In het kort: Je gaat als Epic Owner en projectleider IT-projecten binnen het domein Grens & Migratie organiseren, aansturen en bewaken, projectadministratie inrichten en beheren en continu werken aan kwaliteits- en procesverbeteringen in een SAFe/Agile omgeving.
Opdrachtomschrijving
Wat ga je doen
Als Epic owner in de context van SAFe en projectleider in de context van PPM ben jij de enthousiaste spil in het subdomein Grens en Migratie en lever je primair ondersteuning aan het kernteam en de Product Owners en Product Manager van het subdomein, waar je op dagelijkse basis nauw mee samenwerkt en daarnaast een hechte band mee opbouwt. Je werkzaamheden zijn veelzijdig, dynamisch en sterk afwisselend. Je ondersteunt de collega’s ondermeer met het opstarten en uitvoeren van projecten/voortbrenging in een SAFe/Agile context en draag je bij aan kwaliteitsverbeteringen binnen het domein.
Wij zijn op zoek naar een collega die samen met ons team de (SAFe/Agile voortbrenging) voortbrenging, project- en portfoliomanagement binnen de organisatie naar een hoger plan gaat trekken.
Werkzaamheden:
– Verantwoordelijk voor de inrichting en beheer van (project/product)administratie binnen de sectie en/of subdomein.
– Adviseert en ondersteunt het kernteam (sectie en/of subdomein) bij de besturing van projecten/producten door:
– Het afstemmen met, begeleiden van en toezicht houden op (de voortgang in) werkzaamheden die door derden (bijv. leveranciers) worden uitgevoerd;
– De mogelijkheid tot optreden als teamleider t.a.v. een specifiek onderdeel (deelopdracht) binnen het project/product waarbij sprake is van meer routinematige werkzaamheden;
– Het aanleveren van informatie en kennis die opgedaan is in het project/product op inhoudelijke, procesmatige en procedurele aspecten van besluitvorming en realisatie in de verschillende fasen van het project/product;
– Het beoordelen en interpreteren van rapportages om eventuele knelpunten te signaleren en de IT manager/productmanager te adviseren over mogelijke oplossingsrichtingen;
– Het fungeren als voorzitter bij bijeenkomsten.
– Verantwoordelijk voor accreditatie systemen en koppelingen volgens defensiestadaard
– Het voorbereiden en overdragen van werkzaamheden aan de beheerders en systeemmanagers
Zet projectadministraties op en voert projectadministraties uit door:
– Het verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning bij het opstellen van voorcalculaties voor offertes (betreft niet offertes uitwerken/opstellen);
– Het, in overleg met de resultaatverantwoordelijke, opzetten en uitvoeren van projectadministraties van toegewezen projecten/producten;
– Het administreren van de projectplannings- en projectvoortgangsgegevens, alsmede de projectdocumentatie en –correspondentie en andere dagelijkse administratieve werkzaamheden;
– Het invulling geven aan de secretariële ondersteuning van de projecten/producten (agendabeheer, e-mail verzorgen, vergaderingen voorbereiden, vergaderverslagen maken e.d.);
– Het zorgdragen voor het goed functioneren van de infrastructuur en andere logistieke zaken ten behoeve van projecten/producten;
– Het signaleren en tijdig rapporteren van knelpunten in de projectvoortgang en andere project-kritische aspecten (planning, mijlpalen, capaciteit, overschrijding budget e.d.);
– Het assisteren van projectteammedewerkers bij presentaties, aanpassing van documenten e.d.;
– Het ondersteunen bij de inrichting en de uitwerking van projectafsluitingen;
– Het rapporteren aan de betrokken resultaatverantwoordelijke.
Ondersteunt realisatie van projecten/producten door:
– Het opstellen van werkinstructies, richtlijnen en handboeken voorde opleiding van gebruikers(beheer);
– Het bijstellen, uitwerken, vastleggen en uitvoeren van afspraken en (rand)voorwaarden ten behoeve van projectproducten;
– Het signaleren en rapporteren van knelpunten in planning, capaciteit, voortgang en budget;
– Proactief meedenken en werken aan procesverbeteringen;
– Organiseren en faciliteren van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen, incl. notuleren, actie- en besluitlijsten e.d.;
– Tevens het kunnen begeleiden van werkoverleggen;
– Monitoren dat het project/product voldoet aan de geldende (kwaliteit)voorschriften en indien nodig voorstellen doen ter optimalisatie.
Achtergrond opdracht
Als Epic Owner kom je te werken binnen COMMIT (Commando Materieel & IT). Binnen het COMMIT vormt het JIVC (Joint Informatievoorziening Commando) hét IT bedrijf van Defensie. Jouw opdracht wordt binnen het JIVC vormgegeven door subdomein Grens & Migratie. Dit subdomein werkt primair aan de systeemketens voor de grenstaken van de Koninklijke Marachaussee (KMar).
Binnen subdomein Grens & Migratie wordt er door meerdere interne ontwikkelteams gebouwd aan de benodide IT functionaliteit voor diverse Europse verordeningen. Deze werkzaamheden worden zo veel mogelijk op basis van het SAFe framework gecombineerd met de Agile mindset uitgevoerd. Als Product Owner vorm je de schakel tussen de business en het developmentteam. Jij ondersteunt de de visie van de COC2-I&V afdeling en zet de visie in om producten en features te ontwikkelen die waarde toevoegen voor de grenswachter als eindgebruiker. Hierdoor ben je als Product Owner continue bezig met het maximaliseren en toevoegen van de waarde en door het proactief managen van de product backlog. Je beheert en prioriteert de uit te voeren Epics en stemt deze af met de Product Owners van de diverse ontwikkelteams én onderhoudt nauw contact met de Product Manager.
Generieke beschrijving competentie gebied en niveau’s
Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.
Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken.
Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.
Taken
– Organiseer, coördineer en leid het projectteam
– Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbende
– Houd toezicht op de projectvoortgang
– Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
– Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
– Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
– Voldoen aan budgetten en levertijden
– Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden
– Formaat: PDF
– Taal: Nederlands
– Max. aantal pagina’s: 5
– Motivatie: Verplicht
– Additionele eisen: Cv opmaak bij voorkeur in STAR methode.
– Screening: VOG en VGB
– Overige: veiligheidsonderzoek wat doorlopen moet worden.
– eCF-profiel: Project Manager
– Referentie Gebied: E.02 Project- en portfoliomanagement
– Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.
– Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.
– Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven: welke rol de kandidaat vervulde, welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden, in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau.
– Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.
– Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
– Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie.
– Kandidaat heeft ervaring met grenssystemen op Schiphol, ervaring met Kiosks en Self Service Paspoort Controle
– Kandidaat is gecertificeerd in Safe Agile en heeft kennis van processen van Prince2
