Managementassistent – Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Detachering
Delen

Over de opdracht

Vacature Managementassistent – Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

In het kort: Je gaat het managementteam en afdelingen ondersteunen met agendabeheer, vergaderorganisatie, notuleren, correspondentie en diverse administratieve en organisatorische taken om structuur en soepele samenwerking te waarborgen. Managementassistent Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling Werklocatie: Zalmstraat 7, Rotterdam Thuiswerkbeleid: Werken vanuit huis behoort deels tot de mogelijkheden Een managementteam zonder een managementassistent is een verloren zaak. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden, waardoor het werk al gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel is. Als geen ander weet jij hier raad mee. Jij ontzorgt het managementteam door zowel administratieve en secretariële als organisatorische taken uit handen te nemen. Je bewaakt het overzicht, coördineert waar nodig en zorgt ervoor dat zaken goed en tijdig worden geregeld. Dankzij jouw komst creëer je overzicht, structuur en stabiliteit binnen het team. Daarbij ondersteun je het management en de verschillende afdelingen binnen de GGD en draag je bij aan een soepele organisatie en samenwerking. Jouw functie De managementassistent ondersteunt, net als de andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. Ook zorgt de managementassistent voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers. Andere taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailing t.b.v. de afdeling, boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Tot slot is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a. verzamelen van gegevens) een belangrijk onderdeel van het takenpakket. Verder ben je volledig thuis in het digitaal vergaderen met MS TEAMS. De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling. Dit ga je doen: – Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten; – Je zorgt ervoor dat de agenda’s van de teamleiders op orde zijn; – Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand; – Je pakt administratieve taken op; – Je verzorgt uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals. Jouw profiel Je houdt van aanpakken, kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook de verbinding. Je hebt overzicht over afdeling brede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier proactief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling. Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners. Ook ben je flexibel en stressbestendig en denk je in oplossingen. Je bent opmerkzaam en werkt integer. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden. De afdeling De afdeling Strategie en Ondersteuning (S&O) is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van de GGD RR. Naast het ondersteunen van het primaire proces hebben we een belangrijke rol bij het voorbereiden en opschaling ten tijde van crisis. Om onze paraatheid te maximaliseren streeft de afdeling S&O naar bedrijfsvoering medewerkers die multi inzetbaar zijn en elkaar kunnen helpen en bijstaan daar waar de urgentie het hoogst is. Onze organisatie De GGD RR is een aparte entiteit binnen de gemeente Rotterdam, maar zit wel verweven binnen de structuur van het Cluster Maatschappelijke ondersteuning. Anders dan reguliere gemeentelijke onderdelen, vervult de GGD RR een regio functie op het gebied van de publieke gezondheid. Deze regio functie vraagt een stuk maatwerk op de bedrijfsvoering en precies dit maatwerk is waar de afdeling S&O voor aan de lat staat.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands. – maximaal 5 A4 enkelzijdig groot. – Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanager opgedaan in het afgelopen vier jaar; – Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam; – Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams. – Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– De kandidaat heeft werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD regio’s (25 punten). – De kandidaat heeft werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten en weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe, politiek-bestuurlijke organisatie (20 punten). – De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen of met het domein van infectieziektebestrijding, publieke gezondheid en/of paraatheid en begrijpt het belang van nauwkeurigheid en vertrowelijkheid in dit werkveld. (25 punten) Competenties – Je houdt van aanpakken. – Je kunt goed zelfstandig werken. – Je zoekt ook de verbinding. – Je levert proactief een bijdrage. – Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende instelling. – Je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. – Je blijft oog houden voor samenwerking met verschillende partners. – Je bent flexibel. – Je bent stressbestendig. – Je denkt in oplossingen. – Je bent opmerkzaam. – Je werkt integer. – Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. – Je bent in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3 x 6 maanden Gespreksdatum: Week 40

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

  • Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
  • Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
  • Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Managementassistent – Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is detachering


Wij staan voor je klaar!

(ma - vr 09:00 - 17:00)

Vraag over de opdracht? Wij ontvangen graag je vraag per mail via [email protected]

Bureau/partner?

Je kunt dan alleen voorstellen na aanmelding en toelating als partner via onderstaande pagina.

Hulp met je stukken?

Leer hier hoe je een goede motivatiebrief schrijft (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je CV herschrijft naar de opdracht (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je competenties verwerkt in je CV, motivatiebrief en gesprek!

Veelgestelde vragen

Kan ik werken via Detachering en/of als ZZP-er?

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering. Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

Hoe helpen jullie mij met mijn CV, motivatie en het gesprek?

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Is reageren op opdrachten vrijblijvend of zijn hier kosten aan verbonden?

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Ik voldoe niet aan alle eisen/wensen, is het het waard om toch te reageren?

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Hoe kan ik mijn documenten het beste aanleveren om de kans van slagen te vergroten?

Reageer via de website met je CV, een Motivatie en een Toelichting op de eisen en wensen. Gebruik je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Beschrijf steeds per eis/wens kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding.

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering . Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Gebruik de eerste pagina van je CV of een deel van je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Neem alle eisen en wensen uit de opdracht over en beschrijf steeds kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding. Je kunt hiervoor dit format gebruiken.

Relevante opdrachten

Interesse, en overtuigd van een sterke match?

Mogen wij je helpen met zoeken?

Wij helpen je graag met het vinden van een passende opdracht in het publieke domein! Interim of detachering? Neem contact met ons op dan gaan wij vrijblijvend persoonlijk voor je op zoek!