In het kort: Je gaat het Managementteam adviseren en ondersteunen, ingewikkelde opgaven organiseren, MT-agenda voorbereiden, projectleider zijn, bijeenkomsten organiseren en input leveren voor strategische onderwerpen. Eigen initiatief, politiek-bestuurlijk gevoel en coördinerende vaardigheden zijn belangrijk.
Functieomschrijving:
Als MT-secretaris adviseer en ondersteun je het Managementteam van de Werkorganisatie Druten Wijchen. Jij helpt het MT het komend jaar om de ingewikkelde opgaven, zowel op inhoud als financieel, te organiseren. Je bent het loopvermogen van het MT en een ster in procesmatig organiseren. Je hebt de koers scherp, houdt de regie en agendeert en bereid de benodigde besluiten voor zodat de voortgang in de complexe processen gewaarborgd blijven. Daarbij kun je concreet denken aan het voorbereiden van de MT Agenda, zowel op korte als op lange termijn, het bewaken van de kwaliteit van de stukken en ingewonnen advies hierbij en het monitoren van de gemaakte afspraken. Daarnaast is een belangrijke rol het uitvoeren van interne projecten waarbij jij de projectleider bent. Denk bijvoorbeeld aan het ombuigingsproces in de gemeente Druten en Wijchen waarin we belangrijke financiële besluiten voor de meerjarenbegroting moeten nemen. Of het vervolg in Organisatieontwikkeling waarin belangrijke stappen naar de toekomst moeten worden gezet. Of het implementeren van projectportfoliomanagement waarin we onze inzet op projectmatig- en opgavengericht werken managen? Het coördineren van het ombuigingsproces heeft de eerste prioriteit. Dit doe je natuurlijk niet alleen. De MT leden, die bestaan uit 2 directeuren en gemeentesecretarissen en 5 domeinmanagers werken hierin mee. En natuurlijk worden daarbij ook andere medewerkers uit de organisatie uitvoerig betrokken. Ook hierin, het bij elkaar brengen van (grote) groepen mensen, heb je een grote organiserende en verbindende rol. Bijvoorbeeld in het organiseren van de benodigde bijeenkomsten voor het realiseren van de ombuigingen en de verschillende stappen in organisatieontwikkeling. Als ook in het organiseren van onze halfjaarlijkse MAD sessies (Make A Difference) waarvoor alle collega’s worden uitgenodigd.
Naast de kunst van het procesmatig organiseren is het belangrijk dat je veel (bestuurlijk) gevoel hebt bij strategische, bestuurlijke en organisatie, bedrijfsvoeringsprocessen. Als MT secretaris ben je een logisch eerste aanspreekpunt en sparringspartner voor de directeuren en andere MT leden. Je coördineert de verschillende processen, adviseert het management over de strategische onderwerpen en levert de benodigde input bij inhoudelijke, procedurele en procesmatige vragen. Je overziet het werkveld en de ontwikkelopgave en draagt met jouw goede ideeën actief bij aan het versterken van de directie en het MT.
Verantwoordelijkheden:
Je kijkt vooruit, analyseert en vertaalt de vragen en ontwikkelingen naar de praktijk en organiseert wat ervoor nodig is. Een goede en stevige politieke en bestuurlijke antenne is belangrijk in deze functie want je krijgt te maken met verschillende belangen en verwachtingen waarin een stevige sparringpartner nodig is. Als MT-secretaris weet jij de brug te slaan tussen de behoefte van het bestuur, de organisatie, het MT, de teams en de medewerkers. Ook als de belangen tegenstrijdig zijn.
Je bent pro-actief, ondernemend, tactvol en politiek- bestuurlijk gevoelig en kan tegenspel geven als de situatie daarom vraagt. Je hebt een coördinerende rol, voert procesregie en kan verschillende disciplines samenbrengen. Andere belangrijke competenties die wij graag terugzien zijn: analytisch, daadkrachtig, stressbestendig, helicopterview en senioriteit.
