Projectleider Moderne Werkplek – implementatie en gebruikersbegeleiding

In het kort: Je gaat als projectleider de Moderne Werkplek implementeren, gebruikerscommunicatie en begeleiding organiseren, feedback ophalen, verbeteracties coördineren en de afstemming tussen projectorganisatie, beheer en gebruikersorganisatie bewaken. Omschrijving opdracht Projectleider Moderne Werkplek – implementatie en gebruikersbegeleiding Werkorganisatie BUCH is bezig met de verdere implementatie en uitrol van de Moderne Werkplek. Wij zoeken een ervaren Projectleider Moderne Werkplek die verantwoordelijk is voor het coördineren van de implementatie en het begeleiden van gebruikers binnen de verschillende domeinen. De opdracht richt zich op een soepele overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving. Daarbij staan een goede voorbereiding, duidelijke communicatie, passende gebruikersondersteuning en het structureel ophalen en opvolgen van gebruikerservaringen centraal. De projectleider vormt de verbinding tussen de gebruikersorganisatie, de technische projectorganisatie, Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk. Hierbij ligt de nadruk op praktische uitvoering, afstemming en het bewaken van gemaakte afspraken en verbeteracties. Doel van de opdracht Het realiseren van een gestructureerde en gebruikersgerichte implementatie van de Moderne Werkplek, waarbij medewerkers goed worden voorbereid en begeleid en waarbij gebruikerservaringen bijdragen aan verdere verbetering van de digitale werkomgeving. Takenpakket Implementatie en projectcoördinatie – Opstellen en uitvoeren van een praktisch implementatie- en begeleidingsplan per domein. – Afstemmen van communicatie en begeleidingsactiviteiten op de technische migratieplanning. – Coördineren van de voorbereiding, ingebruikname en nazorg. – Afstemmen met leidinggevenden, keyusers, projectorganisatie en betrokken ICT-teams. – Bewaken van planning, voortgang, afhankelijkheden en risico’s. Gebruikerscommunicatie en begeleiding – Organiseren en coördineren van gebruikerscommunicatie, instructies, keyuserbegeleiding en ondersteuning rondom de overgang. – Waar passend zelf verzorgen van uitleg en demonstraties. – Afstemmen van aanvullende trainingen en floorwalking met de verantwoordelijke teams. – Signaleren van ondersteuningsbehoeften binnen de verschillende domeinen. – Zorgen voor duidelijke communicatie vóór, tijdens en na de migratie. Gebruikerservaring en verbeteringen – Actief ophalen van ervaringen, signalen en knelpunten bij medewerkers en keyusers. – Bespreken van de impact en prioriteit van signalen met gebruikers en de betrokken beheerteams. – Registreren en prioriteren van verbeterpunten. – Beleggen van acties bij de verantwoordelijke teams binnen Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk. – Bewaken van de voortgang en zorgen voor terugkoppeling aan de gebruikersorganisatie. – Signaleren van structurele verbeterkansen in de inrichting en ondersteuning van de Moderne Werkplek. Afstemming en overdracht naar beheer – Onderhouden van de verbinding tussen de projectorganisatie en de reguliere beheerorganisatie. – Afstemmen over functionele en technische aandachtspunten die voortkomen uit de implementatie. – Bewaken van de overdracht van openstaande acties, gebruikersinformatie en relevante documentatie. – Bijdragen aan een structurele werkwijze voor het verzamelen en opvolgen van gebruikersfeedback. Resultaten – Implementatie- en begeleidingsplan: Een praktisch plan per domein met doelgroepen, communicatie, keyusers, ondersteuningsbehoeften en aansluiting op de technische migratieplanning. – Uitgevoerde begeleidingsactiviteiten: Aantoonbaar georganiseerde communicatie, instructies en ondersteuning rondom de ingebruikname. – Feedback- en verbeterregister: Een actueel overzicht van gebruikerssignalen, knelpunten en verbeteracties, inclusief prioriteit, verantwoordelijke teams, eigenaren en status. – Voortgangsrapportages: Periodiek inzicht in de implementatievoortgang, gebruikerservaringen, risico’s en opvolging van verbeterpunten. – Evaluatie gebruikerservaring: Waar passend een meting van de gebruikerstevredenheid op basis van een vooraf afgesproken meetwijze en uitgangssituatie. – Overdracht naar beheer: Een overdraagbare werkwijze voor het structureel verzamelen, beoordelen en opvolgen van gebruikersfeedback binnen de reguliere beheerorganisatie. Afbakening en verantwoordelijkheden De projectleider is verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatiebegeleiding, gebruikerscommunicatie en de opvolging van gebruikerssignalen. De technische uitvoering van migraties, het oplossen van incidenten en het realiseren van functionele of technische wijzigingen blijven de verantwoordelijkheid van de betreffende ICT-teams. De projectleider bewaakt de onderlinge afstemming, voortgang en terugkoppeling en escaleert waar nodig. Organisatiebeschrijving Over de BUCH Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten. Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen. Samen werken we aan morgen.