In het kort: Je gaat als secretaris het domein Samenleving bestuurlijk en strategisch ondersteunen, regie voeren op besluitvorming, planning en control, samenwerking en processen coördineren en directie en management adviseren in een politiek-bestuurlijke omgeving.
Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!
Afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, dat als ambitie heeft bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het bestaat uit een aantal onderdelen: bestuursadvies, bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, kabinetszaken, public affairs en de medewerkers van de bestuurlijke stukkenstroom, onder leiding van een teammanager. Zij werken allen op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.
Opdracht
De gemeente zoekt een ervaren secretaris voor het domein Samenleving. De secretaris ondersteunt de directeur en managementteam bij de bestuurlijke, organisatorische en strategische aansturing van het domein. De functie vraagt om een stevige regisseur die overzicht houdt, verbanden legt en zorgt voor voortgang, kwaliteit en bestuurlijke sensitiviteit binnen een dynamische omgeving.
De secretaris opereert op het snijvlak van directie, management en organisatie en draagt bij aan een effectief en goed georganiseerd besluitvormingsproces.
Strategische ondersteuning
– Ondersteunen van de concerndirecteur samenleving en het managementteam bij strategische vraagstukken;
– Ondersteunen van de afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven;
– Voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie;
– Signaleren van bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen die impact hebben op het domein;
– Adviseren over proces, planning, governance en bestuurlijke risico’s;
Regie op planning en control
– Bewaken van voortgang, kwaliteit en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages;
– Monitoren van actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken;
– Zorgt samen met de business controller domein voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten.
Verbinding en samenwerking
– Fungeren als verbindende schakel tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning;
– Verantwoordelijk voor de voorbereiding van MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies;
– Bevorderen van integrale samenwerking binnen domein samenleving en met domein interne en externe dienstverlening en het fysiek domein;
– Afstemmen met interne en externe stakeholders, waaronder samenwerkingspartners en verbonden partijen.
Proces- en organisatiecoördinatie
– Regie voeren op complexe dossiers en domeinbrede trajecten.
– Structuur aanbrengen in besluitvorming, prioritering en governance.
– Ondersteunen bij organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten.
– Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor verbetering van processen en samenwerking.
Bestuurlijke sensitiviteit en advisering
– In staat zijn om politiek-bestuurlijke verhoudingen goed aan te voelen en hiernaar te handelen.
– Vertalen van bestuurlijke ambities naar concrete acties en werkbare processen.
– Sparringpartner zijn voor directie en management bij complexe of gevoelige vraagstukken.
– Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
– Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
– Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
– De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt;
– De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij);
– Aantoonbaar afgeronde op minimaal hbo-bachelor niveau;
– Per juli beschikbaar voor 36 uur per week.
– Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeente (25 punten);
– Aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een 100.000+ gemeente (10 punten);
– Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van de afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven binnen het domein samenleving (25 punten)
– Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren én bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie, duidelijk weergeven in het cv (20 punten);
– Per 13 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week beschikbaar, waaronder op de maandagen en donderdagen (i.v.m. vergaderingen OR) (15 punten);
– Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat de acties worden uitgevoerd (5 punten).
Competenties
– Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
– Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
– Resultaatgericht;
– Uitstekende adviesvaardigheden op strategisch niveau;
– Verbindend.
