In het kort: Je gaat als interim gemeentesecretaris/algemeen directeur bestuurlijke en ambtelijke continuïteit waarborgen, strategisch adviseren, prioriteiten stellen, het Strategisch Team versterken en de organisatie door fusie en grote veranderopgaven leiden.
Interim Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur
Achtergrond van de opdracht
De gemeente Best bevindt zich in een uitzonderlijke transitiefase. De voorbereiding op de gemeentelijke fusie met Oirschot vindt gelijktijdig plaats met de uitvoering van omvangrijke regionale opgaven die voortvloeien uit de ontwikkeling van de Brainportregio. Tegelijkertijd blijft de continuïteit van de reguliere dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners onverminderd van belang.
Deze ontwikkelingen vragen veel van zowel bestuur als organisatie. Capaciteit, prioritering en samenhang staan onder druk doordat medewerkers en leidinggevenden gelijktijdig werken aan de dagelijkse uitvoering, de voorbereiding van de nieuwe gemeente en de regionale schaalsprong.
De organisatie zoekt daarom een ervaren interim gemeentesecretaris/algemeen directeur die bestuurlijke en ambtelijke continuïteit waarborgt, focus aanbrengt in de verschillende opgaven en de organisatie met rust, duidelijkheid en vertrouwen door deze overgangsperiode begeleidt.
Doel van de opdracht
De interim gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een stabiele bestuurlijke en organisatorische basis gedurende de overgangsperiode richting de nieuwe gemeente Best-Oirschot.
De opdracht richt zich op:
– het waarborgen van bestuurlijke en ambtelijke continuïteit;
– het versterken van de sturing, samenhang en prioritering binnen de organisatie;
– het ondersteunen van college en organisatie bij complexe strategische keuzes;
– het versterken van het Strategisch Team als collectief;
– het voorbereiden van de organisatie op de volgende fase van de fusie en organisatieontwikkeling.
Resultaten van de opdracht
Van de interim gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt verwacht dat in de contractperiode de volgende resultaten zijn gerealiseerd, in overleg en afstemming met het directieteam (ST). Per resultaat wordt een concreet oplever product overgedragen waarmee de uitvoering en de bereikte stand van zaken worden verantwoord. De doorlopende verantwoordelijkheden uit de opdrachtomschrijving worden gedurende de opdracht vervuld; de hieronder beschreven opleverproducten vormen daarnaast de concrete basis voor de afronding en overdracht van de opdracht.
1. Bestuurlijke en organisatorische continuïteit
– Het bestuurlijk-ambtelijke samenspel functioneert stabiel en voorspelbaar. De interim gemeentesecretaris/algemeen directeur levert hiervoor een met college en Strategisch Team afgestemd afsprakenkader op, met de rolverdeling tussen bestuur en organisatie, de besluitvormingsroute, de wijze van strategische advisering en de escalatieafspraken. Hierbij gebruikt de interim-GS/AD de besturingsfilosofie van de organisatie als uitgangspunt. Bij afronding van de opdracht wordt een evaluatie opgeleverd waarin de toepassing van deze afspraken, resterende knelpunten en benodigde vervolgacties zijn vastgelegd.
– Besluitvorming binnen de organisatie vindt tijdig, integraal en zorgvuldig plaats.
– Het college wordt voorzien van strategisch en uitvoerbaar advies.
– De interim-GS/AD verbindt de continuïteit en ontwikkeling van de gemeente Best nadrukkelijk met de voorbereiding op de nieuwe gemeente Best-Oirschot.
– Besluiten over sturing, capaciteit, leiderschap, processen en organisatieontwikkeling worden mede beoordeeld op hun betekenis voor de nieuwe organisatie.
– De interim-GS/AD voorkomt onnodige nieuwe afhankelijkheden of werkwijzen die de toekomstige inrichting belemmeren en draagt zorg voor een zorgvuldig voorbereide en overdraagbare organisatie.
