Interim Directiesecretaresse

Gemeente Zoetermeer

Detachering

In het kort: Je gaat als directiesecretaresse ondersteuning bieden aan de directie en ambtelijke opdrachtgevers. Taken omvatten agendabeheer, administratieve taken, het organiseren van bijeenkomsten en bijdragen aan digitaal samenwerken.

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen. Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega’s. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met drie andere collega’s vorm je het Directiesecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuurssecretariaat, bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken en public affairs, onder leiding van een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht
Als directiesecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de directie en de ambtelijk opdrachtgevers. Je ontzorgt en voert administratieve werkzaamheden uit voor de individuele directieleden. Ook ondersteun je het managementteam, bijvoorbeeld met de organisatie van bijeenkomsten. Je werkt nauw samen met drie andere directiesecretaresses. Jullie stemmen onderling goed af; zo weten jullie niet alleen wat er bij alle directieleden speelt, maar kunnen jullie ook, waar nodig, zaken van elkaar overnemen. De afdeling is een slag aan het maken naar meer digitaal samenwerken. Jij draagt proactief je steentje bij aan deze ontwikkeling. De werkzaamheden bestaan uit: • complex agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken • secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen • behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie • organiseren van bijeenkomsten voor het managementteam • signaleren en proactief communiceren over zaken waar de directie, de directe collega ’s en de organisatie van op de hoogte moeten zijn • bijdragen aan de verdere ontwikkeling van digitaal samenwerken (Microsoft 365)

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. – Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directie- of bestuurssecretaresse bij een gemeente. – Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuurssecretaresse bij een gemeente met meer dan 80.000 inwoners. – Aantoonbare werkervaring met digitaal samenwerken in Microsoft 365. – Beschikbaar per 6 januari 2025 voor gemiddeld 28 uur per week.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

Reageer nu op