In het kort: Je gaat de beheer- en onderhoudsorganisatie begeleiden naar een professionele, datagedreven assetmanagementorganisatie, inclusief nulmeting, ontwikkelplan, implementatie, cultuur- en competentieontwikkeling en inrichting van processen, governance, informatievoorziening en prestatiesturing.
Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.
De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, ‘s-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.
Opdracht
De gemeente Hilversum bevindt zich na de samenvoeging met Wijdemeren in een ontwikkelfase waarin zij de beweging wil maken van een voornamelijk ad hoc georganiseerde beheer- en onderhoudsorganisatie naar een professioneel, informatiegestuurd en integraal werkende assetmanagementorganisatie. Deze opgave sluit direct aan bij de concernagenda 2026, waarin de organisatieontwikkeling gericht is op:
– Van ad hoc werken naar gestructureerd en slim organiseren;
– Van individuele kracht naar meer organisatiekracht;
– Van goed contact naar meer samenhang;
– Van meewerkend management naar richtinggevend leiderschap;
– Van informele vanzelfsprekendheid naar professionele duidelijkheid;
– Van oplossen naar ontwikkelen.
Binnen het fysiek domein, de afdelingen Realisatie en Beheer en Ruimtelijke Ontwikkeling worden op strategisch, tactisch en operationeel niveau de gemeentelijke assets (Groen, Verharding, Riolering, OV, VRI etc) beheerd en onderhouden. Het onderhoud wordt grotendeels adhoc uitgevoerd. Integrale verbinding met de strategische doelen ontbreekt. De ambitie voor de komende 5 jaar is om van ontwikkelingsniveau Adhoc naar niveau Gemanaged (zie concept groeimatrix) te komen. Hiermee streven we naar een organisatiebrede samenwerking en structurele ontwikkeling van assetmanagement, bijdragend aan de organisatie doelen.
Daarnaast sluit deze ontwikkeling aan bij de principes uit de concernagenda, zoals datagedreven werken, resultaatgericht sturen, integraal samenwerken en het realiseren van een toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Hoe helpt u onze gemeente om de stap te maken van een reactieve beheerorganisatie naar een informatiegestuurde, risicobewuste en integraal samenwerkende assetmanagementorganisatie die opereert op volwassenheidsniveau Gemanaged en aansluit bij de ontwikkelbewegingen uit onze concernagenda?
Doel van de opdracht
De gemeente zoekt een externe partner die de organisatie begeleidt bij het ontwikkelen en implementeren van een assetmanagement, waarbij de werkwijze past bij een middelgrote gemeente.
Het doel is om binnen een periode van circa 5 jaar aantoonbaar door te groeien van een voornamelijk ad hoc werkende beheerorganisatie naar een organisatie die opereert op volwassenheidsniveau gemanaged (zie concept groeimatrix) De opdracht betreft de eerste fase, nlk de groei naar niveau “Ïn Ontwikkeling”) Hierbij wordt aangesloten op de principes van ISO 55000, pragmatisch vertaald naar de gemeentelijke praktijk. Het is vooralsnog niet de bedoeling te certificeren.
De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op systemen en processen en assetmanagement producten zoals SAMP en AMP’s maar ook op cultuur, leiderschap, samenwerking en competentieontwikkeling.
Context
De afdeling RenB vormt samen met de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling het Fysiek Domein.
De afdeling Realisatie en Beheer bestaat uit 5 teams:
– Beheer en Onderhoud,
– Realisatie,
– Vastgoed
– Werf Wijdemeren
– Installaties (werf Loswal)
De afdeling RO bestaat uit 7 teams:
– Economie media en Cultuur,
– Energie,
– LeefMilieu,
– Mobiliteit en Parkeren,
– Omgevingsrecht en Wonen,
– Projecten,
– Ruimtelijke Kwaliteit
Grofweg is de taakverdeling zo dat RO bezig is met beleidsontwikkelingen gebiedsinrichting en RenB met Instandhouding korte en langere termijn en realisatie van projecten. Echter in de praktijk is dit niet heel scherp afgebakend en loopt dit nog door elkaar.
Gezamenlijk zijn we gestart met de ontwikkeling van gebiedsgericht werken, stedelijk programmeren, uniformeren projectmatig werken en portfoliomanagement. De ontwikkeling van assetmanagement zal hierbij aan moeten sluiten.
Scope van de opdracht
De opdracht omvat ten minste de volgende assetgroepen:
– Civiele constructies, kunstwerken
– Wegen
– Groen
– Riolering
– VRI en OVL
– Overige beheerobjecten die door de gemeente worden aangewezen
De opdracht heeft betrekking op oa:
– Strategie;
– Rollen en Processen;
– Organisatie;
– Data en informatiemanagement;
– Risicomanagement;
– Prestatiesturing;
– Samenwerking in de keten;
– Cultuur en Competentieontwikkeling.