1. Realistische focus en prioritering
– Er zijn duidelijke keuzes gemaakt in prioriteiten, capaciteit en middelen. Deze zijn vastgelegd in een integraal prioriteitenplan dat per opgave het beoogde resultaat, de benodigde capaciteit en middelen, de verantwoordelijke, de planning en de afhankelijkheden beschrijft. Het plan bevat tevens een expliciet overzicht van werkzaamheden die worden voortgezet, uitgesteld of beëindigd, met de onderbouwing en gevolgen van die keuzes. Bij afronding wordt de actuele uitvoeringsstand opgeleverd.
– De organisatie beschikt over een uitvoerbare en bestuurlijk gedragen prioriteitenstelling.
– Niet-prioritaire werkzaamheden zijn expliciet afgewogen, uitgesteld of beëindigd.
– De interim-GS/AD versterkt het vermogen van de organisatie om zelf verantwoordelijkheid te nemen. Hij of zij belegt verantwoordelijkheden en besluitvorming zo laag mogelijk, binnen heldere kaders en stimuleert dat leidinggevenden en medewerkers eigenaarschap nemen en rekenschap afleggen.
1. Versterking Strategisch Team
– Het Strategisch Team functioneert als een gezamenlijk verantwoordelijk directieteam.
– Rollen, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerking zijn helder en effectief.
– Strategisch managers worden versterkt in hun positionering en leiderschap.
– Het Strategisch Team functioneert aantoonbaar als een gezamenlijk verantwoordelijk directieteam. De leden handelen vanuit het belang van de organisatie als geheel, maken integrale afwegingen over opgaven, capaciteit, middelen en risico’s en zijn gezamenlijk aanspreekbaar op dde uitvoering van genomen besluiten. De interim-GS/AD stimuleert rolvastheid en voorkomt dat het Strategisch Team vooral functioneert als overlegtafel van afzonderlijke domeinbelangen.
– Als opleverproduct wordt een in de praktijk toegepast sturings- en samenwerkingskader voor het Strategisch Team overgedragen, met vastgelegde rollen, verantwoordelijkheden, besluitvormingsafspraken en afspraken over de bewaking van besluiten. Een afsluitende evaluatie beschrijft de toepassing van dit kader en de resterende ontwikkelpunten.
1. Voorbereiding volgende fase
– Keuzes, risico’s en ontwikkelopgaven zijn inzichtelijk vastgelegd.
– De overdracht naar een structurele invulling van de functie en/of de nieuwe organisatie is inhoudelijk voorbereid.
– Medewerkers en leidinggevenden ervaren duidelijkheid over de koers, de keuzes en wat de overgang naar Best-Oirschot betekent voor hun werk. Signalen over werkdruk, verandervermogen, samenwerking en onzekerheid worden tijdig opgehaald en vertaald naar concrete acties. De interim-GS/AD toont hierin zichtbaar werkgeverschap en voorbeeldgedrag.
– Bij afronding wordt een communicatie- en actieoverzicht opgeleverd waarin is vastgelegd welke informatie over de overgang is gedeeld, welke signalen zijn opgehaald, welke acties daarop zijn uitgevoerd en welke vervolgacties nog nodig zijn. Voor iedere openstaande actie zijn een verantwoordelijke en een beoogd afrondingsmoment vastgelegd.
1. Verbinding met Best-Oirschot en overdraagbaarheid
– De ontwikkeling van de gemeente Best is aantoonbaar verbonden met de organisatievisie en hoofdstructuur van Best-Oirschot.
– Besluiten met gevolgen na 1 januari 2028 zijn herkenbaar vastgelegd en afgestemd met de relevante fusieorganisatie.
– Er is een actueel overdrachtsdossier met strategische keuzes, risico’s, afhankelijkheden, organisatieontwikkelopgaven en lopende bestuurlijke dossiers. Het dossier bevat per onderwerp de actuele stand van zaken, de relevante besluiten en onderliggende stukken, de verantwoordelijke, de benodigde vervolgacties en de bijbehorende termijnen. Ook zijn besluiten met doorwerking na 1 januari 2028 en de daarover gemaakte afstemmingsafspraken herkenbaar opgenomen. Het dossier wordt bij afronding van de opdracht overgedragen aan de opdrachtgever en de aangewezen opvolger of vertegenwoordiger van de nieuwe organisatie; openstaande punten en afspraken over de opvolging worden vastgelegd in een overdrachtsverslag.
