In het kort: Je gaat als programmamanager een omvangrijk verbeterprogramma voor de afdeling VTH leiden, de programmaorganisatie en governance inrichten, verandertrajecten sturen en de implementatie van een nieuw zaaksysteem realiseren en bewaken.
Omschrijving Opdrachtgever provincie Gelderland
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met ruim 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.
Situatieomschrijving
De afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) is een afdeling die sterk in ontwikkeling is en waar veel maatschappelijke en politieke druk op rust. De vergunningverlening, met name door de stikstof problematiek, heeft langere tijd stilgelegen en met de voornemens van het nieuwe kabinet en het provinciale beleid is de verwachting dat op korte termijn de vergunningverlening weer vol opgestart gaat worden. Dat betekent dat de afdeling in formatieve zin sterk zal groeien (extra personele capaciteit), maar dat er ook de nodige interne verbeterslagen aangebracht moeten worden. Dat geldt zowel voor de processen, het inzicht in en het gebruik van data, als ook de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Dit betreft een grote veranderopgave, terwijl “de winkel ook nog open moet blijven” en vraagt om aparte sturing middels een programma.
Het “wat” er dient te gebeuren is al langer bekend, het gaat er nu vooral om, om te komen tot de uitvoering ervan en concrete stappen te zetten in de verbetering en de gevraagde resultaten te behalen. Met als uiteindelijke ambitie om VTH de leukste en beste afdeling te maken om te werken.
De programmamanager voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt zelf de wijze waarop de overeengekomen beoogde resultaten worden bereikt. De provincie stuurt op de te behalen resultaten, planning en kwaliteit van de opdracht en niet op de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. De programmamanager is vrij om zijn/haar werkzaamheden binnen de afgesproken kaders zelfstandig in te richten. We zoeken naar specifieke tijdelijke expertise die we niet zelf in huis hebben. Het betreft uitdrukkelijk een tijdelijke opdracht die niet in de formatie is opgenomen binnen de provincie. Er is uitdrukkelijk geen sprake van een gezagsverhouding zoals bedoeld bij een arbeidsovereenkomst. Voor een effectieve samenwerking wordt fysieke aanwezigheid bij belangrijke overleggen verwacht.
De veranderopgave is succesvol afgerond indien de afgesproken resultaten zijn behaald:
– Het programmaplan is vastgesteld en de programma organisatie is ingericht;
– De governance is ingericht en operationeel is;
– Het verbeterplan (inclusief de daarin gekozen prioriteiten) aantoonbaar wordt uitgevoerd en de daarin beschreven resultaten zijn behaald;
– Het implementatieplan van het nieuwe zaaksysteem conform planning is opgeleverd en opgestart;
– De opdrachtgever periodiek voortgangsrapportages ontvangt;
– Er een goede verbinding en samenwerking tot stand is gebracht met het MT van VTH.
Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden van de programmamanager die de concrete veranderopgave realiseert, bestaan met name uit:
– Het opzetten van een effectieve programma organisatie inclusief het functioneel aansturen van de projectleiders en het inrichten van de besluitvorming met stuurgroepen en MT leden;
– Het continue bewaken van het budget, de planning en het identificeren en mitigeren van programma risico’s en onderlinge afhankelijkheden;
– Het zelfstandig organiseren van de afstemming tussen opdrachtgever, het programmateam en externe betrokkenen;
– Het geven van structuur, richting en sturing aan de concrete complexe verandertrajecten;
– Het begeleiden van de organisatorische, procesmatige en personele veranderingen die gepaard gaan met het programma en daarvoor het benodigde draagvlak creëert binnen de afdeling VTH (zowel bij medewerkers als het management);
– Het realiseren van de afgesproken programmadoelen van het programma “realisatie verbeterplan VTH” en het periodiek rapporteren over de voortgang, risico’s en resultaten;
– Het bewaken van de samenhang tussen de verschillende programma onderdelen;
– Het zorgen voor de uitvoering van het programmaplan en te komen tot concrete stappen ter verbetering;
– Het zorgen voor een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem.
Randvoorwaarden
– De programmamanager werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of zonder afhankelijkheid van het team;
– Vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd;
– De programmamanager is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker.
– De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst.
– Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten.
– De programmamanager bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.
– Je voegt een CV van maximaal 5 pagina’s A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4’s, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4’s beoordeeld, waarna de overige A4’s buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde WO opleiding.
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2000 – heden) in de functie van programmamanager en minimaal 10 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2000 – heden) als projectleider (of een vergelijkbare functie).
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over concrete en relevante ervaring (opgedaan in de periode 2000 – heden) met het leiden van verandertrajecten binnen een uitvoerend onderdeel (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie) van de overheid alsmede in een politiek / bestuurlijke omgeving binnen de overheidssector.
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over concrete en relevante ervaring (opgedaan in de periode 2000 – heden) met het leiden van een implementatie van IV (zaak)systemen binnen een uitvoerend onderdeel (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie) van de overheid.
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het succesvol samenwerken in multidisciplinaire teams en omgevingen, met een politiek bestuurlijk karakter, binnen de overheidssector, aan te tonen met praktijkvoorbeelden (40 punten).
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over kennis van en ervaring met erkende project- en programmamanagement methoden zoals PRINCE2 en/of MSP en/of Agile/Scrum en/of SAFe binnen de overheidssector, aan te tonen met praktijkvoorbeelden (30 punten).
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het creëren van draagvlak en het uitdragen en verdedigen van projecten en projectresultaten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden (30 punten).
Competenties
– Aanjager/kartrekker: Je neemt de verantwoordelijkheid voor het project, je stuurt en stuwt het proces en je voelt je verantwoordelijk voor de voortgang. Je houdt van veranderingen en vernieuwingen en bent op zoek naar nieuwe mogelijkheden. Met je gedrevenheid en enthousiasme ben je een inspiratie voor je omgeving.
– Resultaat- en oplossingsgerichtheid: Je formuleert doelstellingen helder, concreet en meetbaar en maakt duidelijke afspraken. Je houdt zicht op de voortgang, rapporteert en informeert daarover. Je denkt vooruit. Je spant je actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen. Bij tegenslagen geef je niet op en houd je de uitgezette lijn voor ogen.
– Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de behoeftes en belangen in het bestuurlijke krachtenveld én je eigen invloed hierop. Je weet wat er speelt, wat bestuurders drijft en je weet je effectief te manifesteren in complexe krachtenvelden. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke belangen en maatschappelijke verhoudingen.
– Verbindend vermogen (netwerken): Je bent in staat relaties op te bouwen, te onderhouden en diverse partijen bij elkaar te brengen en aan elkaar te verbinden om tot resultaat te komen.
– Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen pro-actief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen.