Gewenste resultaten
– Nulmeting en volwassenheidsanalyse
– Een gedragen ontwikkelplan om te komen tot niveau gemanaged in 5 (jaarconcept groeimatrix)
– Implementatie en begeleiding van het ontwikkelplan
Aandachtspunten
Governance
– rollen, taken en verantwoordelijkheden;
– eigenaarschap van assets;
– opdrachtgever- en opdrachtnemer relaties;
– besluitvormingsstructuur.
Processen
– Strategisch, tactisch en operationeel assetmanagement;
– programmering;
– onderhoudsplanning;
– risicomanagement;
– prestatiemanagement;
– evaluatie en continue verbetering.
Producten
– Strategisch assetmanagementplan
– Format voor assetplannen
– Ontwikkelplan assetmanagement
– Risico afwegingskader
Informatievoorziening
– Data en benodigde stuur informatie
– Dataregistratie en data ontsluiting
– objectregistratie;
– vastleggingconditiemetingen;
– koppeling tussen beheer-, onderhouds- en financiële informatie;
– inrichting van stuurinformatie en dashboards.
Prestatie- en risicosturing
Ontwikkelen van:
– KPI’s;
– Gebieds indicatoren (deelsysteem)
– assetprestaties;
– risicoregisters;
– afwegingsmethodieken;
Implementatiebegeleiding
De externe partij ondersteunt de daadwerkelijke implementatie door:
– begeleiding van management en medewerkers;
– coaching van asseteigenaren en beheerders;
– inrichting van werksessies;
– ondersteuning bij besluitvorming;
– begeleiding van pilots.
De aanpak moet nadrukkelijk bijdragen aan:
– meer procesmatig werken;
– minder persoonsafhankelijkheid;
– beter samenwerken tussen teams;
– integraal afwegen van belangen;
– leren en verbeteren.
Opleiding en kennisontwikkeling
De opdrachtnemer ontwikkelt een leer- en ontwikkelprogramma gericht op:
– kennis van waarde gedreven assetmanagement;
– Prestatie en gebiedsgericht werken;
– Risico-gestuurd beheer en onderhoud;
– datagedreven werken;
– opdrachtgeverschap;
– asseteigenaarschap;
– integraal samenwerken;
– werken volgens afgesproken processen.
Het programma bevat een voorstel voor duurzame borging van kennis binnen de organisatie.
Gewenste eindsituatie (volwassenheidsniveau “In Ontwikkeling”)
De opdracht aan de externe partij is om is om als Gemeente aan het eind van fase 1 aantoonbaar het niveau “In Ontwikkeling” te hebben bereikt. Hiervoor zal ca 2,5-3 jaar nodig zijn. Tot de opdracht hoort ook een plan van aanpak voor Fase 2 “niveau gemanaged”
BIjlage van de opdracht geeft de groeimatrix weer
– Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
– Een aantoonbaar zelfgeschreven offerte en plan van aanpak, waarin de in te zetten specialismes en deskundigheden van het team ter inzage geverifieerd kunnen worden ( let op de maximale tarieven in de uitvraag);
– Gedurende de overeenkomst is de opdrachtnemer aansprakelijk tijdens de hele looptijd, inclusief de verlengingen, voor de kwaliteit van de inzet van het team;
– Gedurende de opdracht zal de opdrachtnemer, dan wel leverancier, de kennis en ervaring gedurende de opdracht delen met alle belanghebbenden binnen de organisatie;
– De inschrijving wordt geschied door beiden profielen apart in te schrijven met een duidelijke benoeming voor welk profiel deze geschikt geacht wordt. De offerte dient bij beiden inschrijving toegevoegd te worden;
– Alle kandidaten beschikken over een aantoonbare afgeronde HBO bachelor opleiding;
– Alle kandidaten beschikken over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een gemeentelijke organisatie;
– Alle kandidaten beschikken over aantoonbare kennis van ISO 55000 en volwassenheidsmodellen voor assetmanagement. Als er een ISO 55000 aanwezig is deze graag mee nemen in de offerte;
– Alle kandidaten beschikken over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met organisatieverandering en cultuurontwikkeling;
– Alle kandidaten beschikken over aantoonbare werkervaring met datagedreven beheer en onderhoud. Benoem dit concreet;
– Alle kandidaten beschikken over 3 aantoonbare referente opdrachten/trajecten en benoemen dit in de inschrijving met concrete voorbeelden;
– De opdrachtnemer garandeert de tijdige oplevering van een Plan van Aanpak op hoofdlijnen binnen de in de opdracht gestelde termijn. Indien de opdrachtnemer hierin tekortschiet, behoudt de gemeente zich het recht voor om de werkzaamheden onder eigen regie te laten uitvoeren dan wel af te ronden. Alle daaruit voortvloeiende kosten zijn volledig voor rekening en risico van de opdrachtnemer.
– Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.
