Projectleider Nieuw E-HRM-systeem

In het kort: Je gaat als projectleider de Europese aanbesteding, implementatie en organisatiebrede adoptie van een nieuw E-HRM-systeem leiden, inclusief verandermanagement, datamigratie, testen en afstemming met diverse interne en externe stakeholders. Organisatie Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 500 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s. We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk. Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing. We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie. Opdracht Gemeente Gooise Meren staat voor de vervanging van haar huidige E-HRM-systeem. Het huidige systeem ondersteunt de ambities van de organisatie onvoldoende op het gebied van digitalisering, procesondersteuning, datagedreven werken en gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast loopt de huidige overeenkomst uiterlijk af per 1 januari 2028, waardoor een Europese aanbesteding noodzakelijk is. Voor dit traject zoekt de gemeente een ervaren en resultaatgerichte projectleider die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, begeleiding en realisatie van zowel de Europese aanbesteding als de daaropvolgende implementatie en organisatiebrede adoptie van een nieuw E-HRM-systeem. Werkzaamheden De projectleider is onder meer verantwoordelijk voor: Europese aanbesteding – Opstellen en actualiseren van de projectaanpak en planning. – Inventariseren van functionele en niet-functionele eisen en wensen. – Organiseren en begeleiden van een marktconsultatie. – Opstellen van aanbestedingsdocumenten en Programma van Eisen in samenwerking met inkoop, HR, ICT, privacy- en securityspecialisten. – Begeleiden van de aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet. – Organiseren van beoordelingssessies en leverancierspresentaties. – Adviseren over gunning en contractering. Implementatie – Opstellen van een implementatie- en migratieplan. – Aansturen van leverancier(s) en interne projectmedewerkers. – Coördineren van inrichting, configuratie, testen en gegevensmigratie. – Bewaken van planning, budget, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden. – Afstemming met betrokken afdelingen zoals HR, ICT, Inkoop, Informatiemanagement en Functioneel Beheer. Verandermanagement en adoptie – Ontwikkelen en uitvoeren van een adoptie- en communicatieaanpak. – Begeleiden van de organisatie bij de transitie naar het nieuwe systeem. – Bevorderen van draagvlak bij management, medewerkers en key users. – Zorgdragen voor een beheerste overdracht naar de beheerorganisatie. Resultaat De opdracht wordt succesvol afgerond wanneer: – Een rechtmatige Europese aanbesteding is uitgevoerd. – Een leverancier is geselecteerd en gecontracteerd. – Een implementatieplan inclusief migratie- en testaanpak is opgeleverd. – Het nieuwe E-HRM-systeem operationeel is. – Medewerkers en leidinggevenden aantoonbaar zijn voorbereid op het gebruik van het nieuwe systeem. – Het systeem uiterlijk op 1 januari 2028 in productie is genomen. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr Is hybride werken mogelijk: Ja Overige informatie – ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. IPad. – Gooise Meren hanteert hybride werken als formele werkvorm. Richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 betreffend thuiswerken en op kantoor werken. Digitaal vergaderen vindt plaats via MS Teams. Indienen afspraken naar mening van de opdrachtgever het best live/op kantoor plaatsvinden, wordt van inschrijver verwacht dat hij daartoe bereid is en haar/zijn agenda voldoende flexibel is.