In het kort: Je gaat projecten op het gebied van informatiebeheer leiden, het team informatiebeheer coördineren, processen en gegevenskwaliteit verbeteren, naleving van wet- en regelgeving borgen en afstemmen met interne en externe stakeholders.
Functiebeschrijving
Projectleider Informatiebeheer: inhuur voor 24 uur per week
Inzet: 6 maanden met optie tot verlenging
De projectleider informatiebeheer is verantwoordelijk voor het initiëren, plannen, uitvoeren en afronden van projecten op het gebied van informatiebeheer. Daarnaast coördineert deze rol het dagelijkse werk binnen het team informatiebeheer, bewaakt standaarden en zorgt voor afstemming met interne stakeholders.
Doel van de functie
Verbeteren van de kwaliteit, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.
Realiseren van projecten die bijdragen aan digitale transformatie en efficiënte informatieprocessen.
Coördineren van medewerkers binnen het domein informatiebeheer en zorgen voor een uniforme werkwijze.
Borgen van betrouwbare, volledige en goed vindbare gegevens en dossiers.
Bijdragen aan verbetering van processen, metadata en werkwijzen binnen Informatiebeheer.
Hoofdtaken en verantwoordelijkheden
Projectleiding
– Leiden van projecten binnen informatiebeheer, zoals het inbedden van de nieuwe Archiefwet in de werkprocessen, het optimaliseren van de samenwerking met de afdeling I&A t.a.v. het verbeterplan informatiehuishouding, archiefdigitalisering en datakwaliteitstrajecten.
Coördinatie
– Dagelijkse aansturing van de taken van het team informatiebeheer; verdelen van werkzaamheden; monitoren van voortgang. Het betreft een team van circa 10 medewerkers. Informatiebeheer omvat de onderdelen: registratuur, archivering en actief- en passief openbaarmakingen inzake de WOO.
Stakeholdermanagement
– Afstemmen met afdelingen, I&A, ISD en diverse andere interne afdelingen en externe leveranciers.
Procesoptimalisatie
– Analyseren en verbeteren van informatieprocessen, metadata‑gebruik, archiveringsstromen en documentbeheer.
Kwaliteitsbewaking
– Toezien op naleving van wet‑ en regelgeving (AVG, Archiefwet), interne richtlijnen en auditvereisten.
Risicobeheersing
– Signaleren van risico’s in informatiebeheer en voorstellen van mitigerende maatregelen.
Rapportage
– Rapporteren over voortgang, resultaten, risico’s en verbeterkansen aan management.
Gegevensbeheer
– Beheren, controleren en verbeteren van gegevens, metadata en dossierinformatie.
Competenties
Organiseren — Structuur aanbrengen, plannen, prioriteren.
Communiceren — Helder en overtuigend communiceren met diverse doelgroepen.
Analytisch vermogen — Complexe informatieprocessen doorgronden en vertalen naar oplossingen.
Leiderschap — Motiveren, richting geven en draagvlak creëren.
Resultaatgerichtheid — Focus op oplevering, kwaliteit en impact.
Veranderkracht — Mensen meenemen in nieuwe werkwijzen en systemen.
Empathisch vermogen – Mensgericht coördineren is van belang.
Procesgericht en analytisch — Knelpunten herkennen en vertalen naar verbeteracties.
Communicatief en samenwerkingsgericht — Duidelijk afstemmen met collega’s, gebruikers en betrokken afdelingen.
Resultaatgericht — Gericht werken aan concrete resultaten, afspraken nakomen en verbeteracties afronden.
Kennis & ervaring
Ervaring met gegevensbeheer, informatiebeheer, zaakgericht werken of digitale dossiervorming is een pré.
Ervaring als projectleider.
Kennis van relevante wet‑ en regelgeving:
– AVG
– Archiefwet.
Ervaring met coördineren of aansturen van een team.
Affiniteit met digitalisering, datakwaliteit, informatiearchitectuur en procesverbetering.
Gemeente-ervaring.
Opleiding
HBO/WO‑opleiding, bij voorkeur in informatiemanagement, bestuurskunde, ICT, archivistiek of vergelijkbaar.
