Projectmanagementbureau – Senior projectsecretaris

Gemeente Amsterdam

Detachering

In het kort: Je gaat coördineren, communiceren en ondersteunen als senior projectsecretaris bij de Gemeente Amsterdam. Essentieel voor succesvolle projectrealisatie en samenwerking met interne en externe stakeholders.

Opdrachtomschrijving:
Zuidas is op zoek naar een senior projectsecretaris ter ondersteuning van senior projectmanager ten behoeve van de projecten. In deze rol ben je een onmisbare schakel in het succesvol realiseren van projecten binnen de gestelde doelen en ben je nauw betrokken bij zowel de operationele uitvoering als de strategische afstemming. Bij afwezigheid van de Senior Projectmanager neem je diens taken over, waaronder bilaterale overleggen met opdrachtgevers en de aansturing van projectteams. Je coördineert projectteams, stemt af met interne en externe stakeholders, en draagt zorg voor verslaglegging, agendabeheer en communicatie. Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor, bewaakt planning en budgetten en beheert contracten. Daarnaast organiseer je projectbijeenkomsten en onderhoud je de administratie, inclusief SharePoint. Je ondersteunt projectleider grondzaken bij het opmaken van contracten, redigeert en ondersteunt bij ondertekening van contractstukken. Ook ben je verantwoordelijk voor financiële processen, voortgangsrapportages en begeleid je (politieke en bestuurlijke) processen. Tot slot ben je aanspreekpunt voor alle betrokkenen en ondersteunt bij de contracten en toetsing.

Gemeentelijke organisatie:
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s):
Het Projectmanagementbureau van de Gemeente Amsterdam verzorgt in opdracht het project-, proces- en programmamanagement van projecten in het ruimtelijk, sociaal en economisch domein. Onze belangrijkste werkvelden zijn: gebiedsontwikkeling, sociale domein, verkeer en vervoer en (maatschappelijk) vastgoed. Het Projectmanagementbureau is een open en flexibele organisatie met een platte organisatiestructuur. Het Projectmanagementbureau heeft een directieteam bestaande uit een directeur en 3 directieleden en circa 500 medewerkers. Daarnaast is er een staf die het primaire proces ondersteunt. De medewerkers van het PMB zijn ons goud, en het excelleren van onze medewerkers is alles waard. Professionele ontwikkeling van kennis en vaardigheden zijn essentieel voor de manier van werken binnen het PMB. Leren en ontwikkelen staat bij ons centraal.

Bestanddelen van de opdracht:
– Ondersteuning van senior projectmanager
– Coördinatie van projectteams
– Afstemming met interne en externe stakeholders
– Verslaglegging, agendabeheer en communicatie
– Voorbereiding bestuurlijke besluitvorming
– Bewaking planning en budgetten
– Beheer van contracten
– Organisatie van projectbijeenkomsten
– Onderhoud van administratie, inclusief SharePoint
– Ondersteuning van projectleider grondzaken bij contracten
– Verantwoordelijkheid voor financiële processen en voortgangsrapportages
– Begeleiding van (politieke en bestuurlijke) processen
– Aanspreekpunt voor betrokkenen
– Ondersteuning bij contracten en toetsing

Op te leveren resultaat:
Het succesvol realiseren van projecten binnen de gestelde doelen en het ondersteunen van de projectmanager bij diverse taken.

Afstemming:
De senior projectsecretaris stemt af met interne en externe stakeholders, coördineert projectteams en ondersteunt bij contracten en toetsing.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– De aangeboden kandidaat moet beschikbaar zijn voor een interview tijdens de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen. – Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving. – U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat, inclusief organisatie, naam contactpersoon en telefoonnummer. – De aangeboden kandidaat heeft geen ambtelijke aanstelling gehad in de afgelopen 2 jaar bij de gemeente Amsterdam. – De kandidaat moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht. – U voegt het cv van de kandidaat toe, opgesteld in het Nederlands en maximaal 5 A4 groot. – De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau. – Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. – De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) ervaring opgedaan in gebiedsontwikkeling binnen een 100.000 plus gemeente. – De aangeboden kandidaat heeft ervaring als senior secretaris met verslaglegging van bestuurlijke overleggen en stuurgroepen. – Beheerst de kandidaat de competenties op de bijbehorende niveaus.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– De kandidaat heeft kennis en ervaring met het opstellen van bouwenveloppen. – De kandidaat heeft kennis en ervaring met het opstellen en begeleiden van juridisch planologische processen, zoals bestemmingsplansprocedure en een stedenbouwkundig plan. – De kandidaat heeft minimaal 5 jaar kennis van grootschalige gebiedsontwikkeling (in het bijzonder) transformatie van (kantoor/bank)gebouwen en kennis van de stad Amsterdam. – De kandidaat heeft ervaring in zelfstandig voorzitten van werkgroepen en projectteam-overleggen. – Analytisch vermogen: Expert. – Omgevingsbewustzijn: Gevorderd. – Samenwerken: Gevorderd. – Relatiebeheer: Gevorderd. – Resultaatgerichtheid: Gevorderd. – Overtuigingskracht: Gevorderd.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

Reageer nu op