– De samenwerking met de kwartiermaker/gemeentesecretaris van Best-Oirschot is ingericht op een soepele en rolzuivere overdracht.
– De organisatie is minder afhankelijk geworden van persoonlijke interventies van de interim-GS/AD.
Opdrachtomschrijving
De interim gemeentesecretaris/algemeen directeur waarborgt de bestuurlijke en ambtelijke continuïteit van de gemeente Best gedurende een periode van ingrijpende verandering. Als eerste adviseur van burgemeester en college zorgt hij of zij voor een goed functionerend bestuurlijk-ambtelijk samenspel, een zorgvuldige besluitvorming en een heldere rolverdeling tussen bestuur en organisatie.
Daarnaast geeft de interim gemeentesecretaris leiding aan de ambtelijke organisatie en versterkt hij of zij de samenwerking en samenhang tussen de domeinen. In de rol van voorzitter van het Strategisch Team wordt gestuurd op gezamenlijke verantwoordelijkheid, prioritering en organisatie brede resultaten.
De interim gemeentesecretaris bewaakt het functioneren van het bestuurlijke en ambtelijke stelsel, ziet toe op een effectieve planning- en control cyclus en intervenieert waar sturing, kwaliteit of samenhang onder druk komen te staan. Ook vertegenwoordigt hij of zij de organisatie in relevante regionale samenwerkingsverbanden.
Vanuit het ambtelijk werkgeverschap vervult de interim gemeentesecretaris de rol van WOR-bestuurder en onderhoudt hij of zij de relatie met de ondernemingsraad en vakorganisaties. Daarbij draagt de gemeentesecretaris zorg voor een professionele, transparante en betrouwbare samenwerking.
Vanaf de zomer van 2027 zal er een kwartiermaker/gemeentesecretaris starten voor de nieuwe gemeente Best-Oirschot waarmee de interim gemeentesecretaris van de gemeente Best nauw zal gaan samenwerken.
Tot slot draagt de interim gemeentesecretaris zorg voor de kwaliteit van sturing, interne beheersing en rechtmatigheid binnen de organisatie. De interim-GS/AD werkt vanuit de principes Vakmanschap, Verbinding en Vertrouwen en verbindt deze aan de (voorlopige) organisatievisie van Best-Oirschot: samen impact maken, dichtbij en daadkrachtig. Daarbij wordt gericht toegewerkt naar de (voorlopige) kernwaarden van de nieuwe organisatie: we doen het samen, we maken het verschil en we zijn nieuwsgierig.
Organisatiecontext
De ambtelijke organisatie van de gemeente Best bestaat uit circa 330 medewerkers verdeeld over drie domeinen:
– Omgeving;
– Samenleving;
– Bedrijfsvoering.
Daarnaast is sprake van een concernstaf die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur valt.
De drie strategisch managers vormen samen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur het Strategisch Team.
Gemeente Best maakt deel uit van de Brainportregio en staat de komende jaren voor omvangrijke opgaven op het gebied van woningbouw, mobiliteit, voorzieningen en regionale samenwerking.
Kandidaten worden beoordeeld op:
– relevante ervaring als gemeentesecretaris en/of algemeen directeur;
– ervaring met gemeentelijke fusies en organisatie-transities;
– visie op bestuurlijke en organisatorische continuïteit;
– ervaring met politiek-bestuurlijk complexe vraagstukken;
– leiderschapsstijl en vermogen om focus en rust aan te brengen;
– beschikbaarheid gedurende de gehele opdrachtperiode.
– curriculum vitae; (aan te leveren document)
– korte motivatie op de opdracht (maximaal 2 A4); (aan te leveren document)
– beschrijving van relevante vergelijkbare opdrachten; (aan te leveren document)
– Beschikbaarheid per wanneer en in uren per week; (aan te leveren document)
– Prijs (aan te leveren document)
– Minimaal 10 jaar ervaring in een eindverantwoordelijke managementfunctie binnen de publieke sector.