Plaats in de organisatie
Rapporteert aan: manager Burgerzaken, KCC en Informatiebeheer.
Coördineert de taken van het team en is in die zin de vraagbaak en eerste aanspreekpunt van de medewerkers.
Organisatieomschrijving
Gemeente Bergen op Zoom
De stad Bergen op Zoom is een vestingstad, gelegen op de Brabantse Wal, op de overgang van land en zee, zand en klei, hoog en laag. Het is een compacte stad met een historische kern, omgeven door water, bos en heide. Het dorp Halsteren en de kernen Lepelstraat en Heimolen vormen samen de woonkernen in het landelijk gebied van de gemeente Bergen op Zoom. De unieke ligging tussen de mainports Rotterdam en Antwerpen en een rijke cultuurhistorie zijn de belangrijkste kenmerken van de gemeente. Bergen op Zoom kent een goede ontsluiting op de landelijke infrastructuur.
Werklocatie
Werklocatie: 214530 – Informatiebeheer
– De CV is in het Nederlands opgesteld en wordt verstrekt in PDF.
– De ingediende CV mag maximaal bestaan uit 4 pagina’s dubbelzijdig.
– In de CV dienen minimaal de onderstaande punten benoemd te worden: Welke werkzaamheden / projecten uitgevoerd zijn, het werkbestand en uw rol hierin; Start- en einddatum van de werkzaamheden (aantal uur per week).
– Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO opleiding in de richting van Bedrijfskunde, Projectmanagement, ICT of Informatiemanagement. (Dit moet blijken uit het cv.)
– De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als projectleider, verandermanager of leidinggevende bij een gemeentelijke organisatie. (Graag duidelijk omschrijven in CV)
– Kandidaat kan een VOG verklaring overleggen
– De aangeboden kandidaat heeft recente kennis en ervaring in het werken met Djuma, Corsa of een ander informatiemanagementsysteem. (5 Punten) (Graag middels concrete voorbeelden duidelijk omschrijven in het CV.)
– De aangeboden kandidaat heeft recente relevante kennis en ervaring met wet- en regelgeving op het gebied van Archiefwet en AVG. (5 Punten) (Graag middels concrete voorbeelden duidelijk omschrijven in het CV.)
– De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag is aangegeven. (5 Punten)
– De kandidaten met de hoogste score van de gunningscriteria kunnen worden uitgenodigd voor een gesprek. Tijdens dit gesprek wordt gekeken of het CV van de kandidaat aansluit op de door ons gestelde criteria voor deze vacature. Het CV sluit goed aan op de door ons gestelde criteria. (10 Punten) Het CV sluit enigszins aan op de door ons gestelde criteria. (5 Punten) Het CV sluit niet aan op de door ons gestelde criteria. (0 Punten)
– Uit het gesprek blijkt (of wordt getoetst door bv casussen) of de in de vacature gevraagde competenties aantoonbaar zijn door het geven van voorbeelden. De competenties zijn aantoonbaar. (10 Punten) De competenties zijn enigszins aantoonbaar. (5 Punten) De competenties zijn niet aantoonbaar. (0 Punten)
Competenties
– Organiseren — Structuur aanbrengen, plannen, prioriteren.
– Communiceren — Helder en overtuigend communiceren met diverse doelgroepen.
– Analytisch vermogen — Complexe informatieprocessen doorgronden en vertalen naar oplossingen.
– Leiderschap — Motiveren, richting geven en draagvlak creëren.
– Resultaatgerichtheid — Focus op oplevering, kwaliteit en impact.
– Veranderkracht — Mensen meenemen in nieuwe werkwijzen en systemen.
– Empathisch vermogen – Mensgericht coördineren is van belang.
– Procesgericht en analytisch — Knelpunten herkennen en vertalen naar verbeteracties.
– Communicatief en samenwerkingsgericht — Duidelijk afstemmen met collega’s, gebruikers en betrokken afdelingen.
– Resultaatgericht — Gericht werken aan concrete resultaten, afspraken nakomen en verbeteracties afronden.
