Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

In het kort: Je gaat de afdeling Samenleving en het management secretarieel en administratief ondersteunen, beschikkingen en subsidies verwerken, agenda’s en overleggen organiseren en bijdragen aan efficiënte processen en kwaliteitsverbetering binnen de afdeling. Organisatieomschrijving Het is hier echt! Hilvarenbeek is een gemeente die bestaat uit zes dorpskernen waar 15.000 inwoners wonen, werken en verblijven. Onze inwoners weten zelf het beste op welke manier zij in Hilvarenbeek willen leven. Dus werken wij samen. Samen met o.a. dorpscoöperaties, ondernemers, inwoners, overheidsinstanties en vrijwilligers. Met ook met onze samenwerkingsgemeenten Oisterwijk en Goirle. De inzet en betrokkenheid van onze inwoners is groot, zij hebben hun visie gegeven op de toekomst van onze gemeente. Dit is vastgelegd in de Toekomstvisie. De organisatie bestaat uit drie afdelingen: – Samenleving – Ruimte – Dienstverlening De organisatie bestaat uit ongeveer 130 medewerkers. Zij worden aangestuurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, een afdelingsmanager Dienstverlening, een afdelingshoofd Ruimte en een afdelingshoofd Samenleving. Werken bij de gemeente Hilvarenbeek Ons kleinschalige karakter en de grote samenlevingskracht zijn onze energiebronnen voor besluitvorming en dienstverlening. We zijn een wendbare en weerbare organisatie, een gezaghebbende overheidspartij en een zelfbewuste en betrouwbare samenwerkingspartner. We zijn hierbij een innovatieve partner die meedenkt en meedoet, een professionele dienstverlener en inspirerende werkgever. We staan voor kwaliteit en leefbaarheid. We vinden het belangrijk dat ieder zijn verantwoordelijkheid neemt. Daarbij werken we samen. Met andere gemeenten in de regio, met ondernemers en contractpartners en vooral met onze inwoners. We leveren kwaliteit in ons werk, zijn proactief en hebben korte lijnen. We weten elkaar te vinden. Als gemeente hechten we veel waarde aan een goed contact met onze inwoners en ondernemers. Om die reden hebben we servicenormen opgesteld. We zorgen voor een goede bereikbaarheid, handelen vragen binnen gestelde termijnen af en verwerken persoonsgegevens op een goede manier. Jij helpt mee vorm te geven aan onze dienstverleningsnorm. En samen maken we die beloften waar! We werken digitaal. Digitale vaardigheden spelen een steeds prominentere rol binnen het werk en ook binnen jouw functie. We verwachten dan ook dat jij daarover beschikt en dat jij jouw competenties en vaardigheden inzet om onze processen verder te verbeteren. Bij de gemeente Hilvarenbeek krijg je verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Kom jij bij ons werken? Functiebeschrijving We zijn op zoek naar jou! Voor de afdeling Samenleving zijn wij op zoek naar een Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner 28 uur, van 23-09-2026 tot 01-03-2027 (vervanging zwangerschaps- en bevallingsverlof) Dit is het team In de afdeling Samenleving werken beleid en uitvoering nauw met elkaar samen. De afdeling bestaat uit een team Beleid, dat bestaat uit alle beleidsadviseurs (op de gebieden jeugd, Wmo participatie, sport, gezondheid, onderwijs en nieuwkomers) en een team Uitvoering. Dit team bestaat uit consulenten Wmo, participatie en jeugd (frontoffice) en medewerkers die zijn belast met administratieve, financiële en ondersteunende werkzaamheden (backoffice). In je rol als afdelingsondersteuner ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het Afdelingshoofd en de twee Teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden. Wat ga je doen? Samen in een team van ondersteuners zijn jullie verantwoordelijk voor de volgende taken: – Verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld. – Overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen – Rugzakjes kunst- en cultuureducatie verwerken – Eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov – Verzorgen van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de medewerkers en het afdelingshoofd en teamleiders: – Afspraken plannen en organiseren, intern als extern en locatie regelen; – Facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën; – Verzorgen van de projectenadministratie; – Verzorgen van agenda’s voor bestuurlijk overleg; – Aanmelden en wegwijs maken nieuwe collega’s en regelen laptop en telefoon – Representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz) – Beleidsregels publiceren via Daadkracht – Postverdeler Onegov – Verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten – Administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen, onder meer op het gebied van onderwijs, cultuur en media. – Zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces en ondersteunen van de subsidiecoördinator. – Schema’s maken en stukken leveren voor de accountantscontrole o.a. subsidieprogramma, – Plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken. – Het assisteren en ondersteunen op verschillende terreinen zoals het verzamelen van informatie, samenstellen van complexe (digitale) dossiers, het maken van overzichten, en voorstellen voor kwaliteitsverbetering binnen de afdeling daar waar het gaat om administratieve- en secretariële procedures en processen. Wat verwachten wij van jou? Functie-eisen Je hebt tenminste een Mbo-opleiding afgerond (voorkeur secretariële opleiding) en je hebt ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente. Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Persoonskenmerken Wij zoeken een enthousiaste aanpakker met een plezierige persoonlijkheid die stressbestendig is. We hebben inwerktijd voor je gereserveerd, maar zoeken wel iemand die snel bij ons in kan springen. Je bent proactief en communicatief sterk. Je denkt in oplossingen en je houdt ervan mee te denken om een ander optimaal te ondersteunen. Samenwerken is een tweede natuur voor jou. Je bent ondernemend, flexibel en wilt graag het maximale uit jezelf halen. Kerncompetenties: eigenaarschap, planmatig werken, verplaatsen in de klant en hiernaar handelen. Dit bieden wij Je kunt rekenen op een afwisselende tijdelijke job. Er is een prettige en collegiale werksfeer en de verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie. We bieden flexibele werktijden, waarbij deels thuiswerken mogelijk is. Voorkeur voor werkdagen op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag. De gesprekken vinden plaats op 3 en 8 september. Gelieve hier rekening mee te houden.