevers en samenwerkingspartners. De transitiemanager is primair verantwoordelijk voor het in beweging brengen en houden van de ontwikkelopgave.
De rol omvat onder andere:
– het stellen van prioriteiten;
– het initiëren en aanjagen van verbeteracties;
– het organiseren van eigenaarschap bij medewerkers en betrokken disciplines;
– het sturen op voortgang, resultaten, planning en samenhang;
– het signaleren en adresseren van knelpunten en risico’s;
– het verbinden van inhoudelijke verbeteringen met de ontwikkeling van het team;
– het periodiek rapporteren over voortgang en resultaten;
– het escaleren wanneer voortgang of resultaten onvoldoende zijn;
– het zorgen voor borging van gerealiseerde verbeteringen in de reguliere organisatie.
De transitiemanager werkt gefaseerd. De aanpak is pragmatisch: niet alles tegelijk aanpakken, maar gericht kiezen, realiseren en vasthouden.
De transitiemanager is geen vervanger van het afdelingshoofd en neemt de lijnverantwoordelijkheid niet over. De rol is aanvullend: aanjagen, structureren, realiseren en borgen, in nauwe samenwerking met het afdelingshoofd Huisvesting.
De manager Bedrijfsvoering is opdrachtgever.
Beoogde resultaten
Aan het einde van de opdracht is aantoonbaar een belangrijke professionaliseringsslag gemaakt binnen Huisvesting. In ieder geval zijn:
1. Een heldere verbeteragenda opgesteld met concrete prioriteiten, acties, verantwoordelijken en planning.
2. De dienstverlening verbeterd en verduidelijkt, inclusief heldere verwachtingen richting interne klanten.
3. Belangrijke werkprocessen geoptimaliseerd en gestandaardiseerd.
4. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden binnen het team verduidelijkt.
5. Processen en systemen beter ingericht en benut.
6. Contracten en leveranciers inzichtelijk en professioneel beheerd.
7. Inkoopprocessen verbeterd en beter geborgd.
8. Managementinformatie en stuurinformatie beschikbaar voor tijdige bijsturing.
9. Een structurele verbeter- en monitoringscyclus ingericht waarmee Huisvesting zelfstandig verder kan.
10. De belangrijkste verbeteringen zijn geborgd in de reguliere werkwijze van het team.
Succes van de opdracht
De opdracht is succesvol wanneer Huisvesting niet alleen aantoonbaar verbeterd is, maar ook meer in control is en zelfstandig verder kan.
Het eindbeeld is een team Huisvesting dat:
– professioneel en voorspelbaar dienstverlening levert;
– werkt vanuit duidelijke processen en verantwoordelijkheden;
– grip heeft op contracten en leveranciers;
– financieel in control is;
– beschikt over goede stuurinformatie;
– effectief samenwerkt met interne klanten en andere onderdelen van Bedrijfsvoering;
– continu verbeteren als onderdeel van de reguliere werkwijze heeft georganiseerd.
De kern van de opdracht: van inzicht naar actie, van actie naar resultaat en van resultaat naar borging.
– HBO+/WO werk- en denkniveau in de richting van Facility Management.
– Aantoonbare ervaring als transitiemanager, kwartiermaker of programmamanager, binnen een Veiligheidsregio.
– Ervaring met professionalisering van bedrijfsvoering, facilitaire dienstverlening en/of huisvesting.
– Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieontwikkeling.
– Ervaring met contract- en leveranciersmanagement.
– Affiniteit met financiële bedrijfsvoering en budgetbeheersing.
– Sterk in het aanbrengen van structuur en prioriteiten.
– Resultaatgericht en vasthoudend.
– In staat om verschillende belangen te verbinden.
– Sterke communicatieve en bestuurlijke sensitiviteit.
– Kan schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau.
– Weet mensen mee te nemen in verandering, maar is ook in staat om stevig te sturen op resultaat.
– Wij zoeken een ervaren en resultaatgerichte transitiemanager die aantoonbare ervaring heeft met organisatieontwikkeling, professionalisering en veranderopgaven.
– De ideale kandidaat is: Pragmatisch – verbindend – resultaatgericht – analytisch – ondernemend – vasthoudend – organisatiesensitief.
– Iemand die niet blijft hangen in analyses en plannen, maar zorgt dat verbeteringen daadwerkelijk worden gerealiseerd.
Competenties
– Pragmatisch
– Verbindend
– Resultaatgericht
– Analytisch
– Ondernemend
– Vasthoudend
– Organisatiesensitief