– Ervaring als gemeentesecretaris en/of algemeen directeur binnen een gemeentelijke organisatie.
– Recente ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
– Aantoonbare ervaring met gemeentelijke herindelingen, ambtelijke fusies of vergelijkbare grootschalige organisatieveranderingen.
– Ruime ervaring met strategische advisering van college en burgemeester.
– Ervaring met het aansturen van directie- of managementteams.
– De kandidaat heeft aantoonbare ervaring in een directie- of concernmanagementfunctie binnen de publieke sector, met verantwoordelijkheid voor organisatiebrede sturing, prioritering van capaciteit en middelen en het aansturen van een directie- of managementteam. Aan te tonen met concrete functies of opdrachten, perioden en verantwoordelijkheden in het cv.
– De kandidaat heeft binnen een Nederlandse gemeente aantoonbare ervaring met rechtstreekse strategische advisering van burgemeester en/of college van burgemeester en wethouders en met het begeleiden van bestuurlijk-ambtelijke besluitvorming. Deze ervaring kan zijn opgedaan als gemeentesecretaris, algemeen directeur of in een andere directie-, concernmanagement- of strategische adviesfunctie. Aan te tonen met een beschrijving van de eigen adviesrol, de bestuurlijke vraagstukken en de verantwoordelijkheid voor de voorbereiding of opvolging van besluiten.
– De kandidaat heeft aantoonbaar leidinggegeven aan ten minste één grootschalige organisatieverandering binnen de publieke sector, zoals een gemeentelijke herindeling, ambtelijke fusie, concernbrede organisatieontwikkeling of een vergelijkbaar omvangrijk verandertraject. Aan te tonen met een beschrijving van de opgave, de eigen verantwoordelijkheid, de uitgevoerde interventies en de behaalde resultaten. Uitsluitend deelname aan een verandertraject is onvoldoende.
– De kandidaat is vanaf de overeengekomen startdatum tot en met juli 2027 beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week. Beschikbaarheid voor een eventuele verlenging tot uiterlijk 1 januari 2028 wordt apart vermeld en is een must om in te schrijven op de opdracht. De inschrijver vermeldt de mogelijke startdatum en eventuele geplande afwezigheid van meer dan drie aaneengesloten weken gedurende deze periode.
– De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal hbo-werk- en -denkniveau. Aan te tonen met een afgeronde hbo- of wo-opleiding, of met concrete functies of opdrachten waaruit blijkt dat de kandidaat zelfstandig complexe strategische vraagstukken heeft geanalyseerd, integrale afwegingen heeft gemaakt en verantwoordelijkheid op directie- of concernmanagementniveau heeft gedragen.
– ervaring bij een gemeente binnen een stedelijke groeiregio of Brainport-achtige omgeving;
– ervaring met het begeleiden van bestuurlijke fusies;
– ervaring met medezeggenschap in complexe verandertrajecten;
– ervaring met organisatieontwikkeling in een 100-500 medewerkers tellende gemeentelijke organisatie;
– ervaring als WOR-bestuurder;
– ervaring in een politiek-bestuurlijke context met meerdere gelijktijdige strategische programma’s.
Competenties
– beschikt over uitstekende bestuurlijke en organisatiesensitiviteit;
– heeft aantoonbaar strategisch en verbindend leiderschap;
– brengt rust en structuur in complexe verandertrajecten;
– is in staat scherpe prioriteiten te stellen en daarop te sturen;
– combineert besluitvaardigheid met oog voor medewerkers en organisatiecultuur;
– is een gezaghebbende en onafhankelijke gesprekspartner voor bestuur en organisatie;
– is energiek, empathisch, heeft gevoel voor humor en weet op het juiste niveau contact te maken met mensen gedurende een periode waarin veel verandert;
– hanteert een leiderschapsstijl die richting en duidelijkheid combineert met professionele ruimte, eigenaarschap en vertrouwen. Stuurt niet onnodig op inhoud of extra hiërarchie, maar organiseert heldere kaders, integrale afweging, aanspreekbaarheid, dialoog en rekenschap.
