Projectsecretaris financiële analyse – cluster MO

In het kort: Je gaat de projectleider en het team ondersteunen bij een financiële analyse van Jeugdwet-uitgaven, overleggen organiseren, acties en besluiten bewaken, documentatie verzorgen en bestuurlijke besluitvorming inhoudelijk en procesmatig ondersteunen. Jij zorgt voor overzicht, structuur en voortgang in complexe projecten. Je opereert proactief, schakelt gemakkelijk met stakeholders en levert een inhoudelijke bijdrage aan projectresultaten en procesverbetering. Jouw functie Het tijdelijke project richt zich op de financiële analyse van uitgaven binnen de Jeugdwet, met als doel meer inzicht en grip te krijgen op kosten, ontwikkelingen en sturingsinformatie. Als projectsecretaris ondersteun je de projectleider en het projectteam bij de organisatie, voortgang en vastlegging van het project. Je zorgt voor structuur, overzicht en zorgvuldige documentatie, zodat besluitvorming op ambtelijk en bestuurlijk niveau goed wordt ondersteund. Werkzaamheden – Ondersteunen van de projectleider bij de uitvoering van het project financiële analyse Jeugdwet – Voorbereiden, plannen en notuleren van project-, werkgroep- en stuurgroepoverleggen – Vastleggen en bewaken van acties, besluiten en deadlines – Inrichten en bijhouden van de projectadministratie en documentstructuur – Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages, memo’s en bestuurlijke stukken – Bewaken van samenhang tussen planning, inhoud en besluitvorming – Afstemmen met betrokkenen vanuit beleid, financiën, control en data/IT – Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden binnen het project Jouw profiel Als projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer, resultaatgericht en proactief. Je werkt binnen de gemeente Rotterdam en weet je goed te bewegen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent flexibel, stressbestendig en hebt een ondernemende houding. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken en bent in staat om een actieve rol te pakken in zowel de organisatie als de inhoud van projecten. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ondersteunt niet alleen, maar draagt ook bij aan het gericht sturen op projectresultaten. Je bent sterk in samenwerken en beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders. Daarbij weet je om te gaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties. Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en komt, gevraagd en ongevraagd, met passende oplossingen en adviezen. Je bent in staat om structuur, overzicht en voortgang binnen projecten te organiseren en te bewaken, en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen. Hierbij stel je prioriteiten en werk je planmatig en secuur. Daarnaast wordt van je verwacht dat je inhoudelijk betrokken bent bij het project, bijvoorbeeld door het voorbereiden van besluitvorming, het opstellen van notities en het signaleren van risico’s en knelpunten. Je hebt er affiniteit mee om werkzaamheden steeds slimmer en efficiënter in te richten. De afdeling De kandidaat komt te werken binnen de afdeling Ondersteuning en Hulp (O&H), hieronder valt de zorg en ondersteuning van de jeugdwet, zowel jeugd lokaal en regionaal. De focus ligt op de Maatwerkarrangementen binnen Jeugd. Rotterdam in beweging. Daar zijn wij van. Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers. Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken. We willen graag dat meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende culturele activiteiten. Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur. Waar wij van zijn Sport, kunst, muziek, toneel, dans, schrijven, literatuur, theater, musea, onderwijs, wij zijn ervan! Heb je een steuntje in de rug nodig om bijvoorbeeld in beweging te blijven? Daar zijn wij ook van. En als het nodig is dat we ons ongevraagd bemoeien met de zorg voor mensen, dan doen wij dat. Mensen en hun ontwikkeling staat bij ons centraal en dat kunnen we alleen samen met Rotterdammers doen. Concreet gaan wij over: – sport, onderwijs, kunst en cultuur – de GGD – veilig opgroeien – welzijn, zorg en schulden – ouderen en eenzaamheid – taal en laaggeletterdheid Onze organisatie De directie wenst het tempo te verhogen om sneller sluitend inzicht te krijgen in trends, afwijkingen en onderliggende oorzaken. Een versnelling is gewenst in het ontwikkelen en implementeren van een structureel verbeterde werkwijze voor financiële inzicht en sturing, die aansluit bij de informatiebehoefte van directie, beleid en bestuur. Dit moet leiden tot inzicht in waar de knelpunten zitten (weglek) en daarmee handvatten om gerichter te kunnen sturen op de kostenstijging binnen de Jeugdhulp en passende maatregelen te nemen voor zowel de korte als de lange termijn. Ons aanbod Werklocatie: Halvemaanpassage 90, Het Timmerhuis Thuiswerkbeleid: In het kader van Anders werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op de volgende locatie: Halvemaanpassage 90, Rotterdam